8 Cara agar Orang Tertarik Melakukan Respon pada Email Anda

Anda mungkin berpikir sebagian besar waktu bekerja Anda telah habis untuk duduk dalam suatu meeting atau berbicara di telepon, tapi Anda salah. Faktanya, hal yang paling banyak menyita waktu bekerja Anda pada setiap minggunya bisa jadi adalah menulis, membaca, dan merespon email.

Penelitian terbaru dari Adobe menyatakan bahwa pekerja menghabiskan rata-rata 4.1 jam setiap minggu untuk mengecek dan berinteraksi dengan email pekerjaan. Meskipun telihat tidak meyakinkan, pekerja menggunakan email lebih dari sebelumnya, dan lagi, butuh hingga 25 menit untuk kembali ke pekerjaan sekali kita mengecek dan membaca email selama jam kerja (Anda dapat membaca selengkapnya di sini).

Jadi dapat dikatakan, ketika Anda menulis email, baik itu untuk manajer Anda, laporan, atau seseorang yang Anda inginkan untuk bekerja sama, Anda ingin email tersebut dibuat dengan baik dan berdampak seperti yang Anda mau sehingga Anda tidak perlu menghabiskan lebih banyak waktu.

So, terkait hal ini ada beberapa tips untuk Anda dalam menulis email yang pasti akan dibuka dan dibalas, tanpa menghabiskan waktu siapapun.

Bagaimana menulis email yang akan mendapat balasan?

1. Tulis subjek yang deskriptif

Subjek pada email harus mengandung alasan Anda mengirim email tersebut, sehingga para penerima email tertarik untuk membaca atau bahkan membalasnya. Harus jelas dan ringkas, jika subjek Anda jelas, isi email Anda dapat dipastikan jelas juga. Hindari kalimat penuh dan hanya berikan bagian paling penting dari alasan Anda mengirim email pada bagian subjek.

Contoh subjek :

• “Hal  yang paling sering ditanyakan seputar email marketing”
• “Informasi pertemuan untuk hari Senin, 5/1”
• “Data terbaru : 43% dari pelanggan menginginkan konten video”

Mungkin Anda membutuhkan tips untuk membuat subjek yang menarik? Anda dapat membacanya di sini.

2. To the point

Pada baris pembuka dalam email Anda, mungkin Anda ingin menambahkan credentials dari organisasi Anda, tapi lakukan hal ini nanti. Sebaliknya, baris pembuka email Anda harus to the point jadi penerima segera mengerti apa yang ditujukan kepada mereka.

Format dasar dari email yang sukses :

• Sapaan pembuka
• Alasan email dikirim
• Detail
• Call to action
• Sapaan penutup

Format ini berdasarkan pembaca Anda yang memiliki masalah membagi perhatian dalam waktu yang lama, dan sangat penting bagi Anda untuk menulis dengan jelas sehingga dapat membuat penerima tetap membaca email yang Anda kirimkan.

3. Gunakan basic language

Tahan keinginan Anda untuk menggunakan jargon industri atau ‘bahasa bunga’ atau berbagai macam diksi yang terlalu bertele-tele di dalam email. Pastikan kalimat Anda jelas, lugas, dan pendek. Jika sebuah kalimat membutuhkan lebih dari satu koma, pertimbangkan untuk memecahnya menjadi dua kalimat. Semakin mudah email Anda mengerti, semakin mudah bagi penerima untuk melakukan respon dengan cepat.

4. Gunakan angka.

Ada beberapa poin untuk menggunakan angka dan statistik pada email yang akan memudahkan Anda menarik perhatian pembaca.

• Angka yang ditulis sebagai angka (23) dan bukan kata-kata (dua puluh tiga) telah terbukti menarik perhatian pembaca saat mereka dengan cepat memindai apa yang mereka baca secara online. Penelitian menunjukkan bahwa pengguna internet lebih sering melakukannya.
• Angka sebagai data statistik membuat kredibilitas email Anda lebih baik. Angka mewakili fakta, yang mungkin lebih mendorong pembaca Anda untuk menanggapi.
• Daftar nomor mungkin dapat lebih menarik perhatian para penerima email dari sekadar menuliskannya dalam format paragraf.

5. Jaga untuk tetap sesingkat mungkin

Jaga agar email Anda singkat, namun tidak meninggalkan kesan manis.

Peneliti menganalisis email selama lima tahun, mereka menemukan bahwa email yang lebih singkat menghasilkan waktu respons yang lebih cepat. Hal ini sangat membantu bila Anda menganggap bahwa membaca dan menanggapi email bisa menghabiskan banyak jam kerja Anda. Email yang lebih pendek membantu Anda dan penerima menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menulis dan membalas email, tentu saja hal tersebut tidak akan mengganggu waktu produktivitas milik orang lain.

Anda dapat membuat email lebih singkat dengan menggunakan angka, menghilangkan kata-kata yang tidak perlu seperti kata sifat dan kata keterangan, dan berpikir dengan hati-hati tentang formatnya.

Panjang email yang ideal bervariasi tergantung pada industri Anda, namun sangat disarankan untuk menjaga agar email Anda tetap di bawah 200 kata. Kecepatan membaca layar rata-rata adalah 200 kata per menit, jadi tetap menjaga agar pesan di bawah target itu adalah aturan praktis yang baik.

6. Gunakan bullet point

Bila memungkinkan, gunakan bullet point atau daftar nomor dalam mengatur struktur email Anda. Alasannya?

• Bullets tidak memerlukan kalimat penuh, sehingga Anda dapat menggunakan lebih sedikit kata untuk mendapatkan pesan yang sama.
• Bullets membantu memecah format email untuk menjaga perhatian pembaca.
• Bullets atau nomor membantu dengan jelas menguraikan langkah-langkah dalam proses yang perlu dilakukan, yang berguna untuk mendokumentasikan pertemuan atau inisiatif email.

Sebaiknya gunakan hanya tiga bullets. Studi telah menunjukkan bahwa otak kita suka disajikan dengan tiga pilihan untuk dipertimbangkan. Gunakan tiga butir bullets atau nomor di email Anda untuk mendapatkan dampak yang maksimal.

7. Jawab pertanyaan “so what?”

Hanya karena subjek email Anda penting menurut Anda tidak berarti penerima harus setuju. Anda perlu memastikan para pembaca memahami email Anda dengan jawaban atas pertanyaan “so what?”

Psikolog Ellen Langler menemukan bahwa penggunaan kata “karena” membuat orang lebih cenderung mematuhi permintaan tersebut. Dengan memberikan alasan di balik meminta seseorang untuk membantu Anda atau melakukan sesuatu untuk Anda melalui email, Anda mempermudah penerima untuk mengatakan “iya”.

Saat meminta waktu dan usaha orang lain, pastikan untuk menyertakan “karena …” sehingga mereka dapat memahami dampak dari apa yang akan mereka lakukan.

8. Perjelas permintaan Anda

Beberapa email memiliki permintaan yang jelas, dan beberapa email tidak. Pastikan secara jelas menyatakan apa sebenarnya yang Anda butuhkan dari para penerima email agar lebih mudah bagi mereka untuk membalasnya.

Ingat struktur email yang telah disebutkan di atas?

• Sapaan pembuka
• Alasan email dikirim
• Detail
• Call to action
• Sapaan penutup

Mulailah email Anda dengan alasan mengirimkan email tersebut, beri tahu penerima rincian dan “so what?” dari pesan Anda, kemudian tutup email Anda dengan jelas tanyakan langkah selanjutnya. Apakah Anda memerlukannya untuk mengedit posting blog, menghadiri rapat, atau Anda tidak memerlukan tindakan spesifik dari mereka saat itu, pastikan itu adalah baris terakhir dari email Anda.

Baris terakhir dari email Anda harus menimbulkan suatu kesan, jadi jika penerima tidak segera membalasnya, mereka akan mudah mengingat apa yang harus mereka lakukan selanjutnya.

Sekarang Anda paham apa yang harus Anda lakukan agar email Anda dibaca dan dibalas bukan? Selamat mengirim email.

Jika Anda menyukai artikel ini, kami mengirimkan newsletter yang berisikan tips & perkembangan seputar email marketing gratis, silakan bergabung disini. Baca juga artikel-artikel lain seputar email marketing di blog MailTarget dan jangan lupa bergabung di channel Telegram MailTarget untuk informasi lainnya seputar MailTarget dan berita-berita terbaru. Stay tuned!