Mail Delivery System: Pengertian Hingga Cara Kerjanya

Sebagai marketer Anda pasti sering mengirimkan email dalam jumlah yang banyak ke pelanggan, contohnya seperti email newsletter. Namun, sudahkah Anda mengetahui dasar-dasar mengenai mail delivery system atau sistem pengiriman email?

Pasalnya, tidak setiap email marketing campaigns yang Anda kirimkan selalu sampai dengan selamat ke inbox pelanggan. Pada artikel berikut ini, kami akan mengulas mengenai mail delivery system mulai dari definisi, fungsi, komponen, dan bagaimana cara kerjanya yang harus Anda ketahui.

Apa Itu Mail Delivery System?

Apakah Anda pernah berpikir bagaimana email marketing campaign bisnis yang Anda kirimkan dapat sampai ke pelanggan dengan tepat—baik secara waktu maupun keterkiriman? Untuk memastikan hal itu terjadi, ada yang namanya mail delivery system atau sistem pengiriman email. Isinya adalah seperangkat aturan yang dibagi dalam beberapa tahapan dari email account pengirim hingga ke mailbox penerima.

Mail delivery system merupakan serangkaian proses yang dilakukan oleh sebuah server dalam mengirimkan email marketing campaigns yang ingin Anda sampaikan pada pelanggan. Biasanya, dalam sebuah mail delivery system, Anda memerlukan Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) yang bekerja tepat saat Anda menekan tombol send pada email yang ingin Anda kirimkan kepada penerima.

Tips: Anda dapat mengirimkan email marketing campaign bisnis dengan tepat dan cepat menggunakan layanan SMTP kami. Layanan SMTP relay kami mempunyai dedicated server yang dilengkapi dengan layanan email marketing di dalamnya.

Fungsi Mail Delivery System

Pasalnya, mail delivery system membutuhkan server SMTP. Berikut ini fungsinya yang harus Anda ketahui.

1. Dapat Mengirim Email Berbasis Teks dengan Mudah

SMTP adalah protokol yang dilakukan untuk memudahkan perjalanan email dengan lebih cepat untuk sampai menuju destinasi dan diterima oleh email penerimanya. SMTP berfungsi untuk mengirimkan email yang hanya berbasis tulisan dan teks, yang mana pengiriman tersebut tidak dapat ditarik lagi oleh server ketika tombol send sudah diklik oleh Anda.

2. Protokol Pengiriman Email

Proses pengiriman email dengan SMTP dapat diibaratkan sebagai proses saat kurir melakukan pengiriman barang kepada penerimanya. Cara kerja server protokol ini bertanggung jawab untuk menerima email dari client email, kemudian meneruskan email tersebut ke server SMTP lainnya dan menyampaikannya ke server email masuk.

3. Mengirimkan Email Hingga Berhasil

SMTP tidak hanya berfungsi untuk mengirim email dengan mudah dan cepat, protokol ini juga memastikan bahwa pengiriman email tersebut berhasil sampai ke tujuannya. Jika email tidak bisa terkirim, maka email akan mengalami bounce.

Untuk itu, Anda perlu menggunakan SMTP server ini sebagai strategi marketing agar mempermudah bisnis Anda dalam menyebarkan email marketing campaigns dengan lebih praktis dan tepat sasaran. Selain itu, diperlukan pengaturan IP SMTP server untuk memastikan bahwa tidak ada email terkirim yang masuk ke dalam spam.

Komponen Mail Delivery System

Berikut ini komponen mail delivery system yang harus Anda ketahui.

1. Mail User Agent (MUA)

Mail User Agent (MUA) adalah aplikasi yang digunakan oleh users untuk membuat, mengirim, dan menerima email. Setelah email dibuat oleh users, email dikirimkan ke tujuan oleh sebuah Mail Transport Agent (MTA).

2. Mail Delivery Agent (MDA)

Mail Delivery Agent (MDA) merupakan sebuah software komputer yang bertanggung jawab untuk mengambil email dan mengantarkan email dari MTA server. MDA juga disebut dengan istilah Local Delivery Agent (LDA).

3. Mail Transport Agent (MTA)

Mail Transport Agent (MTA) merupakan sebuah komponen mail server yang memiliki tugas utama yaitu untuk menerima dan mengirimkan email antar komputer atau server. Tidak hanya itu, MTA juga bertugas menerima email, memberikan pesan respons otomatis ketika email gagal sampai tujuan, dan memilih server untuk mengirimkan email.

Cara Kerja Mail Delivery System

Berikut ini alur cara kerja mail delivery system yang harus Anda ketahui.

  • Pengiriman menuliskan email menggunakan MUA dan menekan tombol “Send”.
  • Selanjutnya, MUA terhubung ke outgoing SMTP server yang dikonfigurasi pada SMTP port yang ada.
  • Kemudian MUA mengeluarkan perintah pada SMTP dalam urutan yang benar sesuai dengan standar SMTP dan menyerahkan email ke MTA yang berjalan di outgoing SMTP server.
  • Apabila kotak penerima di host secara lokal di server yang sama, maka pengiriman akhir email Anda ditangani oleh MDA atau LDA. Setelah pengiriman akhir, Return-Path Field ditambahkan untuk merekam jalur kembali. Return-Path Field digunakan untuk mengembalikan bounced messages.
  • Jika kotak surat penerima email di host melalui server lainnya, maka MTA pengirim akan meminta catatan Mail Exchanger (MX) dari domain penerima dan mengambil semua data MX yang tersedia, serta menyelesaikan data MX preferensi ke alamat IP-nya, kemudian MTA pengiriman mencoba untuk terhubung ke SMTP server yang ditunjukkan oleh data MX preferensi paling rendah.

Setelah koneksi berhasil, MTA pengirim akan mentransfer email ke MTA penerima. Setelah berhasil menerima email, MTA penerima menambahkan bidang header jejak yang diterima di bagian atas header pesan.

Jika gagal terhubung ke SMTP server yang ditunjukkan oleh data MX preferensi paling rendah, maka akan berpindah ke data MX preferensi berikutnya yang lebih tinggi, dan seterusnya. Di sini adalah konsep Backup Mail Exchanger muncul.

Baca Juga

Konklusi

Mail delivery system sangat penting bagi bisnis Anda yang menjalankan email marketing campaign agar memastikan bahwa email yang Anda kirimkan akan sampai dengan selamat kepada email address penerima tanpa kendala.

Itu dia ulasan kami mengenai mail delivery system mulai dari definisi, fungsi, komponen, dan bagaimana cara kerjanya yang harus Anda ketahui. Dapatkan informasi lebih lanjut mengenai email marketing melalui artikel blog kami. Atau daftarkan diri Anda di sini untuk menggunakan layanan email marketing berbasi AI kami.

(A.F) Edited By (A.B)

SMTP