Apa yang sebenarnya terjadi ketika Anda mengirim email secara massal, seperti email newsletter kepada pelanggan Anda? Siapa pun harus mengetahui setidaknya dasar-dasar email delivery system atau sistem pengiriman email. Alasannya pun sederhana: Tidak setiap email yang Anda kirimkan selalu merupakan email yang terkirim dengan benar. Ini berarti kerugian untuk investasi Anda.

Pada dasarnya pesan keluar Anda ditangani oleh mesin yang disebut SMTP server yang menangani pengirimannya ke penerima yang dituju. Sayangnya, terkadang hal-hal tidak berfungsi sesuai yang diinginkan. Misalnya, pemberitahuan "Mail Delivery Failed" sangatlah mengganggu.

Jika daftar email Anda baik-baik saja dan Anda telah menghapus semua alamat yang invalid dan Anda mengirimkan email hanya kepada pengguna yang telah memberikan izin, tetapi Anda tetap menerima pesan semacam ini, masalahnya mungkin terletak tepat di SMTP server yang Anda gunakan.

Mungkin saja IP yang Anda gunakan untuk mengirim email sudah ditandai sebagai spam atau bahkan masuk daftar hitam. Itu bisa terjadi jika Anda menggunakan server umum seperti yang secara default dikaitkan dengan akun Gmail atau Hotmail.

Solusinya adalah Anda dapat memilih layanan pengiriman email profesional seperti layanan kami, server SMTP Indonesia terbaik, yang mampu memaksimalkan kapasitas email Anda untuk mencapai inbox. SMTP server yang andal seperti milik kami akan sangat membantu Anda.

Anda dapat mendaftar ke situs web kami dan langsung mendapatkan free trial. Anda juga dapat menikmati all-in-one platform canggih kami dengan analisis lengkap tentang pengiriman email Anda, click-through rate, dan metrik penting lainnya.

Lalu bagaimana email delivery system bekerja? Mari simak lebih dalam.

Komponen dalam Email Delivery System

1. Mail User Agent (MUA)

Ini adalah program komputer yang digunakan untuk mengelola email pengguna. Program ini memungkinkan pengguna untuk membaca email dari kotak surat, menulis/membalas/meneruskan email, mengirimkan email ke server, menangani autentikasi, enkripsi, dan lain-lain.

2. Mail Delivery Agent (MDA)/Local Delivery Agent (LDA)

Ini adalah aplikasi/software komputer yang bertanggung jawab untuk mengirimkan email ke kotak surat penerima yang dihosting secara lokal.

3. Mail Transfer Agent (MTA)

Ini adalah software yang mentransfer email antara komputer ke komputer menggunakan arsitektur client-server. Ini terdiri dari bagian pengiriman dan penerimaan dari Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Beberapa contoh MTA adalah sendmail, exim, esmtp, qmail, postfix dan banyak lagi.

Cara Kerja Email Delivery System

1. Pengirim menulis email menggunakan MUA dan menekan tombol "Send".
2. MUA terhubung ke outgoing SMTP server yang dikonfigurasi pada SMTP port yang ada.
3. MUA mengeluarkan perintah SMTP dalam urutan yang benar sesuai dengan standar SMTP dan menyerahkan email ke MTA yang berjalan di outgoing SMTP server.
4. Jika kotak surat penerima di-host secara lokal di server yang sama maka pengiriman akhir email ditangani oleh LDA atau MDA. Setelah pengiriman akhir, Return-Path Field ditambahkan untuk merekam jalur kembali. Return-Path Field digunakan untuk mengembalikan bounced email.
5. Jika kotak surat penerima di-host di server lainnya, maka MTA pengirim akan meminta catatan Mail Exchanger (MX) dari domain penerima dan mengambil semua data MX yang tersedia, dan menyelesaikan data MX preferensi ke alamat IP-nya, kemudian MTA pengirim mencoba untuk terhubung ke SMTP server yang ditunjukkan oleh data MX preferensi paling rendah. Setelah koneksi berhasil, MTA pengirim akan mentransfer email ke MTA penerima. Setelah berhasil menerima email, MTA penerima menambahkan bidang header jejak yang diterima di bagian atas header pesan. Jika gagal terhubung ke SMTP server yang ditunjukkan oleh data MX dengan preferensi paling rendah, maka akan berpindah ke data MX preferensi berikutnya yang lebih tinggi, dan seterusnya. Di sinilah konsep Backup Mail Exchanger muncul.
6. Sekarang karena kotak surat penerima di-host di server MTA penerima, pengiriman akhir ditangani oleh LDA yang berjalan di server tempat kotak surat penerima di-host. Setelah pengiriman akhir, Return-Path Field ditambahkan untuk merekam jalur kembali. Return-Path Field digunakan untuk mengembalikan bounced email.
7. Penerima mengambil email yang diterima baik menggunakan protokol POP3/IMAP di MUA.

Inilah cara kerja email delivery system. Namun ada banyak langkah keamanan lain yang diuji pada setiap tahapnya, misalnya, konsep catatan SPF untuk mengurangi spam, pemeriksaan anti-spam, grey list, white list, antivirus, dan lain-lain.

Dapatkan tips dan trik menarik seputar sistem pengiriman email dan SMTP server lainnya di blog kami. Ingin memulai menggunakan produk kami? Daftarkan diri Anda di sini.

(A.F)