SMTP Protocol: Semua Hal yang Perlu Anda Tahu Tentangnya

Jika Anda adalah seorang engineer, Anda akan mendengar istilah SMTP protocol pada pembahasan konsep jaringan komputer. Jika Anda adalah marketer, Anda akan mendengar istilah SMTP protocol pada pengiriman email marketing. Jadi, apa sebenarnya protocol ini?

Tentang SMTP Protocol

SMTP merupakan akronim dari Simple Mail Transfer Protocol. Jika diartikan secara harfiah, maka kita bisa menyebutnya sebagai protokol pengiriman email sederhana. Namun, apa yang dimaksud dengan 'sederhana' di sini? Lebih dasar lagi, apa itu protokol? Mengapa istilah tersebut disandingkan dengan pengiriman email?

Konsep Model Jaringan Komputer dan Protokolnya

Aktivitas digital bukan lagi hal yang asing bagi kita. Bertukar pesan, melakukan panggilan, membagikan ide ke publik, mengunggah file, dan lain sebagainya. Meskipun tampak berbeda-beda, inti dari semua kegiatan itu sebenarnya adalah perpindahan data dari satu tempat ke tempat lain. Lebih tepatnya, dari satu perangkat ke perangkat lain.

Telekomunikasi merupakan istilah yang digunakan untuk menyebut kegiatan itu. Hingga kemudian, ini menjadi satu kajian tersendiri, yang mana orang mulai mempelajari dan menciptakan konsep-konsepnya.

Pada pengetahuan terkini, para ahli menyepakati yang namanya Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP) sebagai model jaringan komputer. Ia berisi aturan-aturan mengenai proses transfer data, meliputi tahapan layer yang harus dilalui beserta masing-masing protokolnya.

Pada TCP/IP versi 5 yang digunakan saat ini, terdapat 5 layer pengiriman data. Mereka adalah Application Layer, Transport Layer, Network Layer, Data Link Layer, dan Physical Layer. SMTP yang akan kita pelajari kali ini terletak pada layer pertama, yaitu Application. Fungsinya sebagai protokol jaringan yang mengatur proses perpindahan data di layer tersebut.

Apa Itu SMTP Protocol?

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) merupakan sebuah protokol jaringan yang mengatur proses pengiriman email. Fungsi utamanya adalah untuk memastikan sebuah pesan email yang dikirim dari alamat A sampai dengan selamat ke mailbox alamat email B.

SMTP memungkinkan Anda untuk mengirimkan email dalam jumlah banyak pada satu waktu dengan tingkat keberhasilan yang tinggi. Ada pula fungsi tambahan SMTP yang bisa menghindarkan pesan Anda dari spam filter dan ancaman bahaya siber.

Cara Kerja SMTP Protocol

Protokol SMTP bekerja dengan cara mencarikan rute terbaik dari satu alamat ke alamat lain. Jika disederhanakan, ia seolah menjalani peran kurir dalam proses pengiriman surat di kantor pos. Jadi, ketika Anda menghendaki sebuah pesan dikirimkan ke alamat X, SMTP protocol akan mencarikan rute beserta titik-titik singgah yang diperlukan.

Jika alamat A dan B memiliki IP host yang sama, SMTP dapat meneruskan pesan yang Anda kirimkan secara langsung dari server A ke server B. Namun, jika host-nya berbeda, pesan Anda mungkin harus melakukan beberapa kali ‘lompatan’ melalui beberapa server. Nah, SMTP yang akan menentukan server mana saja yang bisa pesan Anda singgahi.

Lalu, dari sini akan dilanjutkan oleh Post Office Protocol atau IMAP. Fungsinya adalah membuat email yang dikirimkan bisa diambil dan dibaca oleh penerimanya. Jadi setelah email dikirim melalui SMTP Protokol, perlu ada protokol lainnya untuk membantu menarik email dari server ke email lokal penerima.

Apa Itu SMTP Server?

Seperti semua server lainnya, SMTP server merupakan sebuah sistem yang menyediakan layanan pengelolaan data untuk client tertentu. Berhubung SMTP protocol khusus mengatur email, maka SMTP server berisi daftar alamat, pesan, dan pengiriman yang pernah terjadi.

Jika sebelumnya kita bisa mengibaratkan SMTP protocol sebagai kurir, SMTP servers adalah kantor posnya. Ia adalah titik singgah yang harus dilalui email saat keluar dari alamat pengirim dan sebelum memasuki alamat penerima.

Jenis server dalam SMTP dibagi menjadi dua, yaitu shared server dan dedicated server. Perbedaannya terletak pada akses pengelolaan yang dapat dilakukan.

• Shared SMTP

Pada jenis ini, Anda harus berbagai server dengan pengguna lain, yang artinya juga harus berbagi ancaman bahaya. Namun baiknya, semua pengelolaan termasuk perbaikan dan pengembangan menjadi tanggung jawab penyedia layanan. Oleh karena itu, jenis ini cocok digunakan oleh pemula atau yang membutuhkan pengiriman email volume rendah hingga menengah.

• Dedicated SMTP

Kebalikan dari sebelumnya, jenis server ini memberi Anda akses penuh pada pengelolaan data-data di dalam satu server. Tentunya, Anda sendirilah yang harus bertanggung jawab terhadap segala ancaman error atau bahaya yang masuk. Untuk itu, layanan server ini lebih cocok ditujukan bagi profesional yang berkebutuhan tinggi dalam pengiriman emailnya.

SMTP Command Line

Perlu diingat, saat membicarakan SMTP, yang kita maksud adalah pengiriman data yang berlangsung di jaringan internet. Untuk itu, dalam prosesnya diperlukan pembangunan koneksi dan request khusus untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut.

Berikut ini adalah beberapa SMTP command line yang paling umum digunakan dalam pengiriman email antar server.

• HELO atau EHLO. Merupakan perintah SMTP yang digunakan untuk membangun koneksi antar server atau antara server dengan client. HELO berperan sebagai penjelas nama domain atau IP address SMTP client. Sementara EHLO memiliki fungsi yang sama, namun dikhususkan bagi server yang mendukung SMTP service extensions (ESMTP)
• MAIL FROM. Merupakan perintah yang digunakan untuk memulai pengiriman oesan. Isinya menyertakan sender mailbox untuk beberapa jenis reporting message, seperti notifikasi gagal kirim.
• RCPT TO. Merupakan command line yang digunakan untuk menentukan penerima pesan. Isinya berupa email address yang ditentukan oleh pengirim email.
• DATA. Merupakan perintah yang digunakan oleh client untuk meminta izin kepada server terkait pengiriman data.
• VRFY. Merupakan SMTP command line yang digunakan untuk memverifikasi status mailbox dalam argument. Hasilnya berupa daftar nama pengguna dalam mailbox.
• HELP. Merupakan perintah bantuan yang digunakan untuk menampilkan perintah-perintah lain. Ini sering digunakan ketika Anda lupa harus memasukkan perintah apa untuk tujuan tertentu.

SMTP Error Code

Pernahkah Anda menjumpai pesan seperti ini saat mengirimkan email?

550 5.1.1 The email account you tried to reach does not exist.

Itu adalah SMTP error codes yang dikirimkan oleh server untuk menginformasikan kegagalan pengiriman pesan Anda. Isinya berupa Reply Code, Status Code, dan Reply Text.

Reply Code menunjukkan klasifikasi masalah yang terjadi (contoh: 550). Status Code terdiri dari tiga angka yang dipisahkan titik. Masing-masingnya menunjukkan kelas code, subjek, dan detail error lanjutan (contoh: 5.1.1). Reply Text merupakan pesan yang ditujukan kepada user terkait jenis dan penyebab kegagalan yang terjadi (contoh: Email account does not exist).

SMTP error code yang paling sering dijumpai berawalan angka 4 dan 5. Pada error code 4.X.X, kegagalan yang terjadi bersifat sementara akibat gangguan koneksi, traffic dan server sibuk, mailbox penerima penuh, dan lain sebagainya. Sementara itu, error code 5.X.X menunjukkan kegagalan permanen yang muncul akibat alamat email tidak tersedia atau invalid.

Perbedaan SMTP dengan IMAP dan POP3

SMTP bukanlah satu-satunya protokol jaringan di dalam Application Layer yang mengatur pengiriman email. Ada juga IMAP dan POP3 sebagai protokol pengiriman ermail yang juga cukup populer. Apa perbedaan ketiganya?

Dalam konsep utamanya, SMTP protocol hanya mengatur proses pengiriman email keluar dari satu server ke server lain. Sedangkan IMAP dan POP3 berlaku sebaliknya, yaitu menerima email masuk dari server lain ke server penerima.

Jika harus didata, berikut ini perbedaan SMTP, IMAP, dan POP3.

Manfaat SMTP Protocol

Di paragraf pembuka, kami sempat menyebutkan bahwa Anda bisa mendengar SMTP dengan cara dan posisi yang berbeda. Pertama, ketika Anda mempelajari konsep jaringan komputer di dalam ilmu telekomunikasi. Kedua, saat Anda mempelajari strategi email marketing campaign dalam pelaksanaan marketing bisnis.

Mengapa demikian? Memangnya, protokol in diciptakan untuk siapa? Atau apa saja manfaatnya? Simak penjelasannya di bawah ini.

Pihak-Pihak yang Diuntungkan oleh Penggunaan SMTP

Menilik fungsinya, protokol ini harusnya menguntungkan semua orang yang perlu melakukan pengiriman email. Tanpa adanya protokol ini, email Anda mungkin tidak akan sampai ke inbox penerima. Jikapun sampai, mungkin diperlukan rute yang lebih rumit dan waktu yang lebih panjang dalam prosesnya. SMTP dapat memangkas ketidakefektifan tersebut.

Namun jika harus dirincikan secara lebih spesifik, siapa yang paling diuntungkan dari penggunaan SMTP ini? Atau siapa saja pihak yang harusnya menggunakan SMTP dalam pengiriman emailnya?

Jawabannya adalah para pelaku bisnis, marketer, public relation, dan jabatan-jabatan lain yang pekerjaannya selalu berhubungan dengan pengiriman email jumlah banyak.

Bukannya pengguna email biasa tidak butuh SMTP. Namun, dalam pengiriman email satuan, kemungkinan kegagalan sangat kecil. Jikapun terjadi, penanganannya tidak akan sulit untuk Anda lakukan sendiri secara manual. Berbeda halnya dalam pengiriman email massal. Sulit untuk memastikan agar setiap pesan yang dikirim sampai dengan selamat.

Untuk itu, penggunaan SMTP sangat dianjurkan bagi kebutuhan profesional seperti pemasaran atau penyebaran informasi penting ke cakupan yang luas.

Manfaat SMTP Protocol bagi Bisnis dan Marketing

Seperti yang baru saja kami sebutkan, sebagai pengelola bisnis atau marketer, Anda akan sangat terbantu dengan adanya SMTP di dalam pelaksanaan email marketing Anda. Satu hal yang utama, jelas bahwa ini akan membuat marketing effort Anda lebih efektif dengan cara memastikan semua pesan yang sudah Anda buat dan kirimkan sampai dengan selamat ke folder inbox tujuan.

Ada pun manfaat-manfaat lain yang lebih lanjut terkait penggunaan protokol dan server SMTP dalam performa bisnis dan marketing Anda. Berikut di antaranya.

• Memastikan pengiriman email marketing berjalan dengan efektif.

Anda dapat mengirimkan email dalam jumlah banyak sekaligus tanpa perlu khawatir pesannya akan corrupt, tersesat, atau berhenti di tengah jalan. Protokol ini dapat membantu menghindari tabrakan dan kemacetan traffic antar server atau client. Berkat pengelolaan alur yang efisien, ini juga dapat meringkas waktu yang dibutuhkan dalam pengiriman massive email tanpa SMTP.

• Meningkatkan reputasi pengiriman email Anda.

Dengan meningkatnya email deliverability Anda, reputasi pengiriman email secara keseluruhan pun akan turut meningkat. Ini akan berdampak baik terhadap performa email marketing Anda. Metrik-metrik seperti hit-inbox rate, open rate, click-through rate, dan lainnya pun akan turut mendapat pengaruh peningkatan.

• Membebaskan email dari spam folder.

Ada cukup banyak cara untuk melakukan hal ini, namun SMTP adalah solusi paling efektif yang dapat Anda coba. Pasalnya, ini tidak hanya berlaku sementara, melainkan berkelanjutan sesuai dengan reputasi sender score Anda.

• Menghindari ancaman bahaya siber.

Manfaat yang satu ini dapat Anda peroleh jika menggunakan layanan SMTP yang dilengkapi beberapa fitur tambahan. Anda dapat mencegah terjadinya email spoofing yang mengancam kegiatan marketing Anda melalui layanan server SMTP.

Penggunaan SMTP Protocol

Selama pembahasan panjang ini, Anda mungkin sudah bertanya-tanya, "Bagaimana caranya menggunakan SMTP?" Untuk menjawabnya, kami memberi dua pilihan cara yang dapat Anda lakukan.

Pertama, dengan membangun SMTP server Anda sendiri. Kedua, dengan memanfaatkan layanan SMTP relay dari pihak ketiga. Mana yang lebih baik?

Self-Control vs Third-Party SMTP

Dengan dukungan teknologi dan persebaran informasi yang ada saat ini, semua hal menjadi mungkin, termasuk membangun dan mengelola SMTP server Anda sendiri, sekalipun Anda bukanlah ahli di bidangnya. Namun, pantaskah itu dengan hasil yang akan didapat nantinya? Atau lebih baik gunakan third-party service saja? Simak penjelasannya berikut ini.

Pro-kontra membangun SMTP server sendiri:

+ Dapat memangkas biaya jika dilakukan dengan tepat.

+ Tidak ada batasan pengiriman email.

+ Kontrol dan monitor email sepenuhnya dalam kendali Anda.

+ Data-data email Anda lebih private.

- Membutuhkan usaha dan tenaga yang lebih besar.

- Risiko kegagalan dan kesalahan harus Anda tangani sendiri.

- Keamanan data akan menjadi urusan lain yang lebih panjang.

- Jika salah mengambil langkah, biaya dapat membengkak dan performa email menurun.

Pro-kontra memakai third-party SMTP relay service

+ Bebas tanggung jawab pengelolaan, sehingga Anda dapat berfokus pada penggunaan.

+ Keamanan terjamin.

+ Mungkin tidak lebih murah, namun cost-effective karena tidak adanya risiko pembengkakan biaya akibat kegagalan.

+ Kualitas performa terjamin.

- Anda harus menyesuaikan aturan dari pihak penyedia layanan.

- Data-data Anda dapat diakses oleh penyedia layanan.

SMTP Relay Service

Jika dilihat dari segi efektivitas dan jaminan keberhasilan, menggunakan third-party service tampak lebih menguntungkan. Hanya ada dua hal yang menjadi kendala besar. Pertama, terkait biaya. Meskipun lebih efektif, namun tidak semua bisnis mampu membiayai penggunaan layanan ini di awal. Kedua, soal penyesuaian layanan. Ini berkaitan dengan bertemunya kebutuhan klien dan penawaran penyedia.

Berangkat dari situ, kami membuat sesi khusus ini untuk merekomendasikan layanan SMTP relay yang terjangkau dan custom-needs based. Ialah MTARGET SMTP Relay yang tak lain merupakan layanan kami.

Kami memberi Anda harga terbaik yang dapat Anda sesuaikan sendiri berdasarkan kebutuhan email Anda. Jika Anda baru saja merintis bisnis, Anda dapat mulai dari paket terkecil kami. Sedangkan untuk Anda yang sudah memiliki jangkauan audiens lebih luas, Anda selalu bisa meningkatkan limit pengiriman email yang Anda butuhkan.

Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir terhadap limit ataupun biaya dan penyesuaian kebutuhan. Pasalnya, kami sangat mengedepankan kebutuhan dan keinginan klien. Anda bisa mengajukan request tertentu kepada tim kami, yang nantinya dapat ditindaklanjuti.

Silakan hubungi tim kami atau jelajahi detail product kami di sini untuk informasi selengkapnya.

SMTP Test Tools

Satu lagi jenis layanan dukungan SMTP yang berfungsi untuk memeriksa kondisi kesehatan server Anda. Ini penting guna memastikan performa pengiriman email yang Anda lakukan berjalan optimal. Cara kerjanya dengan mendeteksi issue yang terjadi pada server Anda. Berikut adalah beberapa rekomendasi layanan terbaiknya yang dapat Anda gunakan.

1. Microsoft Analyzer

Microsoft Analyzer menawarkan test dengan fitur unggulan berupa pengujian inbound dan outbound SMTP. Sebagai dukungannya, Anda dapat juga menjalankan pengujian POP3, IMAP, DNSSEC, Synchronization, Connectivity, Authentication, dan masih banyak lagi.

2. DNSQueries

DNSQueries merupakan salah satu test tools terbaik. Cara kerjanya dimulai dari percobaan koneksi ke server oleh Mail transfer Agents (MTA), kemudian dilanjutkan dengan pengiriman email. Hasilnya akan ditampilkan dalam satu halaman, sehingga Anda bisa tahu di mana letak sumber masalah atau kegagalan pengiriman email Anda.

Dengan test tool ini, Anda juga bisa memeriksa reverse DNS queries dan kesehatan domain. Cara penggunaannya cukup mudah, Anda hanya perlu memasukkan hostname atau sender email address dan mesin akan langsung menjalankan test serta mengirimkan hasilnya untuk Anda.

3. SocketLabs

SocketLabs merupakan test tool gratis yang sekaligus menawarkan troubleshooting solutions. Alat ini menawarkan fitur SMTP diagnostics, test, dan monitoring.

Sebagai tambahannya, test tool yang satu ini juga menyediakan fitur deteksi isu untuk secured connection SSL SMTP . Contohnya, saat Anda membuka suatu halaman website, alat ini dapat mendeteksi connectivity issues yang terjadi akibat antivirus atau Firewall Anda.

4. SMTP Diag Tool

SMTP Diag Tool adalah test tool keluaran Adminkit yang menawarkan pengujian masalah mail server Anda. Untuk menggunakannya, Anda diharuskan mengisi data-data terkait SMTP server Anda di satu halaman yang tersedia. Data-data tersebut meliputi SMTP email server, port yang digunakan, alamat email, username, password, dan detail email settings.

Jika sudah, Anda akan mendapat hasilnya berupa SMTP connection log. Ini menunjukkan data-data kode proses pengiriman email, mulai dari percobaan koneksi, authentication, hingga hasil pengirimannya. Apakah pesan sampai ke email address penerima atau gagal akibat terjadi masalah. SMTP error code pun akan ditampilkan di sini jika memang terjadi masalah.

5. SMTPPing

SMTPPing merupakan test tool yang didukung oleh Github. Tool ini berbentuk portable software yang dapat Anda unduh secara gratis. Fitur-fiturnya dapat menganalisis SMTP server delay, delay variation, dan throughput.

Jika Anda membuka halaman website-nya, Anda akan melihat tampilan layaknya folder Github. Ada pun data-data SMTP conversation yang Anda uji dapat Anda unggah di situ dan dibagikan ke pengguna lain. Anda bisa mengakses halaman SMTPPing menggunakan akun Google.

Demikian serba-serbi mengenai SMTP protocol yang harus Anda ketahui. Selain itu, dapatkan juga tips dan trik menarik lainnya seputar SMTP pada blog kami. Ingin mencoba langsung layanan kami? Daftarkan diri Anda di sini!

(V.V)