Cara Kerja SMTP dalam Proses Pengiriman Email Anda

Pada generasi saat ini, hampir semua orang pernah menggunakan atau setidaknya membuat akun email mereka sendiri. Satu hal yang tidak semua orang tahu adalah terdapat protokol yang digunakan untuk mengirim dan menerima email. Adalah SMTP yang merupakan singkatan dari Simple Mail Transfer Protocol di bagian pengirimandan Post Office Protocol (POP3) untuk penerimaan email. Namun, pada artikel ini kita akan berfokus pada konsep dan cara kerja SMTP.

SMTP dalam Pengiriman Email

Kesalahpahaman umum yang dianggap benar oleh kebanyakan orang adalah bahwa protokol SMTP hanya digunakan oleh para digital marketer atau developer dalam pengiriman email skala besar. Padahal, dalam semua pengiriman email, bahkan yang dikirimkan secara personal kepada teman, SMTP selalu terlibat.

Masalahnya, SMTP comercial semacam itu jarang dibicarakan karena jarang terjadi masalah yang serius. Lain halnya pada SMTP Relay yang digunakan dalam pengiriman high-volume email. Setiap aspek akan diawasi secara ketat guna memastikan setiap email yang keluar dari mail server pengirim sampai dengan akurat ke inbox tujuan tanpa delay atau hambatan spam filter.

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) adalah protokol standar yang digunakan untuk mengirim email. Peran SMTP secara sederhana dapat dianalogikan sebagai kurir yang bertugas mengantarkan pesanan sesuai destinasinya dengan menghubungi Mail Transfer Agent (MTA)/Server terdekat.

Ketika suatu email dikirimkan, SMTP kemudian melakukan transfer melalui jaringan internet dengan melewati satu server ke server lainnya. Namun, banyak digital marketer yang ternyata masih awam dengan cara kerja SMTP. Bagaimana cara kerjanya SMTP yang mengantarkan email Anda sampai ke inbox penerimanya?

Cara Kerja SMTP

Hal utama yang perlu diketahui tentang bagaimana cara kerja SMTP adalah memahami bahwa server SMTP hanya dapat dilakukan melalui perintah teks sederhana. Pada umumnya, cara kerja SMTP dimulai ketika klien menghubungi server host SMTP tujuan pada port 25 untuk mengirimkan email berbasis teks.

Proses pengiriman email melalui SMTP melibatkan beberapa langkah berikut.

1. Inisiasi Koneksi

Ketika pengguna mengirimkan email dari klien email (seperti Outlook atau Gmail), klien email ini akan menginisiasi koneksi ke server email pengirim. Biasanya, klien email akan terhubung ke server SMTP melalui port 25.

2. Verifikasi Pengirim

Setelah koneksi berhasil dibuat, server SMTP pengirim akan memverifikasi identitas pengirim menggunakan metode otentikasi seperti LOGIN, PLAIN, atau CRAM-MD5. Ini adalah langkah penting untuk memastikan email dikirim dari pengirim yang sah.

3. Pengolahan Pesan

Setelah pengirim terotentikasi, server SMTP pengirim akan memproses pesan email yang akan dikirimkan. Ini termasuk menguraikan alamat email penerima, mengenkripsi pesan jika perlu, dan menambahkan informasi header email seperti subjek, tanggal, dan alamat pengirim.

4. Cari MX Record

Setelah pesan dikemas, server SMTP pengirim perlu menemukan server penerima. Untuk melakukannya, server SMTP pengirim menggunakan Domain Name System (DNS) untuk mencari Mail Exchange (MX) record untuk domain penerima. MX record adalah catatan yang menunjukkan server yang bertanggung jawab untuk menerima email untuk domain tertentu.

5. Kirim ke Server Penerima

Setelah MX record ditemukan, server SMTP pengirim akan mengirimkan pesan email ke server SMTP penerima melalui koneksi TCP/IP. Server SMTP penerima akan menerima pesan dan menyimpannya dalam antrean email untuk pengiriman lebih lanjut ke akun penerima.

6. Pengiriman ke Penerima

Server SMTP penerima akan mencoba mengirimkan surat elektronik ke akun penerima. Jika akun penerima tidak ada atau tidak dapat dijangkau saat itu, server SMTP penerima akan mencoba lagi beberapa kali sesuai kebijakan konfigurasi server. Jika akun penerima ada, pesan akan disimpan dalam kotak surat penerima untuk diambil ketika mereka masuk ke akun mereka.

7. Pemberitahuan Pengiriman (Opsional)

Setelah pesan berhasil dikirim atau diterima, server SMTP pengirim dapat mengirimkan pemberitahuan pengiriman (Delivery Status Notification) ke server klien email pengirim. Pemberitahuan ini akan memberitahu pengirim apakah pesan berhasil atau gagal dikirim ke penerima.

SMTP Command Line

Biasanya, langkah-langkah dalam mengoptimasi email menggunakan SMTP mengikuti empat urutan perintah atau server command sebagai berikut.

1. Perintah HELO/EHLO

Perintah ini bertugas untuk menginformasikan server email atau host bahwa klien ingin memulai melakukan transaksi email. Klien dapat menyebutkan nama domainnya setelah perintah ini.

2. Perintah MAIL

Perintah ini berfungsi untuk memberikan alamat email bouncing/alamat pengembalian, mendefinisikan jalur kembali atau mundur. Atau mudahnya adalah alamat email tempat server untuk mengambil email yang gagal atau terpental.

3. Perintah RCPT

Perintah ini menentukan penerima pesan. Bagian ini berisi alamat email penerima yang ditentukan oleh pengirim email, di mana perintah RCPT dapat dikeluarkan beberapa kali untuk setiap penerima.

4. Perintah DATA

Perintah ini menunjukkan di mana isi pesan dimulai. Ada baris kosong yang memisahkan header dan isi pesan dalam teks email yang akan terkirim. DATA bukan hanya satu perinta, melainkan rangkaian perintah yang mana berarti suatu server harus membalas dua kali.

Pertama, server menyetujui pesan dan membalas dengan kesiapannya untuk menerima pesan. Selanjutnya ketika urutan akhir data telah selesai, perintah ini dapat menerima atau menolak seluruh pesan.

Selain membalas perintah DATA, server dapat membalas dengan cara positif (kode balasan 2xx) atau cara negatif. Tanggapan negatif selanjutnya dapat terdiri dari dua jenis yaitu negatif permanen (kode 5xx) atau negatif sementara (kode 4xx).

Jika server mengirim perintah ‘reject’, maka pengiriman email tersebut akan gagal secara permanen, dan klien perlu mengirim pesan pentalan ke server masing-masing. Pilihan lainnya yaitu ‘drop’ adalah balasan positif, di mana pesan dibuang alih-alih terkirim.

Begitulah cara kerja SMTP secara umum. Untuk memaksimalkan pekerjaan Anda dalam kegiatan email marketing, penggunaan SMTP mungkin dapat menjadi tools yang mampu membawa email marketing pada bisnis atau company Anda to the next level.

Sampai di sini pembahasan mengenai cara kerja SMTP. Dengan begini, Anda jadi memiliki gambaran dalam setiap pengiriman email yang Anda lakukan. Dapat disimpulkan bahwa SMTP adalah ‘elemen’ dalam email deliverability yang akan memudahkan pengguna untuk mencapai keterkiriman email yang baik.

Selain itu, dapatkan juga tips dan trik menarik digital marketing lainnya pada blog kami atau subscribe newsletter kami untuk menerima update artikel melalui email. Ingin memulai email marketing campaign dengan kami? Daftarkan diri Anda di sini!

(K.A) edited by (V.V)