Bagaimana Memaksimalkan Email Marketing Untuk Event

Mimpi buruk untuk setiap event adalah sepi pengunjung. Banyak terjadi bukan karena event itu sendiri tidak bagus, tetapi karena message delivery yang kurang tepat sasaran.

Belakangan ini banyak event sedang ramai diadakan di Jakarta maupun seluruh kota besar di Indonesia. Mulai dari seminar, conference, festival, maupun konser. Kebangkitan ekonomi juga turut berperan dalam maraknya pertumbuhan bisnis event di Indonesia. Kita bisa menyaksikan banyak event ramai pengunjung. Mulai dari IdeaFest untuk anak muda sampai APMF untuk para C-Level dan eksekutif.

Salah satu tantangan (dan juga ketakutan) terbesar dari para penyelenggara event adalah akankah event yang mereka selenggarakan akan ramai dengan pengunjung? Atau malah akan sepi pengunjung. Hal ini biasa dijawab dengan santai “Ya kalau kita pasang iklan secara terus menerus, pasti pengunjung akan dengan sendirinya datang.”

Hal ini gak sepenuhnya salah. Selama ada budgetnya, sah-sah saja untuk memasang iklan secara terus menerus. Tetapi kalau kita menghadapi budget yang ketat di marketing? Well that’s another challenge.

Kali ini saya akan membahas cara efektif menggunakan email marketing untuk mempromosikan event Anda. Banyak penyelenggara event kurang memperhatikan hal ini. Padahal dengan conversion rate yang tinggi, email marketing menjadi salah satu ujung tombak dalam penjualan tiket event. Contohnya adalah SaaStr Annual, salah satu event paling bergengsi di dunia SaaS (software as a service) yang diselenggarakan tahunan di San Jose, California. Salah satunya adalah dengan channel email marketing dengan list subscribers di 30,000 (tentunya sekarang sudah bertambah banyak). Mereka sukses mengadakan acara yang setiap tahunnya pengunjung jadi bertambah banyak.

Bagaimana caranya?
Sebelum memulai email marketing promosi untuk event Anda, ada beberapa hal yang baiknya diketahui dan dipahami.

Siapa audiens Anda?
Ini salah satu sebab kami di MTARGET tidak pernah menyarankan untuk membeli email list yang banyak dijual di luaran. Karena apabila kita tidak tahu siapa yang kita akan kirimkan email promo, hal ini tidak akan efektif (Penting!). Lain halnya apabila list email yang kita punya berasal dari subscribers kita sendiri. Akan jauh lebih mudah untuk melakukan email marketing.

Apa yang mau kita sampaikan?
Tentunya satu-satunya goal atau pesan yang ingin kita sampaikan adalah “Datang ya ke event kami” atau “Jangan lewatkan event keren ini”. Apabila audiens kita sudah cocok. Kita bisa berkreasi sekreatif mungkin dalam penggunaan gaya bahasa maupun jargon-jargon di email marketing yang cocok dengan target audiens Anda.

Mainkan emosi pembaca.
Sama halnya dengan kita begitu membaca suatu tulisan, ada “perasaan” tertentu yang muncul. Entah itu senang, sedih, bersimpati, atau lucu. Mainkan emosi pembaca Anda, tentunya dengan bahasa yang cocok dengan target audiens nya ya. Misal: event APMF yang begitu prestige dan ekslusif tentunya tidak bisa menggunakan bahasa-bahasa kekinian yang banyak beredar karena target audiensnya sudah beda. Lain halnya dengan IdeaFest yang memang diperuntukkan untuk anak-anak muda. Buat mereka begitu excited untuk menghadiri event Anda.

Apa yang Anda mau pembaca Anda lakukan?
Ini dikenal dengan istilah Call To Action (CTA). Mengirimkan email marketing saja tidaklah cukup. Di setiap email yang kita kirimkan WAJIB untuk mempunyai CTA. Taruh link dan button “register now” atau “daftar sekarang” di setiap email marketing yang kita kirimkan. CTA ini bisa berbeda-beda sesuai dengan goal yang Anda mau. Bisa khusus untuk mengajak pembaca Anda mem-follow akun Instagram, Twitter, atau FaceBook (contohnya ini).

Setelah memahami 4 hal diatas ini, Saya akan membagikan seri email marketing campaign yang bisa dilakukan. Perlu diketahui bahwa seri email ini berdasarkan tools dan fitur di MTARGET. Kelihatan seperti ribet banget. Tapi ini semua dilakukan otomatis. Anda hanya perlu membuat kontennya, let us do the hard work.

• Mengirimkan email perkenalan yang isinya memperkenalkan tentang event dan tentunya ada CTA (call-to-action)-nya.
• Mengirimkan email ucapan terimakasih untuk user yang mendaftar. Sistem akan otomatis mengirimkan email ini begitu status user berubah menjadi pendaftar.
• Mengirimkan email follow up untuk pembaca yang sudah membuka namun belum klik CTA. Lakukan ini 4 hari setelah email dikirimkan, sisipkan kembali sekilas tentang event dan tentunya CTA lagi.
• Kembali mengirimkan email ucapan terimakasih untuk user yang mendaftar dari proses sebelum ini.
• Mengirimkan email “Kesempatan terakhir untuk mendaftar”. Gunakan metode ini untuk terlihat sebagai email penting dan membuat orang takut tertinggal. Audiens yang dikirimkan adalah yang belum membuka dan belum klik CTA.
• Mengirimkan email terimakasih kembali. Didesign berbeda, buat pembaca Anda merasa penting di email ini.
• H-2, kirimkan email reminder. Yang berisikan highlight acara, bagaimana akomodasi di event, do’s and dont’s di event. Usahakan untuk tidak terlalu panjang.
• D-Day. Apabila event yang Anda selenggarakan berdurasi lebih dari 1 hari, usahakan untuk mengirimkan highlight acara hari itu dan berikan summary untuk setiap harinya. Apa yang terjadi dan poin-poin penting apa yang didapat di hari itu.
• Post-event. Sesudah event berakhir, kebanyakan berakhir juga kegiatan email marketing para penyelenggara event. Salah besar! Justru waktu yang tepat untuk mengumpulkan data untuk diolah supaya mereka yang hadir bisa dengan mudah dikonversikan untuk menjadi pengunjung event berikutnya. Bisa dilakukan dengan memberikan survey kepuasan dan melakukan nurturing dengan email marketing.

Kunci penting dari langkah-langkah diatas adalah konten. Content is always the king. Taruh fokus dan effort Anda lebih untuk area yang satu ini. Sisanya biarkan tools MTARGET yang melakukan untuk Anda. Tertarik untuk mencoba? Daftar sekarang juga di mtarget.co untuk mencoba fitur kami selama 14 hari. Semoga event yang Anda rencanakan berjalan lancar.

Artikel ini telah dipublikasikan sebelumnya disini.
Disunting oleh MTARGET Team.

Subscribe newsletter kami di sini untuk mendapatkan tips & perkembangan seputar email marketing gratis. Baca juga artikel-artikel lain di blog MTARGET dan jangan lupa bergabung di channel Telegram MTARGET untuk informasi lainnya seputar MTARGET dan berita-berita terbaru.
(Y.P)