Email Bounce: Cara Menangani Soft Bounce dan Hard Bounce

Ketika mengirim email, terkadang ada pesan yang gagal terkirim kepada beberapa subscribers. Pesan email yang gagal dikirimkan ke alamat tujuan biasa disebut dengan bounce. Banyak alasan yang memengaruhi terjadinya email bounce, mulai dari alamat email yang tidak valid, server down, hingga penerima yang sibuk.

Pada artikel ini akan dijelaskan tentang dua jenis bounce, yaitu hard bounce dan soft bounce. Jika Anda mengirim email dan mendapatkan hasil bounce, dibutuhkan penanganan yang berbeda bergantung dari jenisnya. Untuk itu, langsung saja simak penjelasan selengkapnya di bawah ini dan ketahui cara menanganinya untuk menurunkan angka bounce rate.

Soft Bounce

Soft bounce terjadi ketika email gagal terkirim disebabkan oleh masalah sementara, seperti inbox penerima penuh, server sedang down, email dianggap sebagai spam atau ukuran email yang terlalu besar. Jadi, alamat email yang masuk dalam soft bounce bisa jadi merupakan alamat email yang masih aktif.

Untuk menangani bounce jenis ini, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi penyebabnya. Tenang saja, karena kami sudah mempunyai daftarnya di bawah ini.

Penyebab soft bounce:

• Folder inbox penerima penuh atau tidak tersedia.
• Penyedia email membatasi routing.
• Jaringan sibuk.
• Koneksi jaringan terputus sebelum email berhasil dikirim.
• Ukuran email terlalu besar.
• Terjadi gangguan server.

Soft bounce umumnya ditandai dengan kode 4XX. Bersama kode itu, Anda akan melihat penyebab masalah yang terjadi beserta saran penanganannya.

Cara soft bounce:

1. Kirim Ulang Email

Karena soft bounce disebabkan oleh masalah sementara, Anda dapat mengirim ulang email ke kontak yang masuk soft bounce. Layanan kami dapat memudahkan Anda untuk mengirim ulang email ke kontak soft bounce hanya dengan klik tombol resend soft bounce pada bagian laporan soft bounce.

Namun perhatikan juga penyebabnya. Jika masalah terletak pada koneksi jaringan Anda, tunggulah hingga masalahnya terselesaikan terlebih dahulu. Jika terjadi gangguan server, Anda bisa menunggu selama beberapa menit sebelum mengirim ulang email.

2. Mudahkan Unsubscribe

Selalu ingat untuk menambahkan link unsubscribe dalam email. Tanpa unsubscribe link, subscriber yang tidak menyukai email Anda akan melaporkannya sebagai spam, dan hal ini akan memengaruhi reputasi pengiriman Anda.

Meskipun kehilangan sejumlah subscribers merupakan hal yang ingin Anda hindari, namun ini tetap lebih baik dibanding menurunnya reputasi email Anda, bukan? Anda masih selalu dapat meningkatkan jumlah subscriber email Anda dengan menyediakan konten yang relevan dan berkualitas.

3. Tes ke Beberapa Alamat Email Berbeda

Sebelum mengirim email, sebaiknya tes terlebih dahulu ke beberapa email client yang berbeda (Gmail, Yahoo, Outlokk, dll) untuk mengetahui bagaimana email tersebut terlihat, apakah terlalu berat dibuka, atau hal lainnya. Jika ternyata masalah hanya terjadi pada satu email client, maka Anda perlu menghubungi penyedia layanannya.

Hard Bounce

Jika soft bounce disebabkan oleh masalah sementara, email yang masuk hard bounce cenderung disebabkan karena masalah permanen seperti alamat email invalid, atau alamat email tidak ada. Berikut ini telah kami data untuk Anda beberapa kemungkinan penyebab email bounce permanen dan pilihan cara mengatasinya.

Penyebab hard bounce:

• Email address tujuan tidak tersedia karena salah ketik atau email tersebut tidak ada.
• Email address tujuan tidak valid.
• Pengirim dan penerima menggunakan versi software email yang tidak kompatibel.
• Perintah yang digunakan untuk mengirim email oleh server pengirim tidak dikenali oleh server penerima.
• Pengiriman email jumlah besar dalam satu waktu sampai batas di mana sistem tidak dapat menanganinya.
• Server email mengeluarkan perintah yang tidak dikenal.
• Perintah pengiriman pesan salah saat transmisi.
• Penundaan saat memproses yang membuat email diidentifikasi kedaluwarsa oleh sistem.
• Email yang dikirim berulang secara retrospektif sehingga terjadi email bounce.
• Masalah teknis yang tidak diketahui.

Hard bounce umumnya ditandai dengan kode 5XX. Bersama kode itu, Anda akan melihat penyebab masalah yang terjadi beserta saran penanganannya.

Cara menangani hard bounce:

1. Gunakan Double Opt in

Double opt in adalah email konfirmasi yang otomatis dikirim ketika ada subscriber baru. Tujuannya adalah untuk memastikan apakah penerima ingin mendapatkan email yang Anda kirim berikutnya. Ini sekaligus untuk memastikan bahwa alamat email yang diberikan merupakan email aktif.

Setelah terdeteksi begitu, email server penerima dapat memasukkan Anda dalam white list penerima.

2. Jangan Membeli Kontak Email

Praktik jual beli kontak email bukanlah hal yang baru. Tapi, tidak ada yang menjamin bahwa setiap kontak yang dijual adalah alamat email sesungguhnya. Bahkan walalupun alamat email terjamin asli, membeli kontak akan memperbesar kemungkinan email Anda ditandai sebagai spam, atau bahkan diblock oleh server.

3. Hapus Kontak

Kontak email yang masuk ke hard bounce mengindikasikan masalah yang permanen. Jika ada kontak yang masuk ke hard bounce, maka solusinya adalah dengan menghapusnya. Hal ini juga untuk menjaga kebersihan kontak email yang dimiliki.

Beberapa solusi email bounce di atas dapat membantu untuk mengatasi masalah email yang gagal terkirim akibat masalah sementara maupun permanen. jika Anda memiliki pertanyaan atau pendapat lain tentang cara menangani email bounce, silakan kunjungi blog kami.

Subscribe newsletter kami di bawah ini untuk mendapatkan tips dan perkembangan seputar email marketing gratis. Atau daftarkan diri Anda di sini untuk langsung mencoba layanan email marketing campaign kami.

(I.A) edited by (V.V)