Cara Menulis Feedback Email Beserta Contohnya

Kepuasan pelanggan merupakan kunci sukses digital marketing. Anda bisa mencapai conversion dan retention rate yang tinggi dengan menciptakan customer experience yang memuaskan. Salah satu cara terbaik yang bisa Anda lakukan untuk itu adalah dengan melakukan feedback surveys dengan mengirimkan feedback email untuk mendapatkan customer feedback.

Tanyakan langsung pada pelanggan Anda mengenai pendapat mereka terhadap produk dan layanan Anda. Di bawah ini kami akan menjelaskan cara dan tips menulis request feedback email yang baik.

Apa Itu Feedback Email?

Feedback email merupakan salah satu bentuk transactional email yang dikirimkan berdasarkan trigger khusus. Dalam hal ini trigger-nya adalah pembelian yang telah pelanggan Anda lakukan. Anda bisa memberi sedikit waktu sampai produk diterima. Jika bisnis Anda menawarkan layanan digital, pastikan sampai pelanggan Anda merasakan hasilnya.

Feedback email, baik umpan balik negatif maupun positif, bertujuan untuk mengumpulkan penilaian dari pelanggan yang nantinya dapat Anda gunakan sebagai acuan untuk memperbaiki dan mengembangkan produk atau layanan Anda. Di dalamnya, Anda bisa menambahkan form pertanyaan atau mengarahkan pelanggan Anda ke halaman khusus pengisian feedback.

Cara dan Tips Menulis Feedback Email

Bagaimana cara menulis feedback email yang baik? Ini bukan hanya tentang etika dan penjagaan hubungan, melainkan demi memastikan pelanggan untuk memberikan feedback-nya. Ikuti tata cara dan tips di bawah ini agar email Anda tidak diabaikan.

1. Buat Email Subject Line yang Menarik

Email subject line menjadi penentu utama apakah customer mau membuka transactional email dari Anda atau tidak. Berhubung yang Anda kirimkan adalah feedback email, informasikan tujuan itu dalam subject line Anda. Padukan dengan kata-kata yang memancing seperti “Kami mengundang Anda…” atau “Kami membutuhkan Anda…”

Hindari kata-kata yang bersifat memaksa dan mengintimidasi. Jika dirasa perlu, Anda dapat pula menambahkan emoji agar email Anda terkesan lebih ramah dan sayang untuk dilewatkan. Jika ingin lebih efektif lagi, Anda mungkin mau menawarkan hadiah kepada mereka yang mau memberikan umpan baliknya.

Tips: Tekankan benefit dari pemberian feedback. Jelaskan bahwa hasilnya akan kembali ke customer.

2. Tulis Paragraf Intro yang Informatif

Awali email Anda dengan paragraf pembuka yang ramah dan informatif. Sapa pelanggan, lalu perkenalkan diri Anda dan jelaskan apa yang membuat mereka terhubung dengan Anda. Anda bisa menyebutkan pembelian yang telah customer Anda lakukan sehingga mereka menerima email tersebut. Anda dapat juga mengucapkan terima kasih atas pembelian tersebut dan menanyakan bagaimana pendapat mereka.

Tips: Jaga agar paragraf pembuka tetap pendek dan penting untuk menghindari basa-basi yang tidak penting.

3. Jelaskan Maksud Anda secara Gamblang

Masuk pada isi, Anda harus menjelaskan maksud email tersebut. Langsung saja sebutkan bahwa Anda hendak meminta penilaian dari pelanggan akan pengalamannya memakai bisnis Anda. Sebutkan juga mengapa mereka harus melakukan apa yang Anda minta, apa manfaatnya untuk mereka, dan bagaimana tahapan caranya.

Tips: Jelaskan bahwa feedback yang customer berikan akan digunakan untuk meningkatkan kualitas product or service bisnis Anda demi pengalaman pelanggan yang lebih baik.

4. Sisipkan CTA yang Jelas

Ada beberapa opsi yang bisa Anda pilih saat mengirim feedback email. Pertama, Anda bisa meminta pelanggan menyampaikan penilaian melalui balasan langsung pada email itu. Kedua, Anda bisa menyisipkan online form yang berisi daftar pertanyaan seputar kepuasan pelanggan. Ketiga, Anda bisa mengarahkan mereka ke halaman khusus yang berisi testimoni dari pelanggan-pelanggan terdahulu.

Untuk mengarahkan pelanggan pada salah satu metode yang Anda pilih, sisipkan CTA yang jelas. Misalnya Anda bisa memberi instruksi untuk membalas email. Pada opsi kedua dan ketiga, Anda bisa menambahkan button yang langsung mengarah pada masing-masing halaman.

Tips: Gunakan cara kedua dan ketiga dengan menyisipkan CTA button agar lebih efektif dan efisien.

5. Ucapkan Terima Kasih

Terakhir, setelah Anda mengutarakan permintaan Anda, jangan lupa ucapkan terima kasih. Ini adalah bentuk etika dasar yang patut Anda tunjukkan pada pelanggan. Meski terkesan remeh, hal semacam ini dapat menjadi penentu apakah pelanggan mau memberikan feedback-nya atau tidak.

Say thank you after they share their thoughts.

Contoh Feedback Email Templates

Berikut adalah contoh feedback email yang dapat Anda gunakan ini sample emailnya:

Subject: Ikuti Survei Kami dan Dapatkan Voucher Belanja Rp50.000

Email Body:

Hi {firstname},

Ini sudah satu bulan sejak Anda menggunakan management tool kami. Kami ingin tahu apakah Anda puas dengan layanan yang kami berikan.

Untuk itu, kami meminta Anda mengisi survei singkat di bawah ini.

Call-to-Action (CTA)

Penilaian Anda akan sangat berguna bagi peningkatan layanan kami di sisi improving customer experience dan product quality.

Terima kasih atas kesediaan Anda,

{nama dan perusahaan Anda}

Sekian mengenai feedback email. Anda bisa mendapat informasi menarik lainnya seputar transactional email atau Anda ingin melihat contoh request email template lainnya? Kunjungi blog kami. Untuk memulai email marketing campaign dengan kami, silakan daftarkan diri Anda di sini.

(V.V)