10 Etika Mengirim Email Secara Personal dan Profesional

Email merupakan sebuah platform komunikasi berbasis text. Pada penggunaannya, email cenderung lebih populer digunakan untuk kebutuhan profesional atau formal. Tidak seperti WhatsApp dan platform chat lain, ada etika mengirim email yang perlu Anda pahami sebelum memakai alat media ini.

Pada artikel ini, kami akan menjelaskan beberapa aturan dasar dalam pengiriman email secara umum, pengiriman email personal, dan juga profesional. Simak tiap-tiap poinnya untuk performa email terbaik!

Etika Mengirim Email Secara Umum

Dalam etika kirim email secara umum, ada empat aturan yang wajib Anda terapkan.

1. Gunakan Alamat Email dan Sender Name yang Valid

Saat mengirim email, pastikan Anda menggunakan alamat email dan nama pengirim yang profesional. Hindari nama-nama yang tidak jelas seperti kombinasi angka dan penggunaan kata-kata aneh di luar nama Anda. Meskipun itu ditujukan kepada teman dekat Anda, menggunakan nama asli tetap dianjurkan saat mengirim email.

Tujuannya untuk menghindari kebingungan di sisi penerima dan mencegah email Anda dari deteksi spam oleh server penerima. Ini juga akan memudahkan orang lain ketika hendak mengirimkan email kepada Anda, sehingga mereka tidak salah memasukkan email address.

2. Buat Subjek Email yang Jelas

Saat menerima sebuah pesan email, penerima akan terlebih dahulu melihat subjeknya. Ini merupakan tahapan penentu, apakah email tersebut kemudian akan dibuka atau tidak. Pasalnya, tidak ada orang yang suka membuka email, dengan banyaknya email-email promosi yang tidak mereka inginkan.

Untuk itu, Anda perlu menulis email subject line yang jelas dan cukup mewakili maksud menyeluruh email Anda.

3. Compose Isi Email dengan Struktur yang Baik

Saat membuat body email, pertama-tama perhatikan bahasa yang Anda gunakan. Selanjutnya, titik beratkan juga pada struktur isi. Seperti perlunya kalimat sapaan atau salam pembuka, kemudian informasi inti yang hendak disampaikan, serta penutup yang ringkas dan nama serta kontak Anda jika dirasa perlu.

Dalam menulis informasi utama, usahakan untuk tidak menyisakan pertanyaan. Pesan email haruslah dibuat dengan sejelas-jelasnya agar tidak memerlukan rangkaian balasan yang panjang.

Di bagian awal dan akhir pun Anda perlu menyusunnya sedemikian rupa. Tentang bagaimana kalimat pembuka Anda seharusnya ditulis. Juga perlunya footer yang berisi nama lengkap dan detail kontak Anda.

4. Manfaatkan Fitur CC dan BCC dengan Bijak

Anda bisa mengirim sebuah pesan ke lebih dari satu orang penerima dengan fitur CC dan BCC di dalam email. Sebelum menggunakannya, Anda perlu tahu dulu apa perbedaan antara keduanya. CC diditujukan ketika Anda ingin menyasar beberapa orang yang perlu mengetahui pesan Anda. Sedangkan BCC memiliki fungsi yang sama, namun penerima tidak akan melihat daftarnya.

Untuk itu, bijaklah dalam menggunakan keduanya, terutama jika Anda mengirim email profesional, misalnya ke atasan atau klien Anda. Jangan sampai jalannya email jadi berantakan karena kesalahan Anda.

Etika Mengirim Email untuk Tujuan Personal

Anda bisa mengirimkan pesan personal melalui email, seperti undangan acara ulang tahun ke teman-teman Anda, atau sekadar mengirim kabar kepada kerabat jauh. Meski terkesan jauh dari formal, tetap ada etika mengirim email yang harus Anda terapkan dalam hal ini.

• Pertama, Sampaikan Maksud dengan Jelas

Anda boleh berbasa-basi, namun hindari membuang-buang paragraf hanya untuk itu. Jika Anda hendak menyampaikan undangan atau meminta hal tertentu, sampaikan dengan jelas. Dalam kasus yang membutuhkan link, letakkan di tempat yang mudah terlihat.

• Kedua, Hindari File Berukuran Besar

Dalam email, Anda bisa melampirkan file dokumen apapun. Namun, ada batas ukuran yang harus Anda perhatikan. Jika bukan untuk kepentingan formal, sebaiknya Anda meminimalkan ukuran file yang Anda lampirkan agar penerima nyaman dan tidak terbebani dengan waktu tunggu yang lama.

Etika Mengirim Email untuk Tujuan Profesional

Untuk poin bahasan yang satu ini, rasanya tidak perlu dipertanyakan urgensinya. Tentu saja, jika mengirim email profesional, Anda harus mengikuti etika mengirim email yang tepat.

• Pertama, Gunakan Aturan Bahasa dan Penulisan yang Berlaku.

Ini harus mengacu pada tujuan email itu sendiri. Misalnya, ketika mengirim email lamaran kerja, Anda harus gunakan bahasa yang formal, padat, dan jelas.  Sementara itu, pada email marketing Anda bisa sesuaikan dengan guideline perusahaan Anda. Apakah untuk campaign A harus formal-elegan, campaign B santai-ceria, dan lain sebagainya.

• Kedua, Perhatikan Waktu Pengiriman Email

Tidak ada yang mau diganggu di waktu istirahat. Tidak ada juga yang akan membuka email Anda di jam-jam sibuk. Maka dari itu, Anda perlu mengetahui waktu yang tepat untuk mengirimkan email Anda. Kepada pegawai kantoran misalnya, cobalah kirim pesan di jam pagi seperti pukul 8 atau 9. Banyak orang suka mengecek email mereka sebelum mulai bekerja.

• Ketiga, Sesuaikan Isi dan Tampilan Konten

Lagi-lagi ini harus Anda sesuaikan dengan tujuan email Anda. Apakah Anda perlu menambahkan visual yang mendukung atau cukup dengan text saja. Juga tentang bagaimana visual email Anda seharusnya dibuat.

Ini perlu Anda perhatikan bukan hanya dalam keperluan etika, namun juga demi meningkatkan performa email Anda. Dengan tampilan yang tepat, penerima akan lebih mudah memahami tujuan email Anda dan melakukan aksi sesuai yang Anda harapkan.

• Keempat, Hati-Hati dengan Follow-Up Email

Follow-up email merupakan pesan lanjutan yang perlu Anda kirimkan ke penerima sebelumnya. Ini biasanya dilakukan untuk mengingatkan kembali suatu aksi yang Anda harapkan dari mereka, atau pesan yang sama dengan sebelumnya karena penerima tidak kunjung membukanya.

Pertanyaannya, bagaimana caranya Anda mengetahui waktu yang tepat untuk mengirimkan follow-up email? Bagaimana pula Anda mengetahui apakah seseorang sudah membuka email Anda atau belum?

Sekarang ini, ada yang namanya email tracker, yaitu sebuah tools yang dapat melacak status pengiriman email Anda. Dengan email tracker, Anda bisa mengetahui jika pesan Anda berhasil terkirim ke inbox penerima dan sudah dibuka atau dteruskan. Salah satu rekomendasi email tracker yang dapat Anda coba adalah SONAR.

SONAR merupakan sebuah Chrome extension yang dapat Anda embed ke dalam dashboard email Anda. Nantinya, kode status email itu akan tampil dalam bentuk tanda centang berwarna seperti pada WhatsApp.

Demikian aturan dasar mengenai etika mengirim email, baik untuk tujuan personal maupun profesional. Anda bisa memperoleh tips dan insight lainnya mengenai pengiriman email di blog kami. Jika Anda tertarik menggunakan layanan email marketing kami, silakan daftarkan diri Anda di sini.

(V.V)