Event Management Tools: Tips Mengatur Event Lebih Efektif

Jika Anda ingin membuat sebuah event tentunya membutuhkan persiapan dari jauh hari dan banyak sekali yang harus Anda urus, dimulai dari anggaran, koordinasi teknis, jadwal acara, mengumpulkan audiens, mengolah data peserta hingga acara tersebut selesai.

Untuk mengatasi permasalahan itu semua Anda bisa menggunakan event management tools yang dapat Anda temukan dan tersebar luas di internet dan prosesnya pun sangat mudah. Pada artikel ini kami akan membahas terkait event management tools secara detail dan lengkap.

Apa Itu Event Management Tools?

Event management tools adalah sebuah software yang memungkinkan Anda untuk merencanakan acara secara lebih efektif. Dimulai dari manajemen acara, proses ticketing, desain, pendaftaran acara hingga jenis event marketing yang digunakan.

Apa Itu Event Marketing?

Event marketing adalah salah satu jenis strategi marketing secara tersirat yang dapat mempromosikan brand, produk, atau layanan Anda dengan membuat, berpartisipasi, atau menghadiri suatu acara. Event marketing dapat membantu membangun hubungan yang lebih mendalam dengan pelanggan dan memberikan wawasan tentang produk Anda secara luas.

Jenis-Jenis Event

Dalam menentukan jenis event marketing yang akan Anda gunakan ke dalam strategi marketing Anda. Tentunya Anda dapat menyesuaikannya pada bidang industri, anggaran, dan target audiens. Berikut penjelasan dari type of event marketing yang bisa Anda terapkan sebagai event organizers:

1. Conferences

Sebagian besar konferensi memerlukan anggaran yang lebih besar karena mengundang beberapa pembicara berpengalaman yang dapat mendidik peserta tentang topik industri yang relevan. Acara ini berlangsung dalam beberapa hari dan mencakup jadwal dan floor plans lengkap acara yang dapat dihadiri oleh para profesional bisnis untuk mempelajari tentang bagaimana cara meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan peran mereka. Konferensi ini biasanya dihadiri banyak orang yang telah membayar untuk menghadiri acara tersebut, tentunya Anda sering kali dapat memperoleh keuntungan yang cukup banyak.

2. Guest Speaker Session

Guest speaker session merupakan acara kecil yang menampilkan satu hingga tiga profesional dengan memiliki pengetahuan yang luas tentang bidang tertentu. Pastikan bahwa pembicara yang Anda undang terlibat dengan audiens secara langsung dan dapat memberikan wawasan tentang hal-hal yang berharga bagi peserta.

3. Networking Events

Networking melibatkan pertemuan antara event professionals dan para pemula yang dapat membangun koneksi hingga mengembangkan karier. Pertimbangkan kembali jika Anda ingin mengadakan networking events, karena Anda harus mempunyai kemampuan untuk bertemu dengan profesional bisnis dan berbagi saran dalam bidang industri.

4. Seminar dan Workshop

Jika bisnis Anda memiliki pengetahuan mendalam tentang topik tertentu, pertimbangkan untuk mengadakan seminar yang membahas topik tersebut dengan cermat. Anda dapat mengajarkan peserta bagaimana cara menyelesaikan tugas tertentu atau memberikan tips untuk meningkatkan aktivitas yang berkualitas.

Dengan menyelenggarakan acara ini bisa menjadi salah satu cara efektif untuk memberitahu pengetahuan bisnis kepada orang lain dan menjadikannya sebagai sumber daya industri terpercaya. Para peserta yang menghadiri seminar atau workshop ini dapat memperoleh keterampilan yang berharga atau mempelajari lebih lanjut tentang wawasan yang terkait dengan profesi mereka melalui kursus atau tutorial secara langsung atau online.

5. Sponsorship Event

Cara efektif untuk membangun brand awareness adalah dengan mensponsori acara besar yang terjadi, seperti festival, pameran, dan lain sebagainya. Sponsor biasanya melibatkan sumbangan biaya untuk membantu fungsi acara yang memungkinkan nama dan logo perusahaan ditampilkan dan dilihat seluruh peserta pada sebuah acara tertentu.

6. Trade Shows

Trade shows atau pameran dagang adalah pertemuan besar para profesional industri yang semuanya dapat mendirikan stand dan memberikan informasi tentang masing-masing perusahaan. Menyelenggarakan pameran dagang memberikan Anda dan bisnis lain berkesempatan untuk bertemu calon pelanggan dan menawarkan produk atau layanan Anda kepada mereka. Beberapa bisnis lain juga mensponsori atau berpartisipasi dalam pameran dagang untuk memasarkan produk baru mereka atau untuk memperkuat kehadiran brand mereka di pasar.

7. Acara Penghargaan

Anda dapat menyelenggarakan acara penghargaan yang memiliki kegiatan musik, hiburan langsung, dan makanan. Pertimbangkan untuk mengundang peserta dan calon peserta untuk bergabung dalam acara atau menominasikan mereka untuk mendapatkan penghargaan. Anda juga dapat menyelenggarakan acara penghargaan yang memungkinkan peserta untuk mengambil bagian dalam kompetisi langsung untuk hadia uang tunai atau penghargaan lainnya.

8. Festival

Anda juga dapat menyelenggarakan festival yang menciptakan pengalaman menyenangkan bagi audiens dan target pasar Anda. Acara ini dapat membantu perusahaan Anda dalam meningkatkan brand awareness dan mendapatkan keuntungan yang cukup besar. Sebagian besar festival biasanya menyelenggarakan acara musik langsung, sementara yang lain dapat menampilkan kegiatan hiburan lain yang dinikmati seperti bazar makanan, pakaian, dan lain-lain.

9. Virtual Event

Para peserta dapat menghadiri virtual event atau webinar dari rumah, kantor, atau di mana saja. Acara virtual ini memungkinkan peserta untuk mendapatkan peluang dalam segi pendidikan, atau networking lainnya. Acara ini memungkinkan peserta untuk bertemu dengan orang lain secara online, mengajukan pertanyaan, mengumpulkan materi, dan lain sebagainya.

Cara Memilih Event Management Tools Terbaik

Memilih event management system yang tepat bisa memakan waktu yang cukup lama. Maka dari itu kami akan menunjukkan bagaimana strategi cara memilih event management tools sebagai berikut:

• Lihat contoh studi kasusnya di masing-masing platform oleh event organizer.
• Carilah harga yang ditawarkan dengan jelas dan mudah didapatkan untuk attendee management.
• Pilihlah tools yang mudah dimudahkan untuk menaikkan attendee engagement.

Manfaat dari Event Management Tools

Event management tools tentunya akan membantu Anda menghilangkan kerumitan semua proses kegiatan acara Anda, serta menghemat waktu dan biaya Anda. Manfaat lainnya dari event management tools meliputi:

• Pengumpulan data yang aman dan dapat ditingkatkan.
• Sistem kolaborasi yang mudah diakses dan digunakan oleh semua anggota tim.
• Proses pendaftaran dan check-in acara secara otomatis bagi peserta.
• Mendapatkan wawasan dan hasil akhir analisis yang berguna untuk Anda.

5 Rekomendasi Event Management Tools Terbaik

Berikut ini kami merekomendasikan 5 event management tools yang terbaik dan terbukti dapat membantu Anda membuat event marketing yang sukses.

1. Wrike

Wrike merupakan salah satu event management platform yang mempunyai tools lengkap. Wrike memiliki strategi terstruktur yang efisien untuk perencanaan acara. Wrike menawarkan serangkaian tools untuk membantu Anda merencanakan, mempersiapkan, dan mengadakan acara dengan lebih baik, termasuk supplier coordination, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya Anda. Terdapat berbagai pilihan event planning template yang memungkinkan Anda mengatur dan mengontrol tugas penting lebih baik.

Wrike Event Management menawarkan solusi bisnis Anda untuk menangani semua jenis acara, dari langkah pertama hingga selesai. Wrike juga menawarkan collaboration tools untuk membantu tim menyelesaikan tugas dan mencapai target dengan lebih baik. Keuntungan yang Anda dapatkan jika menggunakan Wrike yaitu:

• Hanya memiliki satu hub untuk semua pekerjaan Anda.
• Memiliki navigasi yang mudah digunakan.
• Keamanan yang sangat baik untuk memastikan bahwa tidak ada orang lain selain team Anda yang dapat mengakses informasi dan file lain yang disimpan dalam database online Anda.
• Dengan menggunakan mobile applications, Anda dapat dengan mudah melacak dan memantau kemajuan dari ponsel Anda kapan saja, di mana saja.

2. MTARGET

Perusahaan kami merupakan Email Delivery Platform di Indonesia yang sudah berdiri sejak tahun 2017. Saat ini kami telah banyak mengembangkan produk-produk lain selain Email Marketing seperti, SMTP Relay, Transactional Email, No-Code Microsite Builder, Web Push Notification, Conversational Data Collection dan Event Management.

Kami juga telah resmi terdaftar di PSE Kominfo sebagai Portal Web dan Platform Digital dengan Tujuan Komersial Indonesia (KLBI) sejak 24 Agustus 2022, dan telah bersertifikat ISO 27001 sebagai tanda bahwa perusahaan kami memiliki keamanan dan tingkat data yang sangat baik. Salah satu fitur unggulan kami yaitu Event Management, berikut adalah kemudahan yang Anda dapatkan jika menggunakan fitur Event Management kami:

• Anda dapat membuat landing page dengan mudah dan sesuai dengan keinginan Anda. Selain itu, Anda juga dapat menentukan metode pembayaran, sehingga tidak perlu repot-repot untuk melakukan backup data pembayaran karena sudah tersimpan pada sistem kami. Hal tersebut tentunya akan sangat menghemat waktu Anda.
• Jika Anda telah menggunakan fitur Event Management kami, maka otomatis Anda telah terintegrasi dengan fitur kami seperti, No-Code Microsite Builder, Conversational Data Collection, Email Marketing, dan fitur lainnya yang kami sediakan.
• Untuk melakukan pembayaran, fitur kami telah terintegrasi dengan 20 metode pembayaran yang beragam. Sehingga, memudahkan Anda dalam proses pembayaran.
• Setelah peserta Anda mendaftarkan di landing page yang telah Anda buat, para peserta atau audiens otomatis akan mendapatkan email untuk menyelesaikan pembayarannya. Dengan cara ini dapat memudahkan peserta dalam proses pembayaran event.
• Anda dapat menggunakan dua fitur dari kami untuk memudahkan proses check-in peserta yaitu secara manual melalui dashboard event management atau secara otomatis yang kami berikan kepada user yang menggunakan event management. Sehingga, peserta hanya membawa tiket acara kemudian panitia akan melakukan scanning pada tiket saja dan akhirnya proses check-in acara telah selesai.

Itulah beberapa manfaat dari fitur Event Management kami. Tentunya akan sangat membantu mengelola event yang telah Anda rencanakan dalam satu event planning tools saja.

3. ProjectManager

ProjectManager adalah event management platform yang menggabungkan perencanaan event dan manajemen proyek bersama dengan collaboration tools dan penjadwalan. Hal ini dirancang untuk menghasilkan interface yang terpusat agar Anda dapat memulai event baru dengan cepat dan menetapkan tugas.

ProjectManager menawarkan tools yang dapat meningkatkan kemampuan event management untuk membantu bisnis Anda mencapai keunggulan kompetitif dengan pesaing Anda. Tidak peduli seberapa sederhana atau kompleks acara Anda, ProjectManager tentunya menyediakan tools dan fitur event technology yang diperlukan untuk membantu memastikan kesuksesan event Anda. Berikut adalah beberapa manfaat dan keuntungan yang Anda peroleh dari ProjectManager:

• Kemudahan dalam penggunaan. Hal ini dirancang untuk menyederhanakan proses dan aktivitas seperti membuat produk, penjadwalan, membuat daftar tugas, membuat sebuah tugas, menambahkan komentar, dan melampirkan file terkait proyek event Anda. Semua kegiatan tersebut dapat Anda lakukan dengan mudah dan cepat.
• Dimulai dari perencanaan, pelacakan, pelaporan, dan lain sebagainya. ProjectManager menyediakan tools dan solusi menyeluruh untuk membantu Anda dan tim Anda menyelesaikan proyek acara dengan sukses. Tentunya Anda dapat membuat tugas dan mengelola proyek secara online dengan tim Anda, memperbarui tugas kelompok dan individu di mana saja, memiliki dashboard waktu nyata yang menunjukkan status proyek acara Anda, dan email automation untuk memberi tahu Anda saat anggota tim memperbarui atau menyelesaikan tugas mereka.
• ProjectManager memungkinkan Anda untuk menyesuaikan event management software untuk meningkatkan cara Anda bekerja. Anda dapat mengkonfigurasinya untuk lebih membantu Anda dalam merencanakan acara, mengelola tugas, mengatur waktu dan berkolaborasi. Anda juga dapat membuat laporan berdasarkan kriteria spesifik Anda. Laporan dapat disampaikan dalam berbagai format, seperti PDF, CSV, atau file Excel atau Word.
• Anda dapat menggunakan real-time dashboard yaitu tempat Anda mengelola, mengontrol, dan mengarahkan semuanya. ProjectManager memberikan Anda dashboard terbaik di mana Anda bisa memantau kemajuan tugas, tim, dan proyek Anda. Selain itu, Anda juga dapat mencetak dashboard proyek acara Anda untuk rapat atau menggunakan fitur sharing untuk mengirimkan tautan kepada orang lain untuk melihat dashboard Anda secara online.
• Suatu proyek acara memerlukan upaya tim, dan cara apa yang lebih baik untuk membuat Anda dan tim Anda tetap bekerja dan berkomunikasi bersama selain dengan collaboration tools yang dibangun di dalam platform. ProjectManager memungkinkan Anda berbagi dan mendiskusikan proyek secara online membuat diskusi grup dengan mengundang anggota tim untuk berkomunikasi secara langsung.
• Terintegrasi dengan perangkat apapun. Anda dapat mengikuti dan mengerjakan pekerjaan Anda di perangkat iOS dan Android. Serta memungkinkan tim Anda untuk mengelola tugas dan berkolaborasi kapan saja dan di mana saja.
• ProjectManager terintegrasi dengan lebih dari 400 event planning software dan banyak digunakan untuk penyimpanan, komunikasi, CRM, email, penjualan, akuntansi, manajemen file, dan tools produktivitas lainnya. Hal ini kompatibel dengan file Ms Office dan Ms Project yang memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan aliran data di seluruh sistem dan memfasilitasi impor dan ekspor spreadsheet, file, dan rencana proyek acara yang lebih cepat. ProjectManager juga menawarkan REST API yang sederhana untuk membantu Anda membuat integrasi khusus untuk menyinkronkan data proyek Anda dengan alat yang ada atau baru.

4. Eventbrite

Event management tools satu ini sangat fleksibel dan mudah untuk digunakan. Eventbrite dirancang untuk membantu mendorong tingkat partisipasi peserta yang tinggi, save time, dan kinerja acara serta respon positif secara keseluruhan. Dengan Eventbrite, Anda dapat menangani acara dengan lebih efisien, mulai dari pendaftaran, pertemuan hingga mulainya acara secara langsung. Berikut ini beberapa fitur unggulan yang dimiliki Eventbrite:

• Platform ini menawarkan rangkaian tools dan fitur yang mempermudah Anda untuk membuat, mempromosikan, dan mengelola acara.
• Eventbrite juga menyediakan fitur pendaftaran dan pelacakan acara yang sudah disesuaikan atau dioptimalkan untuk semua jenis perangkat seluler.
• Anda dapat menambahkan lokasi acara Anda dengan tepat melalui Google Maps.
• Acara Anda dapat dengan mudah ditautkan ke akun sosial media dan situs website Anda untuk melakukan promosi yang lebih baik.
• Eventbrite juga menawarkan open API, yang memungkinkan Anda untuk memperoleh data acara, kehadiran, dan pesanan ke dalam sistem yang sudah terintegrasi dengan berbagai macam aplikasi lain.
• Platform ini juga membantu Anda untuk mengelola keuangan secara efektif dan memungkinkan peserta melalui payment processing secara online atau offline.

5. Monday.com

Monday.com merupakan event management tools yang populer saat ini. Monday.com menyediakan fitur dan tools berbasis cloud yang dibutuhkan Anda untuk merencanakan, mengadakan, dan menyelesaikan acara apa pun. Dengan semua fitur dan tools yang dapat diakses dari satu hub terpusat, Anda dapat dengan mudah memesan tempat, merencanakan anggaran, menjual tiket, dan menangani semua masalah acara Anda.

Monday.com memiliki banyak kemampuan unik yang dapat meningkatkan kinerja bisnis apapun. Berikut adalah beberapa manfaat dari penggunaan platform Monday.com:

• Monday.com memberikan wawasan yang mendalam tentang proyek atau tugas Anda serta kinerja tim secara keseluruhan dengan dashboard yang dapat disesuaikan.
• Pada platform low-code Monday.com, tim Anda dapat membangun event management solution khusus untuk setiap proses dengan menggunakan drag-and-drop tools yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan Anda.
• Fitur kolaborasi merupakan salah satu fitur unggulan yang dimiliki Monday.com untuk mendiskusikan atau mengubah suatu tindakan. Artinya kolaborator juga dapat menambahkan komentar pada pembaruan apa pun, mengajukan pertanyaan dan memulai diskusi.
• Customer service monday.com tersedia 24/7 dan mereka memiliki waktu respons yang sangat cepat.
• Gunakan high-level overview dan embedded dashboard untuk mengumpulkan wawasan utama tentang kinerja tim Anda dan membuat keputusan berdasarkan data. Monday.com membantu Anda dalam mengukur kapasitas beban kerja, metrik penjualan,dan kinerja campaign.
• Monday.com telah terintegrasi dengan baik menggunakan open API yang memungkinkan developer membangun integrasi mereka sendiri dan telah terhubung dengan Dropbox, Zapier, G-suite, dan management tools lainnya.
  

Itu dia beberapa jenis event management tools beserta penjelasan yang lengkap. Intinya semua jenis tools sangat membantu event Anda dan membuat event berhasil. Jika Anda berminat untuk menggunakan fitur event management kami, Anda dapat menghubungi kami di sini atau melalui live chat yang ada di website kami.

Selain itu, jika Anda ingin mengetahui lebih lengkap terkait dengan event management maupun tips dan trik digital marketing lainnya, silahkan kunjungi blog kami.

(S.A)