Apakah Email Monitoring Itu Penting? Apa Manfaatnya?
Email monitoring adalah proses yang bertujuan untuk memantau email communications melalui mail server. Gunanya untuk menghindari masalah umum yang terkait dengan security atau transmisi email. Berhubungan dengan ini, kemudian banyak bermunculan tools bantuan untuk email monitoring. Memangnya, seberapa penting proses ini dalam kaitannya dengan pekerjaan Anda?
Pentingnya Email Monitoring
Data menyebutkan bahwa 96% kejahatan siber dilakukan melalui email. Ini meliputi scam atau pemalsuan data untuk penipuan dan phising alias penyusupan pesan guna menyebarkan virus dan ancaman pencurian data lainnya. Lebih buruknya lagi, hal ini paling banyak menyerang business emails yang dipakai oleh para pekerja di perusahaan.
Cukup beruntung bahwa hanya sekitar 4% pekerja yang termakan upaya kejahatan ini. Sementara 80% lainnya mampu mendeteksi pesan dan email address berbahaya berkat pengetahuan dan pengalamannya dalam dunia ini. Namun, ini tak menutup fakta bahwa ancaman itu nyata dan memiliki potensi yang kuat untuk menyerang siapapun.
"Bagaimana dengan pekerja atau pengguna email lain yang tidak cukup teliti dalam mendeteksi email berbahaya?”
Pada akhirnya, kita harus mempertanyakan solusi dari masalah ini. Pasalnya, spam filter bawaan yang tersedia pada platform email kita pun terkadang meloloskan pesan berbahaya yang dibuat sedemikian rupa oleh hacker profesional. Untuk itu, muncul lah software-software bantuan untuk email monitoring.
Dengan ini, kita dapat sepakati bahwa email activities memerlukan monitoring solutions.
Manfaat Email Monitoring
Menarik, bahwa ternyata pemantauan email memiliki cukup banyak manfaat lainnya terlepas dari perannya dalam memastikan keamanan email. Berikut ini kami telah mendata 4 manfaat email monitoring yang dapat memotivasi Anda untuk menggunakannya.
1. Mendeteksi Risiko Bahaya
Salah satu benefit dari email monitoring adalah untuk mendeteksi risiko bahaya yang mungkin terjadi. Dengan adanya proses monitoring, Anda dapat memastikan keamanan email yang Anda kirim, sekaligus dapat memastikan apakah ada incoming emails yang berbahaya.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pada email masuk Anda bisa mendeteksi ancaman bahaya yang ada. Email monitoring tools atau email monitoring software sendiri memiliki cara kerja yang berbeda-beda. Beberapa di antaranya memungkinkan Anda melakukan penyortiran di tingkat server, sehingga email dengan ancaman itu tidak akan bisa masuk ke inbox Anda.
Ini juga dapat dilakukan dengan membiarkan email yang berpotensi bahaya di mode karantina, yang artinya email baru bisa masuk ke folder inbox atau langsung dihapus bergantung pada keputusan Anda. Sementara beberapa lainnya baru memberi tanda khusus pada email yang sudah masuk ke inbox, sehingga Anda tidak sembarangan membukanya.,
Selain itu, Anda juga dapat memonitor keamanan data perusahaan yang bersifat rahasia dari pegawai yang mencoba untuk membagikan data tersebut ke pihak di luar perusahaan. Dengan deteksi risiko, Anda bisa menerapkan pembatasan dan pengaplikasian terkait security perusahaan dengan lebih baik.
2. Membantu Proses Troubleshooting
Pemantauan email membantu Anda untuk mendapatkan data yang berhubungan dengan masalah pada proses transmisi email seperti pengantaran email yang lambat, masalah terkait security, masalah terkait akun user, dan banyak lainnya.
Data-data itulah yang akan digunakan pada proses troubleshooting. Dengan mengetahui akar masalah, Anda akan bisa menentukan solusi pemecahannya. Hal terbaik yang bisa Anda dapatkan dari fungsi ini adalah jika Anda menggunakan bantuan tools yang fiturnya cukup lengkap sampai di tahap penyelesaian detail.
Adanya proses troubleshooting ini, memungkinkn Anda untuk dapat berfokus mengatasi masalah-masalah itu sebelum menjadi lebih serius. Dengan kata lain, ini merupakan tindakan pencegahan yang bagus untuk pemakaian email Anda.
3. Melancarkan Kegiatan Email Marketing
Email monitoring dapat berfungsi sebagai salah satu alat untuk mengumpulkan data dari customer Anda. Data yang dimaksud bisa berupa total jumlah klik, waktu yang dihabiskan user untuk membaca email yang Anda kirim, response time, sekaligus waktu yang dihabiskan untuk mengunjungi website, dan lain sebagainya.
Lebih jauh lagi, ini juga bisa berupa data terkait produk apa saja yang paling banyak diminati oleh customer setelah membaca email Anda. Akhirnya ini akan berguna bagi pelaksanaan marketing campaign Anda agar mencapai performa outgoing emails yang maksimal sesuai metrik-metrik utama yang dibutuhkan.
Insight: Memantau email open rate dan click-through rate akan sangat memengaruhi keberhasilan email marketing campaign Anda.
4. Memonitor Data Internal
Lewat monitoring, Anda juga bisa mendapat valuable insight terkait employee productivity di perusahaan Anda. Anda dapat melihat bagaimana keseharian pegawai Anda berkomunikasi, baik secara individu maupun antar departemen. Anda juga dapat mengetahui bagaimana pegawai Anda merespons email dari client.
Dengan melakukan employee monitoring pada email internal, Anda bisa menentukan kebijakan yang akan meningkatkan produktivitas tim Anda. Dengan alasan yang sama, kegiatan ini telah banyak diterapkan pada perusahaan-perusahaan profesional kelas menengah ke atas.
Di tahapan yang lebih jauh, Anda akan mendapati fungsi ini sangat berguna dalam menjaga komunikasi yang sehat antar pegawai. Juga, sebagai tolok ukur dalam menilai performa tiap pegawai Anda pada penilaian rutin melalui laporan aktvitas employee email.
Sampai di sini pembahasan mengenai email monitoring. Anda dapat mempelajari hal-hal lainnya terkait kegiatan ini melalui referensi artikel di atas, atau kunjungi blog kami untuk mendapat tips-tips penting email marketing.
Jangan lupa isikan data diri Anda pada form di bawah untuk bergabung dengan email newsletter kami. Atau daftarkan diri Anda di sini untuk memulai layanan email marketing dan transactional email kami!
(V.V)
