Mengenal 7 Komponen Mail Server dan Masing-Masing Fungsinya

Pernah mendengar mail server dan komponennya yang membantu dalam pengiriman email? Secara umum, kita mengenal 7 mail server utama, yaitu Mail Transport Agent (MTA), Mail Delivery Agent (MDA), dan Mail User Agent (MUA). Setiap komponen memainkan peran khusus dalam proses pemindahan dan pengelolaan pesan email.

Namun, lebih dari itu, masih banyak komponen lain yang tak kalah penting di dalam mail server. Apa sajakah itu? Untuk Anda, kami telah mendata komponen mail server lengkap yang perlu Anda ketahui. Yuk, baca penjelasannya di bawah ini!

1. Mail Transport Agent (MTA)

Yang pertama adalah Mail Transfer Agent (MTA). MTA mengangkut pesan email antar host menggunakan SMTP. Sebuah pesan mungkin melibatkan beberapa MTA saat bergerak ke tujuan yang diinginkan.

Meskipun secara kasat mata tampak mudah, pengiriman pesan antar mesin sebenarnya sangat rumit. Pengambilan keputusan untuk menerima pesan atau tidak dilakukan melalui pemindaian yang kompleks dari MTA. Tujuannya untuk menghindari email berbahaya atau pesan-pesan yang dianggap spam.

Jika harus didefinisikan, MTA merupakan komponen yang bertanggung jawab untuk mentransfer email dari server pengirim ke server penerima. Nah, kedua MTA di masing-masing server ini akan berkomunikasi, sehingga pesan dapat sampai ke penerima yang tepat.

Banyak program email client modern dapat berguna sebagai komponen MTA saat mengirim email. Namun, hal ini tidak bisa disamakan dengan peran MTA yang sebenarnya. Satu-satunya alasan program email client mampu mengirim email seperti MTA adalah karena host yang menjalankan aplikasi tidak memiliki MTA sendiri.

Hal ini terutama berlaku untuk program email client pada sistem operasi berbasis non-UNIX. Namun, program client ini hanya mengirim pesan keluar ke MTA yang diizinkan untuk digunakan dan tidak secara langsung mengirimkan pesan ke server email penerima yang dituju.

2. Mail Delivery Agent (MDA)

Komponen yang kedua ini masih berhubungan erat dengan MTA. Mail Delivery Agent (MDA) berperan untuk mengantarkan email ke mailbox penerima segera setelah MTA meloloskannya. Untuk itu, MDA mempunyai informasi alamat email penerima dan mengantarkan pesan ke tempat penyimpanan yang tepat, seperti bagian inbox utama.

Pada komponen ini, kerap dilibatkan juga fitur tambahan seperti spam filter untuk mengidentifikasi dan membuang email yang berbahaya atau tidak diinginkan. Namun, fitur tambahan itu dapat diatur aktivasinya oleh masing-masing pengguna email.

Dalam banyak kasus, MDA sebenarnya adalah Local Delivery Agent (LDA), seperti mail atau Procmail. Program apa pun yang benar-benar menangani pesan untuk dikirim ke titik di mana pesan itu dapat dibaca oleh aplikasi email client dapat dianggap sebagai MDA. Dalam hal ini, beberapa MTA (seperti Sendmail dan Postfix) dapat mengisi peran MDA ketika mereka menambahkan pesan email baru ke spool files user email lokal.

Secara umum, MDA tidak mengangkut pesan antar sistem serta tidak menyediakan user interface. MDA mendistribusikan dan mengurutkan pesan pada local machine untuk diakses oleh aplikasi email client.

3. Mail User Agent (MUA)

Selanjutnya adalah Mail User Agent (MUA). MUA identik dengan aplikasi email client. MUA adalah sebuah program yang memungkinkan pengguna untuk membaca dan menulis pesan email. Banyak MUA yang mampu mengambil email melalui protokol POP3 atau IMAP, menyiapkan kotak surat untuk menyimpan pesan, dan mengirim pesan keluar ke MTA.

4. Mail Access Agent (MAA)

Mail Access Agent (MAA) adalah komponen server email yang memungkinkan pengguna untuk mengakses email dari berbagai perangkat atau aplikasi. Jika Anda pernah membaca hal serupa pada pembahasan soal protokol IMAP atau POP3, MAA adalah komponen yang digunakan untuk keduanya. Jadi, Anda bisa membaca, mengirim, dan mengelola email dari komputer, handphone, atau perangkat lain dengan aplikasi email yang berbeda-beda.

5. Mail Storage

Komponen yang selanjutnya ini bertanggung jawab untuk menyimpan email yang diterima atau dikirim. Biasanya, mail server menggunakan penyimpanan yang aman dan dapat diakses untuk menyimpan pesan-pesan tersebut. Dalam beberapa kasus, database atau sistem file digunakan untuk tujuan ini.

Nah, yang membedakan satu platform email dengan yang lain biasanya berkaitan dengan mail storage ini. Ada yang menggunakan server fisik untuk penyimpanannya, ada juga yang menggunakan cloud server. Kapasitas dan keamanan untuk keduanya jelas berbeda. Maka dari itu, jika penggunaan email Anda bertujuan untuk kebutuhan marketing, pemilihan platform ini harus sangat diperhatikan.

6. Mail Filtering

Mail server juga memiliki komponen autentikasi pengguna untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang sah yang memiliki akses ke email mereka. Ini dapat melibatkan penggunaan kata sandi, sertifikat digital, atau metode autentikasi lainnya untuk mengamankan akun Anda.

Penyedia layanan email yang peduli dengan keamanan data pelanggan, biasanya akan menerapkan 2-Factor Authentucation (2FA). Ini adalah langkah pengamanan berlapis yang menuntut pengguna untuk membuktikan bahwa memang dirinyalah yang mencoba login ke akun tersebut.

Langkah keamanan 2FA ini bisa diimplementasikan menggunakan beberapa metode. Di antaranya yang paling umum seperti perpaduan kode angka dan huruf, atau melalu magic link yang dikirimkan via email atau metode lain yang dikehendaki.

Beberapa mail server juga dilengkapi dengan komponen filter untuk memeriksa email yang masuk dan keluar untuk menangkap spam, malware, atau pesan yang mencurigakan. Filter ini dapat menggunakan teknik seperti DNS-based blackhole list (DNSBL), greylisting, atau content filtering untuk mengurangi jumlah email yang tidak diinginkan atau berbahaya.

7. Logging and Monitoring

Komponen terakhir pada mail server yang kami sebutkan dalam daftar ini adalah Logging and Monitoring. Fungsinya bertanggung jawab untuk mencatat aktivitas server email, termasuk log pengiriman, penerimaan, dan kesalahan. Hal ini penting untuk memantau kinerja server, mendiagnosis masalah, serta memberikan informasi audit jika diperlukan.

Nah, itu dia tujuh komponen mail server yang berperan penting dalam proses pengiriman email Anda. Baik untuk tujuan pribadi maupun profesional, Anda sebaiknya memahami bagaimana alur pengiriman email ini bekerja melalui komponen-komponen yang ada di dalamnya.

Untuk menambah wawasan Anda terkait ilmu-ilmu teknis dan marketing, terutama yang berhubungan dengan email, silakan kunjungi blog kami. Atau, Anda bisa subscribe newsletter kami guna menerima update-update informasi terbaru setiap minggunya.

Terakhir, Anda bisa juga lho mencoba gratis tool email marketing kami yang tergabung dengan landing page builder dan form builder di sini.

(K.A) edited by (V.V)