Apa Itu SMTP Bounce Beserta Code dan Penyebabnya

Saat menjalankan email marketing, kita tidak berbicara mengenai sepuluh dua puluh orang penerima. Anda bisa saja mengirim ribuan hingga jutaan email address dalam satu kali pengiriman.  Hal ini tentunya meningkatkan kemungkinan terjadi bounce rate, bahkan jika Anda sudah menggunakan email service SMTP relay service. Nah, mengenai bounce ini, akan kita pelajari bersama lebih lanjut dalam artikel ini.

Apa Itu Bounce yang Terjadi pada SMTP?

Ini merupakan pentalan yang terjadi ketika Anda mencoba mengirim email dan server menolak atau memblokirnya. Ketika ini terjadi, biasanya Anda, selaku pengirim akan mendapat notifikasi dengan rincian informasi sebagai berikut.

  • Tanggal dan waktu email bounce terjadi.
  • Mail server yang memantulkan email Anda.
  • RFC code dan alasan terjadinya email bounce.

Dua Tipe Bounce: Hard & Soft Bounce

Pada penjelasan di atas, kami telah sedikit menyinggung mengenai RFC code dan alasan bounce. Kode-kode itu pada dasarnya dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu hard bounce dan soft bounce. Apa perbedaannya? Simak di bawah!

Hard Bounce

Hard bounce merupakan pentalan email yang bersifat permanen. Ini terjadi karena dua alasan utama, yaitu sebagai berikut.

  • Alamat email tujuan tidak tersedia.
  • Alamat email tujuan tidak valid.

Soft Bounce

Soft bounce merupakan pentalan email yang terjadi meskipun alamat email tujuan telah dijamin valid dan tersedia. Soft bounces disebabkan oleh alasan berikut ini.

  • Folder inbox penerima sudah penuh.
  • Terjadi gangguan server.
  • Ukuran email yang Anda kirimkan terlalu besar untuk akun penerima.

Anda dapat melihat jenis email bounce dan cara mengatasinya di sini..

Macam-Macam Bounce RFC Code

Mengacu pada RFC, umumnya hard bounce ditandai dengan kode 5XX dan soft bounce dengan kode 4XX. Di bawah ini akan kami jelaskan kode tiap jenis bounce beserta makna dan cara mengatasinya.

5.5.5 - Wrong Protocol Version

Penyebab: pengirim dan penerima menggunakan versi software email yang tidak kompatibel.

Solusi: upgrade versi software dan coba kirim ulang email.

5.5.4 - Transaction Failed

Penyebab: perintah yang digunakan untuk mengirim email oleh server pengirim tidak dikenali oleh server penerima.

Solusi: periksa alamat email dan password Anda terkait dengan SMTP dan ESP yang Anda gunakan.

5.5.3 - Too Many Recipients Attached

Penyebab: pengiriman email secara jumlah besar dan dalam satu waktu sampai batas di mana sistem tidak dapat menanganinya.

Solusi: kurangi jumlah email yang dikirimkan atau bagi ke dalam beberapa kelompok.

5.5.2 - Syntax Error

Penyebab: server email mengeluarkan perintah yang tidak dikenal.

Solusi: coba kirim ulang pesan. Jika masih berlanjut, hubungi ESP Anda.

5.5.1 - Authentication Required

Penyebab: perintah pengiriman pesan salah saat transmisi.

Solusi: coba kirim ulang dan jika masih sama, hubungi ESP Anda.

5.5.0 - Other or Undefined Protocol Status

Penyebab: masalah teknis yang tidak diketahui

Solusi: hubungi administrasi email Anda.

5.4.7 - Delivery Expired (Message Too Old)

Penyebab: penundaan saat memproses yang membuat email diidentifikasi kedaluwarsa oleh sistem.

Solusi: kirim ulang dan pastikan alamat email penerima sudah benar.

5.4.6 - Routing Loop Detected in a Network

Penyebab: email yang dikirim berulang secara retrospektif sehingga terjadi bounce.

Solusi: periksa alamat email penerima dan coba kirimkan kembali.

5.4.5 - Network Congestion

Penyebab: jaringan kelebihan beban.

Solusi: tunggu beberapa saat dan coba kirimkan kembali email Anda.

5.4.3 - Routing Server Failure

Penyebab: masalah jaringan yang mengakibatkan SMTP menjadi bounce.

Solusi: coba kirim ulang setelah beberapa saat.

5.4.2 - Bad Connection

Penyebab: jaringan terputus saat proses pengiriman belum selesa.

Solusi: pastikan koneksi jaringan stabil dan kirimkan kembali email Anda.

5.3.2 - System Not Accepting Network Messages

Penyebab: pemeliharaan sistem yang tidak direncanakan atau shutdown akibat beban berlebih pada server email.

Solusi: coba kirimkan kembali email Anda setelah beberapa waktu.

5.3.1 - Email System is Not Empty

Penyebab: sistem email kehabisan ruang dan tidak dapat menampung pesan baru.

Solusi: tunggu beberapa saat hingga sistem secara otomatis mengosongkan ruang atau hubungi penerima untuk meminta alternatif.

5.3.0 - Other or Undefined Mail System Status

Penyebab: terjadi masalah yang tidak diketahui dengan lebih dari satu sistem email penerima.

Solusi: tunggu beberapa menit dan hubungi penerima untuk meminta alternatif jika tidak bisa.

5.2.0 Other or Undefined Mailbox Status

Penyebab: masalah tidak teridentifikasi di kotak masuk penerima email.

Solusi: periksa sintaks alamat email penerima dan tunggu beberapa saat untuk coba mengirimkan ulang email Anda.

5.1.6 Mailbox has Moved

Penyebab: mailbox penerima tidak lagi menerima email.

Solusi: hubungi penerima atau administrasi email Anda untuk meminta informasi terkait pemindahan tujuan.

5.1.4 Destination Mailbox Address Ambiguous

Penyebab: ID email memiliki beberapa alamat, sehingga menjadi ambigu dan sistem tidak dapat mengenalinya.

Solusi: periksa di bagian administrasi email untuk mengetahui alamat email yang pasti.

5.1.3 Bad Destination Mailbox Address Syntax

Penyebab: alamat penerima tidak valid.

Solusi: perbaiki alamat email tujuan atau perbaiki daftar kontak Anda.

5.1.2 Host Unknown

Penyebab: domain email tujuan tidak valid sehingga terjadi bounce.

Solusi: periksa ejaan atau pastikan ke administrasi jika domain sedang dinonaktifkan untuk sementara waktu.

452 4.2.2 - Mailbox Full

Penyebab: kotak email penerima penuh.

Solusi: hubungi penerima melalui channel lain dan minta mereka mengosongkan sebagian ruang.

451 4.4.4 - Temporary Server Code

Penyebab: penyedia email penerima membatasi routing.

Solusi: Tunggu beberapa saat sampai server penerima tidak sibuk.

441 4.4.1 - Error When Sending an Email

Penyebab: jaringan sibuk.

Solusi: coba kirim ulang setelah beberapa saat.

421 4.4.2 - Network Connection Timed Out

Penyebab: koneksi jaringan terputus sebelum email berhasil dikirim.

Solusi: coba kirim ulang email setelah jaringan tersambung kembali.

Baca Juga

Sekian mengenai SMTP bounce dan tipe-tipe kodenya. Dapatkan informasi menarik lainnya seputar SMTP di blog kami. Untuk memulai email marketing campaign dengan kami, daftarkan diri Anda di sini.

(V.V)