11 Transactional Email Best Practices untuk Bisnis Anda

Transactional email merupakan email yang dikirimkan dari perusahaan Anda kepada pelanggan untuk mengkomunikasikan informasi terkait transaksi atau perjanjian. Transactional email berbeda dari marketing email karena tujuan utamanya bukan untuk melibatkan pelanggan untuk melakukan pembelian, tetapi untuk memberitahu mereka tentang status tindakan yang sudah berlangsung.

Jenis email ini dapat digunakan untuk order confirmations pada order confirmation email, mengirim account notifications pada notification emails, melakukan promosi pada promotional emails, password reset emails, dan lain-lain. Dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa transactional email best practices yang dapat membantu memaksimalkan performa bisnis Anda.

1. Minimalkan Delay Pengiriman Email

Dalam pengiriman transactional email, ada yang namanya delay. Istilah ini mengacu pada selisih waktu antara trigger yang terekam dari tindakan pengunjung di website Anda dengan saat Anda mengirimkan email sebagai respons lanjutannya.

Bayangkan jika Anda melakukan pendaftaran pada pukul 09:00, kemudian baru menerima email konfirmasi di tiga puluh menit setelahnya. Bukan sebuah pengalaman yang menyenangkan, bukan?

Untuk itu, dalam best practices yang pertama ini, Anda harus bisa memangkas selisih waktu tersebut ke dalam hitungan menit atau bahkan detik. Anda bisa menjalankannya secara otomatis sehingga pelanggan Anda akan menerima pesan tepat setelah berinteraksi dengan brand Anda. Hal ini dapat membangun kepercayaan dengan pelanggan menarik perhatian mereka saat mereka masih terlibat dengan brand Anda.

2. Buat Alur Pengiriman yang Halus

Dari proses pendataan tindakan audiens di situs bisnis Anda, dilanjutkan dengan pengiriman email pertama, hingga mungkin diperlukannya beberapa email lanjutan, Anda harus bisa menjalankan semuanya sehalus mungkin. Poinnya adalah untuk tidak memaksakan tujuan Anda kepada audiens.

Melakukan hal itu hanya akan membuat audiens merasa terganggu dan enggan melanjutkan proses konversi. Ini dapat dicapai dengan menetapkan trigger, merancang alur, menentukan jenis email messages, dan membuat konten di dalamnya secara tepat.

3. Sajikan Konten yang Menarik

Sebagai kelanjutan poin nomor dua, Anda perlu membuat konten yang menarik, sehingga audiens mau menanggapi email Anda. Ini selaras dengan tujuan transactional email itu sendiri, di mana Anda harus membuatnya bersifat interaktif, sehingga menghasilkan output yang sesuai harapan.

Adapun untuk melaksanakan best practices yang satu ini, Anda harus belajar email copywriting secara lebih mendalam. Juga mengenai tampilan dan visual dukungannya.

4. Gunakan Desain yang Relevan

Berbicara mengenai tampilan dan visual, saran terbaik yang dapat kami berikan adalah mempekerjakan seorang desainer profesional. Hanya dengan begitu Anda bisa menyajikan tampilan email yang menarik di mata audiens, lengkap dengan kemampuannya dalam memengaruhi keputusan audiens.

Namun, jika Anda tidak bisa melakukan hal itu dan memilih mengerjakan semuanya sendiri, Anda bisa menggunakan template-template yang tersedia gratis di pasaran. Sebut saja layanan transactional email kami sebagai contoh. Dengan berlangganan, di dalamnya Anda akan mendapat template gratis yang dapat langsung dipakai maupun dikustomisasi sesuai kebutuhan Anda.

5. Pastikan Tampilannya Mobile-Responsive

Fakta menyebutkan bahwa 43% orang membaca email melalui handphone mereka. Hal ini dapat menjadi suatu pertimbangan Anda untuk menyusun transactional email yang mobile-friendly. Tampilan yang dibuat mobile-friendly dapat membantu audiens untuk menerima dan mengerti semua informasi yang telah Anda kirimkan.

Perlu diingat, bahwa ini bukan hanya mengenai visual grafis di dalamnya, melainkan penyusunan subjek dan preheader email. Pelajari jumlah karakter maksimal yang bisa masuk dalam tampilan mobile devices. Pertimbangkan juga panjang kalimat, jumlah baris dalam satu paragraf, dan keseluruhan teks dalam body email Anda.

Satu hal terakhir yang tak kalah penting untuk ini yaitu CTA. Tempatkan CTA button di area yang nyaman ditangkap mata. Ukur juga perkiraannya, apakah audiens akan mengeklik tautan yang Anda lampirkan dalam posisi demikian.

6. Tetapkan Sender Name yang Familiar

Pada best practices yang satu ini, kami akan langsung memberi contoh skenario. Bayangkan jika Anda baru saja berlangganan email newsletter MTARGET, dan tak lama kemudian sebuah welcome email masuk. Namun, saat Anda buka email tersebut, ternyata pengirimnya adalah Nadine.

Bukan tidak mungkin Nadine merupakan email specialist di MTARGET. Namun, apakah Anda akan percaya begitu saja? Bagaimana penilaian Anda akan email tersebut?

Ada banyak kemungkinan yang terjadi pada kasus semacam itu. Anda selaku audiens bisa saja tidak percaya dan mengabaikan instruksi untuk tahapan selanjutnya. Atau Anda merasa aneh dan langsung mengeklik tombol unsubscribe. Dalam kasus yang lebih ekstrem, Anda mungkin menilainya sebagai bentuk tidak professional yang akhirnya berujung pada pemberian label buruk terhadap keseluruhan bisnis.

Maka, untuk mencegah hal itu, sangat penting untuk mengatur sender name email Anda. Gunakan nama yang familiar, misalnya samakan dengan nama brand atau situs bisnis Anda. Jika ingin menggunakan persona, Anda bisa menuliskan “Nadine from MTARGET”.

7. Tarik Minat Audiens dengan Catchy Subject

Di atas kami telah sempat menyebut perihal subject dan preheader. Ini adalah apa yang pertama kali audiens Anda akan lihat begitu mereka membuka folder inbox. Oleh karena itu, Anda tidak boleh melewatkan kesempatan untuk menarik perhatian mereka.

Buatlah subject email yang semenarik mungkin, sesuai tema dan segmen audiens yang terlibat. Jika Anda menerapkan best practices ini, kemungkinan audiens untuk membuka email Anda akan meningkat. Ini sekaligus meningkatkan kesempatan Anda mendapat respons dan konversi.

8. Biarkan Audiens Mengelola Preferensi Email Mereka

Sebagai bagian dari strategi email marketing Anda, mengembangkan daftar kontak adalah langkah penting namun ternyata memasukkan unsubscribe link pada bagian akhir email Anda merupakan bagian terpenting dari proses tersebut.

Dengan menambahkan unsubscribe link dalam transactional email Anda, para audiens dapat menjaga inbox mereka tetap rapi, sehingga mereka dapat fokus pada hal yang paling penting dan tidak menandai email Anda sebagai spam.

9. Selalu Lakukan Pengujian dan Pemantauan

Ini adalah prinsip dasar yang harus selalu dipegang oleh para email marketer. Sebelum benar-benar mengirimkan email Anda ke audiens, cobalah untuk melakukan A/B testing atau sistem pengujian lain. Tujuannya untuk memastikan performa email Anda bekerja sesuai plan.

Di sisi lainnya, setelah campaign Anda selesai, pastikan untuk memantau hasil capaian metrik yang Anda peroleh. Ini akan memberi Anda informasi mengenai keberhasilan strategi yang Anda terapkan. Jikapun tujuan Anda belum tercapai, pemantauan metrik dapat membantu Anda melakukan evaluasi.

10. Pilih Email Service Provider Terbaik

Memilih penyedia transactional email service provider yang tepat dapat meningkatkan pengalam pelanggan atau audiens Anda. Transactional email service provider yang bagus dapat memberikan Anda akses tools dan fitur untuk membuat desain email yang menarik dan peluang terbaik untuk masuk ke dalam inbox mereka.

Pastikan kembali email service provider yang Anda gunakan memberikan Anda akses untuk meninjau statistik deliverability secara berkala untuk semua jenis transactional email yang Anda kirimkan.

Kami dapat membantu Anda merancang automated emails yang memenuhi customer expectations demi menciptakan customer experience yang memuaskan. Dengan layanan kami, transactional messages Anda dapat lebih terfokus dan efektif.

11. Pisahkan Email Marketing Anda

Email marketing dirancang untuk mempromosikan produk atau layanan Anda, berbagi jenis-jenis konten, dan memberikan pembaruan untuk menjaga hubungan dengan pelanggan dan prospek. Jika Anda memantau kinerja email marketing campaign Anda, Anda akan melihat bahwa ada beberapa audiens yang mungkin berhenti berlangganan atau ditandai sebagai spam email.

Hal-hal berikut ini dapat membantu Anda memisahkan antara marketing emails dan transactional email yaitu, cobalah untuk mengirimkan email marketing dan transactional email Anda dari domain atau subdomain yang berbeda untuk meningkatkan delivery rates dan mencegah masalah dari throughput atau blacklisting issues dengan menggunakan server yang berbeda untuk marketing and transactional emails, sehingga email Anda tidak masuk ke spam folders.

Demikian penjelasan mengenai best practices yang dapat Anda terapkan dan salah satu transactional email best practices lainnya yaitu bersikap terbuka dan memberitahu penerima tujuan dari pengiriman email tersebut.

Selain itu, dapatkan juga tips dan trik menarik seputar transactional email lainnya pada blog kami. Ingin mencoba transactional email service kami? Daftarkan diri Anda di sini.

(S.A) Edited by (V.V)