Apa itu WMS? Baca Penjelasan Lengkapnya di Sini!

Pada metode konvensional, sistem pengelolaan gudang dilakukan secara manual oleh seorang admin yang ditugaskan. Dimulai dengan pencatatan di buku, sampai penggunaan bantuan software data management seperti Excel. Kini, pekerjaan semacam itu umum dilakukan melalui WMS. Apa itu WMS?

Apa Itu WMS?

Warehouse Management System (WMS) merupakan sebuah software bantuan yang dirancang untuk mengelola pergudangan. Terdapat berbagai macam proses yang terjadi. Dari yang namanya stok barang, penyortiran, alur masuk dan keluar, penempatan, pengiriman, dan lain sebagainya. Sistem ini menggantikan sistem lama dengan cara kerja yang lebih mudah. Tentunya, lebih cepat dan akurat.

Bahkan seiring perkembangannya, WMS telah dilengkapi dengan berbagai fitur canggih. Sebut saja code scanner, email, dan integrasi ke software lain. Dengan begtu, semua pengelolaan data menjadi sepenuhnya dilakukan secara digital, yang tentu akan memudahkan pengarsipan dan pemindahan tangan di masa mendatang.

Istilah-Istilah dalam Sistem WMS

Untuk lebih mengenal apa itu WMS, kami akan menunjukkan istilah-istilah yang sering muncul dalam sistem ini. Anda bisa mempelajari ini terlebih dahulu sebelum memutuskan bekerja di pergudangan.

1. Picking

Istilah pertama ini mengacu pada proses penjemputan barang ke gudang untuk kemudian diantarkan ke gudang lain yang lebih kecil atau langsung ke dalam toko retail. Dengan WMS, proses ini dapat disederhanakan menggunakan data-data yang sudah tercatat.

Jadi, antara petugas toko, gudang, dan pengantar memiliki kesepakatan dan pemahaman yang sama tentang jumlah dan detail barang yang harus diambil. Jika ternyata barang yang dibutuhkan tidak ada di gudang pun, petugas toko akan mengetahuinya, sehingga dapat diputuskan solusi yang tepat.

2. Receiving

Jika gudang adalah tempat mengatur lokasi penyimpanan barang, dari mana datangnya barang-barang itu? Nah, pada proses receiving ini Anda akan melihat bagaimana barang diterima oleh gudang dari pabrik atau tempat produksi. Di sini jugalah proses pendataan awal terjadi. Tentang berapa jumlah barang, apakah ada barang baru, bagaimana pengaturan distribusinya nanti, dan lain sebagainya.

3. Put Away

Setelah barang diterima, selanjutnya perlu dilakukan penataan sesuai konsep yang telah ditentukan. Proses ini disebut putaway, yaitu meletakkan barang tertentu pada lokasi tertentu di dalam gudang. Dengan adanya penataan semacam ini, petugas akan mudah melakukan proses lanjutan, misalnya ketika harus memeriksa atau mengambil barang yang spesifik.

4. Packing

Tidak semua gudang berfungsi untuk menyimpan barang saja, kemudian dikirimkan dalam boks-boks besar ke toko retail. Pada era jual beli online seperti sekarang, banyak juga gudang yang sekaligus berfungsi sebagai tempat packing.

Ini umumnya dilakukan ketika ada pesanan masuk dari toko online. Petugas di gudang akan mengemas barang sesuai standarnya masing-masing. Anda bisa melihat gambar gudang milik Amazon sebagai yang terbsar dalam mendukung fungsi ini.

5. Shipping

Nah, setelah pesanan selesai dikemas, selanjutnya proses pengiriman barang (shipping) perlu dilakukan. Ini umumnya dilakukan secara serentak untuk banyak pesanan sekaligus. Nantinya, tahapan proses pengiriman ini pun dapat dilihat pada WMS secara real-time.

6. Returns

Di antara istilah-istilah lainnya, returns mungkin menjadi yang paling ingin dihindari oleh pengelola bisnis dan gudang. Istilah ini mengacu pada pengembalian barang yang sudah diterima oleh konsumen ke gudang. Tidak hanya kerugian pengembalian uang, proses selanjutnya terkait barang tersebut pun melelahkan.

Anda perlu membongkar barang yang sudah dikemas dan mengembalikan ke tempatnya. Jika hanya ada satu-dua barang memang tidak menjadi masalah. Namun Anda bisa bayangkan jika ratusan barang datang setiap harinya. Belum lagi terkait pencatatan laporan mengenai pengembalian ini.

7. Dispatching

Dispatching dalam WMS merupakan proses pemantauan pesanan untuk memastikan barang sampai di tangan konsumen dan tidak ada pengembalian setelahnya. Ini perlu dilakukan dalam kaitannya dengan pelaporan juga. Proses transaksi bisa dikatakan selesai hanya jika barang telah sampai dengan selamat dan konsumen tidak memiliki komplain terkait barang yang diterimanya.

8. Stock Take

Meskipun telah menggunakan WMS, stock take alias proses mencocokkan data dengan barang fisik masih perlu dilakukan. Bedanya dengan sistem manual, WMS membantu Anda melakukan pekerjaan ini.

Pertama, Anda memiliki data yang rapi dan jelas. Kedua, penataan barang di gudang Anda pun sesuai dengan konsep yang telah ditetapkan. Sehingga tidak akan ada waktu dan tenaga yang terbuang sia-sia hanya untuk mencari barang yang lupa diletakkan di mana.

9. Reporting

Terakhir dan salah satu yang paling penting, tentu saja adalah reporting. Dalam setiap pekerjaan yang berurusan dengan data, apalagi di sini ada jumlah barang masuk dan keluar yang harus sesuai, proses pelaporan selalu menjadi hal yang merepotkan.

Namun Anda tidak perlu khawatir akan hal itu, sebab dengan WMS ini dapat dilakukan secara mudah. Kemungkinan barang rusak dan tidak sesuai pun dapat Anda hindari, jadi laporan dapat lebih baik.

Konsep dan Cara Kerja WMS

Pada dasarnya, WMS bekerja dengan menandai barang dengan kode-kode unik (biasanya berupa barcode) sehingga mudah diidentifikasi. Kode-kode itu akan mendeteksi barang mana saja yang saat ini ada di dalam gudang, masuk ke kategori yang mana, kapan sampai dan akan dikirim keluar, bagaimana kondisinya, dan data-data lain yang dibutuhkan.

Kode yang diberikan juga umumnya dapat memberikan informasi lokasi barang secara akurat. Hal ini mampu mencegah barang tertinggal atau salah antar.

Jika membicarakan praktiknya, ada tiga konsep manajemen yang umum digunakan dalam WMS. Berikut ini penjelasannya.

1. First In First Out (FIFO)

Pada konsep ini, barang yang pertama kali masuk ke gudang harus menjadi barang yang pertama keluar. Tujuannya agar tidak ada barang yang menumpuk terlalu lama di dalam gudang. Untuk itu, dalam penataannya pun biasanya pengelola memiliki rak-rak khusus yang ditata sesuai urutan barang masuk.

2. Last In First Out (LIFO)

Konsep kedua ini merupakan kebalikan dari yang sebelumnya. Pada LIFO, barang yang terakhir kali masuk justru menjadi yang pertama keluar. Biasanya hal seacam ini harus dilakukan sebab kondisi barang itu sendiri yang tidak memungkinkan jika harus diterapkan konsep FIFO.

Contohnya adalah pasir. Ketika kaluar, bagian atasnya harus diambil terlebih dahulu. Sebagai catatan, konsep ini hanya bisa diberlakukan untuk barang-barang yang kualitasnya tida mudah menurun karena disimpan terlalu lama.

3. First Expired First Out (FEFO)

Untuk konsep yang terakhir ini, seharusnya sudah bisa Anda tebak bahwa urutan barang keluar ditentukan oleh jangka waktu ketahanan barang. Barang yang mendekati waktu kedaluarsa harus keluar terlebih dahulu. Contoh yang paling umum adalah pada gudang makanan.

Sebagai pemilik gudang, Anda tentu tidak ingin stok barang Anda terbuang begitu saja karena kedaluarsa. Maka dari itu, penyimpanan di dalam gudang dan pendataannya pun dilakukan berdasarkan tanggal itu.

Fungsi WMS

Anda telah mengetahui apa itu WMS dan bagaimana cara kerjanya. Sekarang, mari kita melihat apa saja fungsi Warehouse Management System ini.

1. Menyimpan Barang

Fungsi WMS yang pertama adalah untuk menyimpan barang. Tentunya yang dimaksud dengan menyimpan ini bukan sekadar memasukkan barang ke dalam gudang secara acak. Berdasarkan konsep yang sudah dijelaskan sebelumnya, Anda bisa menyimpan barang dengan lebih tertata dengan pemisahan kategori tertentu.

Misalnya, ketika menerakan konsep FEFO, Anda bisa menentukan section khusus di dalam gudang Anda. Sebelah mana yang harus berisi barang-barang dengan waktu expired kurang dari 1 bulan, mana yang tinggal hitungan hari, mana yang masih bisa tahan selama tahunan, dan lain sebagainya.

2. Mendata Barang dan Alur Perjalanannya

Dengan penyimpanan yang tertata sedemikian rupa, nantinya proses lanjutan seperti pengambilan dan pengiriman pun akan lebih mudah dilakukan. Misalnya ketika Anda memiliki jadwal untuk mengirimkan barang dari gudang satu ke gudang lain. Atau kapan Anda harus mengantarkannya ke toko retail.

Tanpa WMS, Anda berkemungkinan melewatkan pendataan beberapa barang. Sehingga ketika dilihat catatannya, tampak ada barang yang menghilang dan lain sebagainya. Dengan WMS, jikapun tu terjadi, Anda masih bisa melacak keberadaan barang dengan kode unik yang dimiliki tiap barang.

3. Melindungi Barang dari Risiko Bahaya

Risiko bahaya yang disebutan pada poin ini dapat berupa apa saja. Mulai dari kerusakan yang paling sepele, sampai ke pencurian dan lain sebagainya. WMS mencegah terjadinya hal itu dengan mengatur sistem penyimpanan yang rapi dan sistematis.

Jika dalam praktiknya telanjur ditemukan barang yang defect, Anda dapat memisahkannya dengan baik menggunakan sistem yang sudah diatur sedemikian rupa. Hal selanjutnya yang harus Anda ambil terkait barang tersebut pun dapat ditentukan dengan pasti.

Mengenai risiko pencurian, WMS melindungi barang dan gudang Anda dengan code scanner dan batasan akses pada sistemnya. Sehingga, jika ternyata pencurian telah terjadi, Anda masih bisa melacaknya dengan kode yang sudah terdata.

4. Mencegah Barang Terbuang Sia-Sia

Pada penyimpanan gudang yang tidak diatur dengan baik, Anda bisa saja melewatkan beberapa barang yang sudah mendekati tanggal kedaluwarsa atau memang sudah rusak akibat faktor lain. Tak jarang juga ditemukan barang rusak yang akhirnya memengaruhi barang-barang lain di sekitarnya.

Kesia-siaan itu dapat Anda hindari dengan WMS. Contoh lainnya adalah kondisi overstock atau justru understock akibat waktu dan frekuensi pengiriman yang tidak tepat. Pada kondisi barang berlebih, gudang akan menjadi tidak kondusif. Sebaliknya, jika terjadi kekurangan barang, proses distribusi dan jual beli akan terhambat.

5. Menyederhanakan Proses Pelaporan

Pada WMS yang tlah terintegrasi dengan software lain, Anda tidak perlu lagimembuat laporan rutin secara manual. Anda bisa melihat riwayat distribusi barang di gudang dalam bentuk simpulan yang dapat langsung dilaporkan. Jika Anda butuh rinciannya, itu juga telah tersimpan di dalam sistem.

Baca Juga

Itu dia pembahasan mengenai apa itu WMS lengkap dengan konsep dan fungsinya dan alasan mengapa menggunakan Warehouse Management System mempermudah Anda. Anda bisa mempelajari hal-hal lainnya terkait pengelolaan data melalui blog kami. Jika Anda penasaran dengan layanan Conversational Data Collection kami, silakan daftarkan diri Anda di sini dan coba fitur-fiturnya secara gratis!

(V.V)