Mengirimkan Invoice Email dengan Transactional Email

Transactional email adalah sebuah email yang dikirim setelah pelanggan melakukan tindakan tertentu yang artinya bahwa seseorang dapat menggunakannya untuk mengomunikasikan konfirmasi pengiriman, pembaruan akun, pengaturan ulang kata sandi, atau informasi penting lainnya.

Contohnya, suatu perusahaan e-commerce mengirimkan email konfirmasi pengiriman setelah pelanggannya melakukan pembelian dan pada saat waktu yang sama, perusahaan jasa keuangan juga mungkin mengirimkan email pembaruan akun setelah pelanggan melakukan transaksi. Lalu, apa bedanya dengan invoice email dan bagaimana cara mengirimkannya?

Email ini merupakan jenis email yang dikirim oleh pelaku bisnis dan diterima oleh pelanggan atau kliennya yang belum melakukan proses pembayaran terhadap produk atau jasa yang ditawarkan oleh pelaku bisnis tersebut atau ini merupakan peringatan untuk paid on time pada sesuatu yang user belanjakan.

Jika Anda mengirimkan email tersebut, ada beberapa hal yang harus Anda pastikan untuk disertakan dalam invoice email itu sendiri.

Hal yang Harus Diperhatikan dalam Invoice Email

Pastikan kembali email Anda menyertakan informasi di bawah ini:

1. Invoice ID

Invoice ID atau ID faktur adalah nomor unik untuk faktur yang memungkinkan Anda segera mengidentifikasinya dari faktur lain. Ini memungkinkan Anda dengan mudah mereferensikan faktur mana yang Anda gunakan saat melakukan transaksi bisnis apa pun dengan pelanggan. Nomor ini juga membantu Anda mengatur semua faktur dalam perhitungan pajak.

2. Informasi Bisnis

Saat membuat email ini, Anda harus menambahkan semua informasi bisnis Anda yang mencakup seperti, alamat bisnis, nomor telepon, email addresses, dan logo perusahaan.

3. Informasi Kontak untuk Klien

Selain memiliki semua informasi kontak bisnis Anda, Anda juga harus memiliki informasi kontak pelanggan Anda yang akan membantu Anda mengidentifikasi dengan tepat kepada siapa Anda mengirim email tersebut.

4. Tambahkan Daftar Produk dan Layanan

Daftar produk atau layanan yang terperinci bertujuan agar pelanggan mengetahui persis apa yang mereka terima dari Anda dan apa yang mereka bayar. Anda harus menyertakan dengan jelas layanan atau produk apa yang Anda berikan sehingga memungkinkan pelanggan memahami tiap prosesnya.

5. Tambahkan Rincian Jumlah Biaya

Anda harus menambahkan rincian jumlah total yang harus dibayar pelanggan secara lengkap sekaligus pajak atau biaya tambahan lainnya.

6. Ketentuan Pembayaran

Jangan lupa menambahkan informasi ini ke dalam isi invoice email, berikan informasi yang jelas terkait kapan Anda harus dibayar dan hukuman apa yang dikenakan pelanggan jika mereka membayar terlambat. Penting sekali untuk Anda menyertakan detail informasi ini pada invoice email untuk membantu Anda mengetahui kapan harus mengirim email kembali bagi pelanggan yang gagal membayar tepat waktu.

Tips Menulis Invoice Email dengan Menggunakan Transactional Email

Subject line dan isi dari email dengan menggunakan transactional email harus singkat dan to the point. Tujuannya adalah untuk menyediakan pelanggan dengan informasi yang mereka butuhkan tanpa membebani mereka dengan terlalu banyak teks.
Buatlah isi teks invoice email Anda menjadi paragraf yang lebih pendek dan menggunakan kalimat penting saja untuk memudahkan pelanggan memindai email dan menemukan informasi yang pelanggan atau audiens cari.
Di dalam email, Anda jangan terlalu banyak menggunakan gambar karena terlalu banyak gambar dapat membuat email terlihat berantakan dan sulit dibaca pelanggan.
Pastikan email Anda yang menggunakan transactional email menyertakan CTA yang jelas, seperti tautan untuk melanjutkan pembayaran, melihat faktur atau tombol untuk mengautentikasi akun.

Cara Mengirimkan Invoice Email menggunakan Fitur Transactional Email MTARGET

Salah satu fitur unggulan yang kami miliki yaitu transactional email yang berfungsi untuk mengirimkan email berdasarkan trigger interaksi pengguna dengan sistem aplikasi web, seperti email rangkuman invoice transaksi atau email permintaan reset password. Kemudian, cara mengirimkan invoice email pada fitur kami sebagai berikut:

1. Pilihlah Email Composer

Langkah pertama, Anda tentunya dapat membuat invoice email dengan dua pilihan yaitu membuat email dengan plain text HTML atau memanfaatkan desain invoice templates yang sudah kami sediakan.

2. Pilihlah Template yang Sesuai

Template merupakan fitur yang kami tawarkan untuk membuat email dengan satu desain tampilan tanpa perlu melakukan coding sama sekali, Anda dapat menggunakan invoice email template kami secara mudah dan praktis.

3. Laporan Pengiriman

Setelah Anda melakukan pengaturan dalam isi email Anda, memilih template, dan mengirimkan kepada pelanggan Anda. Anda dapat memantau hasil dari email yang Anda kirimkan dan membantu Anda untuk menganalisis apa yang harus diperbaiki atau ditingkatkan dalam pengiriman email tersebut.

Dengan adanya fitur unggulan ini, kami harap dapat membantu Anda menemukan solusi yang tepat untuk bisnis Anda kedepannya terutama dalam pembuatan invoice email. Jika Anda ingin mencoba fitur transactional email kami, Anda bisa mencoba free trial di sini.

Selain itu, dapatkan juga tips dan trik menarik seputar transactional email lainnya pada blog kami. Ingin memulai email marketing campaign dengan kami? Daftarkan diri Anda di sini.

(S.A)