9 Jenis Trigger-Based Email dan Cara Menggunakannya

Salah satu jenis email yang efektif untuk bisnis adalah trigger-based email. Sesuai sebutannya, trigger-based email adalah email yang dikirim secara otomatis berdasarkan suatu tindakan atau peristiwa tertentu. Jenis-jenis trigger-based email sangat beragam dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Jenis-Jenis Trigger-Based Email

Dalam artikel ini, kita akan membahas 9 jenis trigger-based email dan kegunaannya untuk bisnis. Dengan memahami jenis-jenis email ini, Anda dapat menggunakan email untuk mencapai tujuan bisnis Anda dengan lebih efektif.

1. Welcome Emails

Welcome email atau email selamat datang adalah pesan yang dikirimkan kepada pelanggan baru setelah mereka mendaftar atau berlangganan. Email ini biasanya berisi informasi tentang produk atau layanan yang ditawarkan, serta cara menggunakan produk atau layanan tersebut. Tak jarang pula, bisnis hanya benar-benar memberikan ucapan selamat datang atau selamat bergabung kepada para pelanggan dan member baru.

Trigger yang dipakai dalam pengiriman email welcome ini adalah signup. Jadi, setelah seorang pelanggan melakukan pendaftaran dengan mencantumkan alamat emailnya, sistem akan langsung mengirimkan pesan selamat datang ke inbox mereka.

2. Onboarding Emails

Onboarding email adalah email yang dikirim kepada pelanggan baru setelah mereka mendaftar atau berlangganan. Email ini secara umum mirip dengan welcome email. Namun, isinya lebih spesifik untuk mengarahkan pelanggan baru mengenai tindakan lanjutan yang harus mereka lakukan.

Misalnya, setelah seorang pelanggan melakukan pembuatan akun email marketing dashboard, email ini akan dikirimkan oleh sistem untuk mengarahkan pelanggan tersebut membuat email campaign pertamanya. Trigger yang digunakan untuk email ini biasanya berupa signup, request demo, atau create account.

3. Reminder Emails

Email reminder adalah email yang dikirim untuk mengingatkan pelanggan tentang suatu hal, seperti tanggal jatuh tempo, pembayaran yang belum diselesaikan, atau tanggal pelaksanaan event. Email ini dapat membantu meningkatkan keterlibatan pelanggan serta menaikkan tingkat penjualan.

Trigger untuk email ini dapat berupa limit waktu yang ditetapkan setelah pelanggan melakukan salah satu dari aktivitas yang disebutkan di paragraf sebelumnya. Anda bisa saja mengirimkan reminder email lebih dari satu kali selama beberapa periode waktu tertentu dengan kondisi-kondisi khusus.

4. Cart Abandonment Emails

Cart abandonment email email adalah email yang dikirim kepada pelanggan yang meninggalkan keranjang belanja tanpa menyelesaikan transaksi. Email ini biasanya berisi informasi tentang produk atau layanan yang ditinggalkan pelanggan, serta penawaran atau discount code untuk mendorong pelanggan untuk menyelesaikan transaksi. Tujuan utama dari email ini adalah meningkatkan conversion rates.

Biasanya, trigger-based email yang satu ini digunakan oleh para marketplace atau e-commerce. Sistem email mereka akan terhubung dengan kondisi shopping cart setiap pengguna. Namun, email tidak harus selalu dikirimkan di setiap penambahan barang tanpa checkout. Anda bisa mengatur untuk mengirimkannya secara random atau hanya untuk jenis produk tertentu.

5. Birthday Emails

Email ulang tahun dikirimkan sebagai bentuk marketing strategy yang berfungsi untuk meningkatkan customers engaged. Pesannya berupa ucapan selamat ulang tahun yang bisa saja disertai penawaran khusus. Misalnya, promo diskon khusus untuk pelanggan yang berulang tahun di tanggal itu.

Trigger yang digunakan dalam email ini jelas, yaitu tanggal. Jadi, Anda perlu membuat database yang berisi alamat email pelanggan beserta tanggal ulang tahunnya.

Tips: Kumpulkan data hari ulang tahun atau data lainnya yang Anda butuhkan dari pelanggan menggunakan online form yang dapat diintegrasikan ke halaman online Anda.

6. Email OTP

Email OTP alias One Time Password adalah email yang berisi kode verifikasi yang digunakan untuk keperluan sign up atau sign in. Kode OTP ini biasanya dikirimkan ke alamat email pengguna. Karena hanya bisa digunakan satu kali dalam jangka waktu yang terbatas, umumnya pengiriman email ini mensyaratkan kecepatan.

Jadi, Anda harus sangat menjaga kualitas pengiriman email Anda untuk bisa memenuhi permintaan atas kode OTP oleh pelanggan. Untuk trigger-nya sendiri, Anda bisa menggunakan aktivitas-aktivitas tertentu seperti pembuatan akun, percobaan masuk ke akun dari device yang berbeda, dan sebagainya.

7. Follow-Up Emails

Email follow-up bisa saja dikirimkan secara manual. Namun, untuk kasus yang mensyaratkan pengiriman secara tepat waktu dalam volume yang besar, menggunakan trigger-based email adalah pilihan terbaik.

Email ini biasanya digunakan saat Anda harus menagih pembayaran dari pelanggan yang mengabaikan email invoice. Ini juga bisa Anda gunakan untuk membujuk pelanggan mengambil keputusan konversi setelah sempat bersinggungan dengan bisnis Anda. Maka dari itu, trigger untuk email ini sangat bervariasi bergantung pada kebutuhan dan alur bisnis Anda.

8. Reset Password Emails

Email reset password adalah email yang dikirimkan kepada pengguna untuk membantu mereka mengatur ulang kata sandi. Email ini biasanya berisi tautan yang dapat digunakan pengguna untuk mengatur ulang kata sandi mereka. Tujuannya untuk memastikan bahwa permintaan reset password dilakukan oleh pemilik akun yang sah. Maka seperti OTP, pengiriman email ini pun harus dilakukan secara cepat dan tepat.

9. Transactional Emails

Terakhir, ada transactional email yang erat kaitannya dengan kegiatan transaksi. Ini meliputi order confirmation email, konfirmasi pembayaran, email invoice, status pengiriman barang, pembatalan pesanan, dan sejenisnya.

Email jenis ini memiliki dua karakteristik utama. Antara yang bersifat informatif, artinya tidak butuh tindakan lanjutan, atau yang harus segera ditanggapi. Trigger untuk email ini pun sangat bervariatif sesuai tipe dan tujuannya.

Cara Mengirimkan Trigger-Based Email

Untuk membuat dan mengirimkan trigger-based email, Anda perlu terlebih dahulu menentukan jenis trigger yang ingin Anda gunakan. Setelah itu, Anda perlu menyiapkan konten email yang akan dikirim. Konten email ini harus disesuaikan dengan jenis trigger yang digunakan.

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat dan mengirimkan trigger-based email:

Tetapkan jenis trigger yang akan digunakan melalui email tools Anda.
Buat konten email yang sesuai dengan trigger dan tujuan email tersebut. Pastikan Anda membuat subject line dan body email yang menarik agar open rates dan click-through rates email Anda tinggi.
Siapkan daftar kontak yang akan menerima automated emails ketika salah satu trigger yang Anda tetapkan muncul. Pada beberapa kasus, Anda perlu membuat contact labeling. Misalnya, apakah semua audiens layak mendapatkan birthday email, atau hanya segmentasi tertentu saja.
Konfigurasi trigger dengan menentukan konten email yang akan dikirimkan, kepada siapa, dengan delay pengiriman berapa lama, dan bagaimana proses setelahnya.

Mengirimkan Trigger-Based Email bersama MTARGET

Pakai Email Automation atau Transactional Email?

Wajar jika Anda memiliki pertanyaan di atas dalam kepala Anda. Memang benar, kami memiliki dua fitur tersebut, atau lebih tepatnya fitur dan produk. Dan ya, keduanya dapat dipakai untuk membuat trigger-based email. Lalu, mana yang harus Anda pilih? Yuk kita lihat perbandingannya!

MTARGET Email Automation

Email Automation merupakan fitur yang akan Anda dapatkan jika berlangganan paket Email Marketing kami. Di dalamnya, Anda bisa membuat flow email yang akan dikirimkan secara otomatis berdasarkan trigger tertentu. Kelebihannya, pada fitur ini semua setting dan konfigurasi sudah diaturkan. Anda hanya tinggal memilih dan menyesuaikannya saja.

Namun, kekurangannya tentu pada kompleksitas kemampuan yang dimilikinya. Anda mungkin akan kesulitan untuk membuat konfigurasi trigger-based email untuk keperluan pengiriman OTP. Fitur ini lebih cocok untuk kegiatan nurturing, seperti mengirimkan email welcome, email onboarding, dan email follow up.

MTARGET Transactional Email

Sementara itu, untuk jenis-jenis email yang mensyaratkan penyesuaian isi konten secara otomatis, produk Transactional Email kami lebih cocok. Perusahaan finansial misalnya, dapat mengirimkan email invoice, informasi transaksi, konfirmasi pembuatan akun, dan sebagainya menggunakan produk kami yang satu ini.

Contoh lainnya pada keperluan marketplace, seperti pengiriman tagihan belanja yang setiap pengguna pasti akan berbeda-beda angka dan rinciannya. Produk Transactional Email ini pada dasarnya merupakan Email API atau SMTP Relay yang mendukung keperluan pengiriman triggered-based email dalam volume dan frekuensi yang masif.

Nah, sekarang bagaimana? Anda sudah mengerti kan apa itu trigger-based email dan jenis-jenisnya. Jika sewaktu-waktu Anda membutuhkan layanan email untuk melakukan pengiriman email secara otomatis seperti ini, Anda dapat datang kepada kami.

Kami akan bantu menentukan solusi sesuai kebutuhan Anda. Apakah Anda sebaiknya menggunakan Email Automation atau Transactional Email. Untuk sekarang, silakan kunjungi blog kami dan baca artikel lainnya guna menambah wawasan Anda.

Atau jika Anda lebih suka mencoba langsung, silakan daftarkan diri Anda di sini untuk menggunakan email marketing dashboard kami secara gratis. Di situ Anda bisa langsung mencoba membuat konfigurasi trigger email campaigns menggunakan fitur Automation.

(V.V)