SMTP adalah Protokol yang Membantu Proses Pengiriman Email

Pernah mendengar istilah SMTP dalam dunia email? Ini merupakan bagian dari email dan suatu protokol standar dalam menjalankan email marketing. Namun, fungsi dan penggunaannya berbeda dari email marketing.

Saat ini, menggunakan dan mengakses email untuk medium komunikasi personal atau komunikasi untuk alasan bisnis sudah menjadi hal yang utama. Sebanyak 306,4 miliar email keluar dan masuk setiap harinya. Ini adalah salah satu metode komunikasi paling umum untuk bisnis dan urusan personal.

Jika timbul sebuah pertanyaan kemana email akan pergi sesaat setelah menekan tombol “Sending Email” maka memahami protokol ini adalah jalan yang paling tepat untuk menjawab pertanyaan tersebut.

Karena penggunaan dan mengakses email atau mengirimkan surat elektronik telah menjadi media komunikasi sejak lama dan kian masif sepanjang bergeraknya teknologi dan zaman, tidak ada salahnya untuk mengetahui apa saja yang terjadi di dalam proses surat menyurat elektronik atau email.

Seperti surat pada umumnya, diperlukan sesuatu untuk mengambil, mengirim, dan menerima pesan email tersebut. Jika surat tradisional mengandalkan kurir atau postman untuk mengirim dan menerima surat, email memiliki SMTP untuk mengirim dan menerima dengan protokol lainnya.

SMTP adalah protokol standar yang membantu bergeraknya email. Mari bahas tuntas tentang kegunaan protokol ini dalam email Anda di sini.

Apa itu SMTP?

Ini adalah sebuah akronim dari Simple Mail Transfer Protocol yang pertama kali muncul pada tahun 1982 ditemukan oleh Jon Postel. Ini adalah protokol untuk mengirim dan menerima jika menjadi suatu rangkaian, akan ada protokol lainnya.

Selama perjalanannya dari tahun 1982, protokol ini pun sudah melakukan banyak sekali penyesuaian dan penyempurnaan, hingga akhirnya bisa lebih nyaman dalam segi operasional dan untuk mengirim pesan oleh kita sekarang ini.

Protokol ini yang mengontrol jalannya email akan kemana ketika pengirim telah melakukan klik pada tombol “send” setelah selesai menuliskan email untuk mengirimkan pesan yang ingin disampaikan.

Sebuah protokol ini akan membantu bergeraknya email dari satu Mail Transfer Agent (MTA) ke MTA lainnya, MTA ini adalah Server dari Simple Mail Transfer Protocol atau dapat disebut juga server email.

Fungsi lainnya adalah membantu menerjemahkan apa yang ada pada email menjadi sesuatu yang dapat email Server pahami. Protokol ini mengubah sesuatu yang rumit menjadi sesuatu yang simple, dan hanya untuk mengirim pesan text saja. Itulah mengapa protokol ini bernama Simple Mail Transfer Protocol.

Lalu, siapa yang bertugas untuk menyimpan, memindahkan, dan menjalankan semua email dari server ke email lokal yang akan dikirim dalam protokol ini? Yaps, jawabannya , adalah SMTP Server. Apa itu?

Apa itu SMTP Server?

Jika SMTP adalah proses atau protokol yang terjadi dengan email yang akan melalui tahapan pengiriman, maka SMTP Server merupakan tools yang berguna untuk mengirimkan email, menerima email atau menyampaikan email. Dari klien email ke email address yang dituju.

Sederhananya, Server ini adalah alat untuk mendapatkan, menyimpan, dan menyampaikan email yang berada di antara pengirim dan juga penerima sebagai penyalur email itu sendiri.

Jika dianalogikan, Server ini berdiri seperti kantor pos dalam surat menyurat tradisional. Server ini adalah kantor pos bagi para email yang akan dikirimkan. Pertama server tersebut akan digunakan untuk menyimpan email, lalu akan dikirimkan.

Ketika ingin mengirimkan surat, dari alamat pengirim ke tempat lain, pengirim perlu membawa surat terlebih dahulu ke kantor pos terdekat atau yang berada di kota pengirim. Kemudian, surat tersebut akan disampaikan oleh kantor pos ke kantor pos lain di kota tujuan penerima.

Inilah proses yang terjadi, hingga akhirnya dari kantor pos di kota tujuan penerima dan sampai pada alamat penerima. Hal yang sama juga terjadi pada Server ini.

Perbedaannya adalah Server ini hanya membutuhkan beberapa menit sedangkan kantor pos tradisional memerlukan waktu berhari-hari dan Server ini melakukannya secara online.

Protokol ini dan Servernya merupakan dua hal yang tidak dapat terpisahkan, karena keduanya saling memiliki kesinambungan. Keduanya juga terintegrasi untuk membantu dalam keberhasilan terkirimnya email-email yang ingin dikirimkan dalam perjalanannya dan untuk menyimpan email itu sendiri.

Setelah pengiriman dari SMTP, terdapat protokol yang menerima email yaitu IMAP dan POP3. Namun, sebelum itu, bagaimana proses terjadinya pengiriman email?

Bagaimana Proses Terjadinya Pengiriman Email

Hal yang masih menjadi tanda tanya adalah kemana email-email pergi setelah tombol “Send” di klik. Ketika tombol tersebut telah tertekan maka akan ada beberapa proses yang akan membawa email hingga akhirnya mencapai destinasinya.

1. Setelah Klik Tombol Send

Setelah meng-klik tombol “Send”, Mail User Agent (MUA) akan mengirimkan email. Email klien atau penerima akan terkoneksi dengan SMTP Server.

2. Komunikasi Email pada Server

Email tersebut berkomunikasi dengan Mail Transfer Agent (MTA), kemudian akan mendapatkan informasi berupa alamat email pengirim, penerima, isi dari email beserta lampirannya jika ada.

3. SMTP Server Memproses Alamat Email Penerima

Pada tahap ini Server akan memproses alamat email penerima akan terjadi. Jika memiliki nama domain yang sama dengan pengirim maka akan langsung teralihkan ke Domain Server IMAP dan POP3.

POP3 atau Post Office Protocol 3 dan IMAP atau Internet Message Access Protocol merupakan protokol lain yang juga digunakan untuk mengirimkan email. IMAP dan POP3 yang akan menerima email dari SMTP.

Namun, jika berbeda SMTP Server akan berkomunikasi dengan Domain Server terlebih dahulu. Setelah itu baru bisa diterima oleh IMAP dan POP3.

4. SMTP Server Pengirim Berkomunikasi Dengan DNS

Komunikasi ini bertujuan agar dapat menemukan server penerima. Komunikasi ini terjadi antara SMTP Server dengan Domain Name Server (DNS). DNS akan mengambil nama email domain penerima, lalu akan DNS akan menerjemahkannya menjadi IP Address.

5. Terkoneksi Dengan Simple Mail Transfer Protocol

Setelah Server memiliki IP Address dari penerima, maka email tersebut sudah bisa terhubung pada SMTP Server. Email-email ini bisa sampai ke tujuannya melalui proses ini.

6. Server Penerima Memindai Pesan Masuk

Pada tahap ini Server telah menerima serta akan memindai email tersebut. Email tersebut akan menunggu antrian hingga akhirnya dibuka dan diunduh oleh penerima.

Proses atau tahapan ini merupakan hal yang terjadi ketika meng-klik tombol “Send”. Proses-proses ini berjalan melalui Port yang ada pada komputer.

Apa itu SMTP Port?

Port komputer adalah port yang digunakan sebagaimana komputer individu terhubung ke jaringan dan menyelesaikan proses elektronik untuk mengirim pesan. Sedangkan Simple Mail Transfer Protocol adalah port yang digunakan untuk proses pengiriman email melalui internet.

SMTP Port adalah port yang digunakan berdasarkan kombinasi keduanya. Port ini yang digunakan dan dirancang untuk mengirim email melalui jaringan dan ke penerimanya.

Port yang umum digunakan pada Simple Mail Transfer Protocol adalah Port 25. Terutama untuk SMTP Relay yang mana merupakan proses pengiriman email. Biasanya Port 25 ini di block pada Internet Service Provider dalam beberapa server.

Namun, dengan Server ini, akan mendapatkan akses pada Port 25 ini untuk mengirimkan berbagai email. Port yang digunakan juga banyak jenisnya. Dalam SMTP setidaknya ada 4 port yang digunakan.

Pentingnya Menggunakan Simple Mail Transfer Protocol Server

Dari pemaparan di atas, apakah sudah tergambar tentang kedua hal tersebut? Akan muncul pertanyaan-pertanyaan seputar mengapa dan kapan kita menggunakan Server tersebut.

Karena ada berbagai penyedia layanan email yang tersedia seperti Gmail, Outlook, dan lain sebagainya, yang kita gunakan dalam pengiriman sehari-hari dan untuk tujuan pengiriman email.

Tetapi, mereka memiliki batasan tertentu seperti tidak bisa mengirim email secara massal. Namun ini dapat diselesaikan oleh SMTP Server. Ini dapat digunakan untuk email marketing dan juga send transactional emails.

Tujuan utama menggunakan Server ini dibandingkan dengan menggunakan penyedia email umum adalah untuk melakukan scaling, yang hanya mungkin dilakukan dengan menggunakan Dedicated Server.

Mari kita pahami ini dengan sebuah contoh, ketika sebuah bisnis atau perusahaan perlu mengirim beberapa email massal atau email blast mengenai penawaran promosi, melihat user activity di website, seperti perubahan kata sandi, lupa kata sandi, proses pendaftaran, dan sebagainya.

Untuk menangani semua ini, perlu sebuah sistem yang tidak dapat dilakukan dengan mengirim email penyedia layanan biasa atau umum. Inilah hal-hal yang dapat dilakukan ketika menggunakan SMTP Server.

Tools atau company’s email server yang dimiliki oleh sebuah company juga tidak didesain untuk email sending secara massal. Email secara massal bisa dikirimkan ketika memiliki;

Dedicated Server
Dedicated IPs
Managed Bandwidth

Menggunakan Protokol ini dan Servernya juga dapat membantu, dalam menghadapi tantangan yang sulit dihadapi ketika mengirimkan email secara massal.

Seperti;

Data Management
Bounce Management
Tracking & Reporting
Feedback Loop Management
Burst Rate Management
Warming-Up IP & Domain Management
Retry Management
IP Reputation Monitoring

Selain itu, dalam menghadapi tantangan lain dalam external communication, seperti;

Smart OTP, yang biasanya menghadapi tantangan karena bisa saja terdapat antrian dan juga delay pada sistem.
E-Billing, not trackable menjadi tantangan utama. Sehingga tidak bisa terlihat transaksi atau customer tersebut datang dari mana.
Smart Reminder, pengingat ini tidak bisa berjalan karena tidak ada informasi lebih lanjut atau tidak bisa melakukan sinkronisasi dengan E-Billing.

Apakah Penggunaan SMTP Server Benar-Benar Dibutuhkan?

Menggunakan Server ini adalah metode tradisional untuk mengirim email. Solusi alternatif adalah dengan mem-bypass SMTP Server dan mengirim langsung ke tujuan. Ini dikenal sebagai Direct Send.

Direct Send dapat digunakan melalui specific email software program. Namun, Direct Send tidak terlalu bisa diandalkan, dan inilah alasannya:

Email tidak dapat dikirim melalui server ke email lokal secara massal jika port 25 diblokir oleh ISP.
Direct Send tidak cocok untuk email massal dari server ke email lokal, karena banyak pengiriman email koneksi ke Server yang berbeda.
Pengiriman email dari server ke email lokaldapat diblokir, masuk ke folder junk dan spam oleh filter email karena email tidak dikirim dari SMTP Server.

Jika ingin mengirimkan email secara massal, maka penggunaan Server ini merupakan suatu hal yang benar-benar menjadi cara yang solutif. Tujuannya untuk pengiriman email yang langsung masuk ke inbox. Serta membuat email tidak terhambat dalam prosesnya dan juga tingkat keamanan pada email-email yang dikirimkan.

Simple Mail Transfer Protocol Service di Indonesia

Saat ini, banyak sekali email services dan juga penyedia SMTP Service yang ada. Namun, di Indonesia terdapat MTARGET yang merupakan email services dan juga penyedia layanan tersebut. MTARGET Server inilah yang akan membantu setiap bisnis dari setiap tahapan yang memungkinkan untuk melakukan personalized marketing, streamline, dan measuring marketing activity. Hingga pada akhirnya meningkatkan operational efficiency dan menumbuhkan revenue dalam tempo sesingkat-singkatnya.

Melalui layanan MTARGET, MTARGET dapat membantu dalam melewati challenge yang biasa muncul ketika mengirimkan email. Yang mana, MTARGET dapat membantu menyelesaikan tantangan-tantangan tersebut melalui Servernya.

MTARGET memiliki Tools, Local Dedicated Server, Dedicated IP dan Managed Bandwidth. Dengan memiliki Local Dedicated Server, pengambilan dan penyimpanan data menjadi lebih mudah. Karena Server ini ada untuk keperluan perusahaan itu sendiri dan berada pada local infrastructure.

Ini akan mempermudah dalam akses data terutama jika sebuah perusahaan membutuhkan Server yang standby 24 jam lamanya. Selain itu, menggunakannya sangat mudah dan bisa memilih sistem operasi dari Server tersebut.

Hal lain yang akan membantu meringankan pekerjaan ketika memiliki Local Dedicated Server adalah keamanan. Local Dedicated Server menjadi solusi jika menginginkan keamanan tingkat tinggi. Hal ini karena Local Dedicated Server merupakan Server yang akan berjalan secara private.

Ketika menjalankan strategi email marketing, dan memilih menggunakan protokol dan Server ini adalah jawabannya. Namun, pilihlah penyedia layanan email yang dapat bisa membantu pekerjaan menjadi lebih mudah.

Meskipun dapat mengatur Server sendiri, hal tersebut mungkin akan menjadi tantangan yang lebih besar. Oleh karena itu, MTARGET menawarkan layanan SMTP dan Servernya yang dapat membantu dengan cara yang lebih mudah.

Jika sudah memiliki Server sendiri maka MTARGET memberikan kemudahan dengan adanya seamless integration. Seamless integration ini memungkinkan ketika sudah memiliki Server, namun dapat dengan mudah terintegrasikan dengan SMTP Server dari MTARGET.

Selain itu, MTARGET juga merupakan marketing platform yang dapat membantu kegiatan email marketing dan juga email marketing campaign yang ingin dilakukan oleh sebuah company, bisnis, atau perusahaan.

Server untuk Efisiensi & Efektifitas

Jika tidak memiliki pengetahuan tentang cara kerja protokol email sebelumnya, tidak memiliki banyak sumber daya, dan jika sebelumnya tidak memperhatikan keamanan pada proses pengiriman email. Menggunakan SMTP dan Servernya adalah sesuatu yang dapat meringankan pekerjaan.

Inilah penjelasan lengkap tentang apa itu dan SMTP adalah protokol standar bagi pengiriman email beserta rekomendasi untuk pelayanan SMTP Server itu sendiri. Pilihlah penyedia layanan yang baik dan dapat membantu kinerja menjadi lebih efektif dan efisien.

Segala hal yang Anda perlukan untuk menggunakan dan mengakses email, atau membuat email Anda lebih aman lagi ada pada SMTP. Selain Anda dapat menggunakan dan mengakses email secara efektif dam efisien, keamanan Anda akan terlindungi.

Ingin mendapatkan tips dan trik menarik seputar SMTP, email marketing, dan digital marketing? Kunjungi blog.mtarget.co atau ingin memulai campaign email marketing dengan MTARGET, segera daftarkan diri melalui mtarget.co. Selain itu, subscribe juga newsletter MTARGET di sini dan jangan lupa bergabung di channel Telegram MTARGET untuk informasi lainnya seputar MTARGET dan berita-berita terbaru.
(N.A)