Bagaimana Cara Melakukan Warm Up IP SMTP Server

Ketika baru saja melakukan email activities effort dengan mail server atau IP baru, melakukan massive email tidak dianjurkan. Hal ini dikarenakan hasilnya tidak akan maksimal. Menggunakan SMTP sebagai protokol memang dapat membantu untuk mengirim email. Namun, di dalamnya terdapat banyak hal yang harus Anda lakukan sebelum menggunakannya, salah satunya yaitu IP SMTP server warm up.

Namun, bagaimana cara melakukan warm up IP SMTP server? Apa yang terjadi jika ini tidak dilakukan? Sebelum menjawab pertanyaan itu, kenali apa itu warm up IP terlebih dahulu.

Konsep dan Cara Kerja IP SMTP Server Warm Up

Seperti namanya, warming up atau warm up adalah suatu upaya untuk pemanasan. Pemanasan seperti apa yang dilakukan? Ialah langkah bertahap untuk menyiapkan IP SMTP server agar bisa digunakan dalam email campaign yang skalanya lebih besar.

IP SMTP yang baru digunakan, normalnya belum memiliki reputasi yang tercatat di Internet Service Provider (ISP). Ini terjadi karena ISP belum mengenali IP tersebut dan tidak memiliki data-data history-nya. Oleh karena itu, muncul kebutuhan warm up IP.

Sederhananya, ini adalah proses persiapan suatu IP SMTP baru agar nantinya bisa digunakan untuk email blast atau massive email delivery. Caranya dengan terlebih dahulu memberi umpan ringan seperti mengirimkan sejumlah kecil email, kemudian dilakukan peningkatan secara bertahap hingga mencapai email volume atau sending volume yang ditargetkan.

Ketika ISP menemukan sebuah email dari IP address baru, maka ISP akan berusaha untuk mengevaluasi traffic yang datang dari IP tersebut. Kuantitas email yang tinggi atau massive email akan menimbulkan alert yang akan memicu penilaian dari ISP. ISP akan menilai apakah itu terkirim dari IP yang terpercaya atau tidak.

Hal yang akan terjadi ketika tidak melakukan warm up adalah email yang Anda kirimkan mungkin tidak sampai ke inbox penerima dan justru masuk ke spam folders. Ini dikarenakan ISP membaca massive email yang dikirimkan datang dari IP yang tidak pernah digunakan atau not trusted. Inilah hal yang paling tidak diinginkan, terutama jika melakukan email marketing.

Lalu, bagaimana cara melakukan warm up IP SMTP server untuk menghindari email activities atau email marketing jadi sia-sia?

Cara Melakukan IP SMTP Server Warm Up

Ketika Anda sudah mengetahui bahwa IP yang baru harus dilakukan warm up terlebih dahulu, hal yang harus Anda ketahui selanjutnya adalah cara melakukan warm up IP SMTP server. Bagaimana caranya?

1. Mulai dengan Mengirimkan <1.000 Email per Hari

Layaknya pemanasan pada umumnya, langkah pertama harus dimulai dengan ringan. Mulailah dengan mengirimkan kurang dari 1.000 email per hari. Anda bisa mengawalinya dengan 20 email pada hari pertama.

Kemudian, tingkatkan pengiriman pada hari-hari selanjutnya secara perlahan hingga memenuhi angka 1.000 per harinya. Dengan penambahan 50-200 email saja setiap hari, Anda akan mencapai target itu dalam 7-10 hari.

Meskipun terlihat ringan, namun tahap ini juga adalah yang paling krusial dalam serangkaian proses warm up IP SMTP server. Diperlukan kesabaran yang cukup tinggi agar prosesnya berjalan lancar. Pasalnya, jika Anda terlalu terburu-buru, ISP akan tetap mengidentifikasi IP Anda sebagai alamat baru yang mencurigakan.

2. Lanjutkan Mengirim 10K Email per Hari

Pada dasarnya, ini hanyalah proses lanjutan dari tahap sebelumnya. Caranya masih sama, dengan melakukan penambahan jumlah email harian secara bertahap. Kemudian, tingkatkan terus target capaiannya hingga mencapai angka yang Anda perlukan untuk campaign Anda.

💡

Tips: Gunakan kelipatan 10.000 dalam serangkaian proses warm up IP SMTP server Anda. Misalnya 10K, 20K, 30K, dan seterusnya.

3. Pertahankan Konsistensi Hingga Mendapat High Sending Score

Mengirim sejumlah email bukanlah hal sulit. Satu hal yang menjadi tantangan utama di sini adalah mengenai konsistensi Anda. Anda perlu mempertahankan pola yang sudah ditetapkan selama beberapa waktu sampai tujuan dari pemanasan IP ini tercapai. Adapun kesuksesan proses ini akan ditandai dengan high sender score.

Maka dari itu, pekerjaan Anda tidak boleh berhenti di proses pengiriman email. Anda masih perlu melakukan pemantauan metrik-metrik yang memengaruhi peningkatan sending score. Jika grafiknya naik alias terjadi peningkatan nilai, Anda bisa melanjutkan tahapan yang telah dicanangkan. Namun, jika ternyata keluarannya tidak sesuai harapan, Anda bisa menyesuaikan kembali strateginya.

4. Hindari Bounce Rate

Bounce rate merupakan metrik negatif dari email marketing yang harus Anda hindari, terutama dalam proses warm up IP SMTP server. Ini adalah kondisi di mana penerima langsung menutup halaman seketika setelah mereka membuka email Anda. Untuk mengatasinya, tentu Anda terlebih dahulu harus melakukan pemantauan.

Usahakan agar capaian bounce rate email Anda tidak lebih dari 2%. Caranya dengan meminimalisir faktor-faktor yang menjadi pemicu terjadinya email bounce. Sebut saja isi email yang tidak sesuai, jarak waktu pengiriman yang terlalu dekat, tampilan email yang buruk atau rusak, dan lain sebagainya.

Itu dia beberapa cara dan tahapan yang dapat Anda lakukan untuk mempersiapkan server email Anda hingga siap digunakan dalam real campaign. Anda bisa mencobanya dalam persiapan marketing bisnis demi mencapai IP reputation, email sender score, dan deliverability rate yang tinggi.

Dapatkan tips dan trik menarik lainnya seputar IP SMTP server di blog.kami. Atau Anda ingin mencoba SMTP relay atau email service kami? Daftarkan diri Anda di sini. Selain itu, subscribe juga newsletter kami melalui form di bawah ini.

(N.A) edited (V.V)