Apa Itu E-Billing, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Seiring perkembangan teknologi yang begitu pesat, metode transaksi pembayaran saat ini sudah dilakukan secara digital. Selain mudah dan praktis, online payment juga relatif aman sehingga tidak heran bahwa saat ini banyak masyarakat yang menjalankan metode transaksi pembayaran satu ini.

Pada artikel berikut ini, kami akan mengulas mengenai e-billing mulai dari definisi, fungsi, dan bagaimana cara membuatnya yang harus Anda ketahui.

Apa Itu E-Billing?

E-billing atau electronic billing merupakan proses di mana tagihan dikirim dan dibayarkan secara elektronik. Proses ini memungkinkan pelanggan menerima tagihan melalui email, website, atau bahkan dalam format data yang dapat dibaca mesin, memfasilitasi pengiriman dan pembayaran yang lebih efisien.

Electronic billing adalah pendekatan pembayaran tanpa kertas untuk mengirim faktur dan memproses pembayaran pelanggan. Billing ini diciptakan oleh sistem penagihan elektronik atau perangkat lunak dengan kemampuan tertanam dalam sistem inti mereka yang menghasilkan dan mengirimkan tagihan ke pelanggan, menerima pembayaran, dan melacak data pembayaran.

Adanya billing ini dapat meningkatkan akurasi invoice, mempercepat billing process dan meningkatkan cash flow bisnis Anda. Billing data biasanya berisi jumlah jatuh tempo, ketentuan pembayaran, nomor pesanan pembelian, dan tautan ke portal pembayaran yang aman.

E-billing juga menjadi tempat pelanggan dapat membayar tagihan mereka secara online menggunakan kartu kredit atau debit, PayPal, dan metode pembayaran lainnya. Dalam bisnis, penggunaan billing menyangkut pengiriman faktur elektronik yang mempunyai rincian spesifik seperti jangka waktu pembayaran, informasi pajak, nomor pre-order, dan alamat pengiriman.

Fungsi E-Billing

Ini merupakan solusi terbaik untuk bisnis Anda dan pelanggan. Berikut ini fungsi electronic billing yang harus Anda ketahui.

1. Meningkatkan Visibilitas

E-billing dapat memberikan visibilitas bagi bisnis Anda dan pelanggan. Pelanggan dapat diingatkan secara otomatis tentang tagihan elektronik yang belum dibuka, pembayaran yang akan datang, atau bahkan pembayaran yang lewat jatuh tempo.

Contohnya, bisnis Anda dapat meninjau laporan dari sistem e-billing yang melacak tagihan elektronik bulanan dan mengidentifikasi pelanggan mana yang membayar tepat waktu atau terlambat.

Kedua hal itu dapat menggabungkan penjualan, pemasaran, dan data operasional lainnya dengan informasi penagihan historis untuk membantu bisnis Anda agar memutuskan produk mana yang akan disimpan.

Anda mungkin juga menggunakan data ini untuk menentukan pelanggan mana yang memprioritaskan tagihan e-billing ini, apakah mereka membayar tepat waktu atau mereka yang tidak membayar tepat waktu.

2. Pembayaran Lebih Cepat

Penggunaan e-billing jauh lebih cepat dibandingkan dengan proses paper bill tradisional, yang mengharuskan faktur dicetak, kemudian dimasukkan ke dalam amplop berstempel, dan dikirimkan melalui pos.

Menggunakannya dapat mempersingkat waktu antara saat tagihan dibuat dan saat dibayarkan. Contohnya seperti perusahaan utilitas yang secara otomatis mengirimkan tagihan elektronik bulanan kepada pelanggan yang pembayarannya ditarik secara otomatis dari rekening bank mereka.

Ini juga dapat digunakan untuk perpanjangan pelanggan, seperti untuk situs media berita digital. Poin utama dari penggunaan pembayaran ini adalah semakin sedikit gesekan dalam proses faktur dan pembayaran, semakin cepat bisnis mendapatkan pemasukan, dan dapat meningkatkan metrik arus kas dan indikator kinerja utama bisnis Anda.

3. Akurasi Penagihan yang Lebih Tinggi

Penagihan yang diproses secara manual lebih rentan kesalahan sistematis, sehingga terkadang dapat mengakibatkan penagihan ganda atau kebutuhan untuk menerbitkan ulang invoice yang awalnya terjadi kesalahan.

Terlebih lagi, penagihan manual dapat membuka kejahatan siber seperti penipuan dan pencurian data invoice. Billing yang dihasilkan oleh software dapat membantu Anda mengurangi atau menghilangkan permasalahan tersebut dan mempersingkat waktu Anda.

4. Meningkatkan Customer Experience

Pelanggan cenderung lebih percaya pada sebuah bisnis yang menawarkan e-billing dalam metode pembayarannya, karena setiap tagihan tersebut akan menampilkan semua data pembayaran historis yang tersedia dengan mudah.

Jadi, pastikan Anda menyajikan billing dengan cara yang lebih profesional, dengan akses yang Anda sederhanakan seperti segi proses pembayaran dan meningkatkan customer experience terhadap bisnis Anda.

5. Membuat Bisnis Anda Lebih Fleksibel

Ini dapat dikirimkan kemanapun sesuai keinginan pelanggan. Dengan fleksibilitas ini, bisnis Anda dapat melakukan pembayaran secara elektronik sehingga menjadi semakin baik dari sisi performa karena bisnis Anda dapat beroperasi dari jarak jauh.

Buat E-Billing Bisnis Anda dengan Transactional Email Kami

Kami mempunyai layanan transactional email yang bisa Anda gunakan untuk mengirimkan billing dengan automated email. Dengan begitu, tagihan Anda akan terkirim langsung ke kotak masuk penerima email secara real-time. Anda bisa mengkombinasikan layanan ini dengan billing software yang Anda pakai.

Misalnya, Anda memproses data-data yang dibutuhkan pada software tersebut. Kemudian, setelah selesai detailnya dapat Anda kirimkan melalui transactional email kepada pelanggan Anda. Ini dapat menghemat waktu dan memangkas tahapan berkat sistem automasi yang kami miliki.

Jadi, pertama-tama Anda harus membuat database email list dan mengelompokkannya ke dalam label-label khusus. Lalu, tetapkan trigger yang sesuai dengan bisnis Anda. Terakhir, baru Anda pasangkan keduanya dengan rancangan email yang berisi bills online ini.

Biasanya jenis transactional email digunakan oleh perusahaan retail dan e-commerce untuk mengirimkan billing pembelian produk atau perusahaan bidang keuangan yang mengirimkan email untuk update data user-nya.

Kelebihan lain dari layanan transactional email kami yaitu Anda dapat mempunyai akses Application Programming Interface (API) dan Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) relay kami, sehingga Anda dapat mengirimkan transactional email dengan cara apapun yang Anda butuhkan.

Serta Anda juga mendapatkan fitur A/B testing yang berfungsi untuk melihat kualitas email marketing campaigns bisnis Anda sebelum dikirimkan ke pelanggan. Anda bisa mendapatkan fitur payment authorization yang berfungsi untuk menjamin keaslian data transaksi sebelum Anda mengirimkan produk atau layanan bisnis Anda.

Keuntungan yang bisa Anda dapatkan ketika menggunakan layanan kami yaitu Anda dapat melakukan chat dengan customer service kami yang siap melayani Anda selama 24/7 untuk kebutuhan transactional email mulai dari account notifications dengan tingkat email deliverability yang tinggi hingga password resets.

Konklusi

Kenapa penggunaannya sangat penting? Karena dengan menggunakan sistem penagihan e-billing yang efisien dan akurat dapat membantu bisnis Anda dari pengeluaran biaya yang tetap rendah dan meningkatkan customer experience bisnis Anda.

Melakukan pembuatan penagihan secara digital hingga billing payment dapat meningkatkan peluang bahwa pelanggan Anda akan membayar tagihan dengan tepat waktu.

Demikianlah ulasan kami mengenai e-billing mulai dari definisi, fungsi, dan cara membuatnya yang harus Anda ketahui dan terapkan untuk kebutuhan bisnis Anda. Untuk mendapatkan informasi lain seputar transactional email, silakan kunjungi blog kami. Atau daftarkan diri Anda di sini untuk menggunakan layanan transactional email kami.

(A.B)