Ini 15 Bagian Email dan Fungsinya yang Perlu Anda Ketahui
Awalnya kegiatan surat menyurat dilakukan secara tradisional dengan mengirimkan surat ke kotak pos. Namun, seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi yang semakin canggih, munculah surat elektronik bernama email.
Email merupakan kepanjangan dari electronic mail yang diartikan dalam bahasa indonesia sebagai surat elektronik (surel). Proses berkirim email dilakukan menggunakan perangkat elektronik. Perangkat elektronik di sini dapat diartikan sebagai internet dan perangkat lain untuk mengaksesnya seperti komputer atau smartphone.
Walaupun saat ini banyak masyarakat sudah sering mendengar kata email, tetapi belum tentu mereka memahami secara rinci bagian-bagian email itu sendiri. Email mempunyai struktur dasar yang bisa disesuaikan oleh penggunanya. Pada artikel berikut ini kami akan menjelaskan struktur email beserta masing-masing fungsinya yang harus Anda ketahui.
Bagian-Bagian Layanan Email Beserta Fungsinya
Anda harus mengetahui bagian-bagian layanan email beserta penjelasan fungsinya berikut ini.
1. Address
Bagian email yang pertama adalah Address. Elemen ini berfungsi sebagai alamat email, address biasanya ditandai dengan “@” yang wajib ada dalam komponen email.
2. Inbox
Inbox merupakan elemen email yang berfungsi sebagai kotak masuk email Anda untuk menerima email baru yang datang dari orang lain. Anda bisa menggunakan ini untuk membaca email yang Anda terima.
3. Draft
Draft adalah bagian email yang berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan email Anda yang belum terkirim
4. Outbox
Komponen email selanjutnya adalah outbox. Komponen ini berfungsi sebagai folder awal tempat penampungan sementara atau sesaat email Anda pada email yang akan dikirimkan tidak berhasil. Jika email tersebut sudah terkirim maka folder ini akan kosong.
5. Spam
Spam adalah sebuah bagian email yang berfungsi menampilkan berita secara berulang tanpa diminta dan sering kali tidak dikehendaki penerima email. Intinya spam sebuah email yang tidak diinginkan oleh penerima email yang dikirimkan oleh orang yang tidak di kenal.
6. Sampah
Sampah merupakan bagian email yang berfungsi sebagai folder untuk menyimpan pesan yang telah di hapus untuk sementara sekaligus pesan tersebut dapat terhapus kapan saja sesukanya.
7. To Field
To field merupakan kolom email yang berisi alamat email seseorang yang ingin dituju. Bagian ini berfungsi sebagai alamat pengiriman atau alamat tujuan yang berisi nama penerima email. Dengan bagian ini, Anda dapat mengirim pesan ke lebih dari satu orang, yaitu dengan cara mengetikkan semua alamat email mereka di bagian ini.
8. Cc Field
Cc merupakan kependekan dari “Carbon Copy”. Bagian email ini berfungsi untuk mengirimkan salinan dari pesan yang Anda kirim ke orang lain. Dalam surat menyurat konvensional, carbon copy analog dengan tembusan dari surat yang Anda ingin kirim.
Tembusan yaitu pihak-pihak yang mendapat surat selain yang dialamatkan. Jika pihak yang ditembusi lebih dari 1 orang, maka pihak lain dapat saling melihat siapa saja yang ditembusi.
9. Bcc Field
Bcc adalah singkatan dari “Blind Carbon Copy”. Bagian email ini mempunyai fungsi yang sama dengan Cc. Namun, seperti namanya “Blind” yang berarti “Buta”. Jadi, Bcc di sini pihak-pihak yang memperoleh salinan atau tembusan tidak dapat melihat pihak lain yang juga ditembusi.
Contohnya ketika A mengirim email kepada D. Lalu B dan C memperoleh tembusan email tersebut. Dalam konteks blind carbon copy, maka B tidak mengetahui bahwa ternyata C juga ditembusi oleh A. Akan tetapi, dalam konteks carbon copy maka B mengetahui bahwa C juga ditembusi oleh A.
10. Subject Field
Subject field merupakan bagian email yang berfungsi untuk menuliskan isi subjek pesan email. Anda bisa menyatakan topik dari email yang Anda tulis. Pastikan Anda ketika mengirimkan email harus mengisi bagian subject ini.
Sehingga penerima mengetahui topik email yang dibicarakan sebelum membaca isi email yang dimaksud. Tentunya hal tersebut akan membantu penerima email dalam memahami email yang dia terima
11. Message Body
Bagian selanjutnya adalah message body. Dalam struktur email, bagian ini berfungsi untuk menulis isi dari email. Isi email yang dapat Anda tulis bisa sepanjang mungkin serta Anda dapat melampirkan file seperti dokumen, gambar atau video.
12. Attachment
Attachment merupakan bagian email yang berfungsi untuk melampirkan beberapa file seperti dokumen, gambar, dan video bersama email yang dikirim. Dalam attachment ini bisa melampirkan beberapa file dengan ukuran tertentu sesuai dengan penyedia email tersebut.
13. Compose
Compose merupakan bagian yang berfungsi untuk menuliskan email baru.
14. Mailbox
Bagian email ini berfungsi sebagai wadah email yang memiliki kapasitas penampungan tertentu yang terdapat pada sebuah mail server.
15. Forward
Bagian email terakhir adalah forward. Bagian email ini digunakan untuk melakukan penerusan email kepada penerima lain.
Inilah ulasan mengenai bagian-bagian email beserta fungsinya yang perlu Anda ketahui. Untuk mendapatkan informasi lain seputar email marketing, kunjungi blog kami. Ingin memulai email marketing campaign dengan kami? Silakan daftarkan diri Anda di sini.
(A.B)