Transactional Email: Bagaimana dan Kapan Menggunakannya

Transactional email adalah one-to-one email yang Anda kirimkan ke pelanggan setelah menyelesaikan proses transaksi atau tindakan tertentu. Contohnya ketika seseorang selesai membeli barang di e-commerce, mereka akan menerima email yang berisi informasi mengenai detail barang, harga, dan pengiriman. Lalu, adakah aturan khusus terkait pengiriman transactional email?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, kami akan memaparkan kepada Anda, semua hal mengenai transactional email. Mulai dari cara kerja, waktu yang tepat untuk mengirimkannya, jenis-jenis, hingga rekomendasi layanan transactional email terbaik di Indonesia.

Bagaimana Transactional Email Bekerja?

Transactional email bekerja dengan bantuan API dan SMTP untuk dapat mengirim template ke penerima berdasarkan tindakan tertentu yang mereka lakukan. Email ini akan memberi informasi yang relevan terkait tindakan tersebut, seperti konfirmasi pesanan dan update status pengiriman barang.

Secara teknis, pekerjaan ini membutuhkan sentuhan seorang developer untuk mengkonfigurasi alur pengiriman email yang unik dan tepat sasaran berdasarkan jenis tindakan tertentu. Untungnya kini, telah banyak penyedia layanan transactional email yang memungkinkan Anda mengirim transactional email tanpa coding.

Bagaimana Cara Menggunakan Transactional Email?

Perlu Anda ketahui, bahwa transactional email berbeda dengan email marketing. Alih-alih mengirim pesan ke banyak penerima sekaligus, transactional email bersifat lebih privat ke penerima yang sebelumnya telah berkontak dengan bisnis Anda. Oleh sebab itu, transactional email kerap disebut sebagai "email yang dipicu".

Satu hal yang perlu Anda perhatikan saat send transactional email adalah bahwa informasi di dalamnya harus berkaitan dengan tindakan penerima sebelumnya. Hal ini berkaitan dengan tujuan dasar transactional email, yaitu memberi informasi yang diminta oleh penerima. Hal ini pun boleh Anda lakukan terus menerus selama informasinya relevan.

Misalnya, saat seseorang melakukan pendaftaran event tertentu, Anda berhak mengirim beberapa email berturut-turut yang berisi konfirmasi pendaftaran, waktu kegiatan, dan pengingat acara tiap beberapa periode waktu tertentu. Namun, Anda tidak boleh mengirim informasi terkait event lain, kecuali penerima telah melakukan subscription kepada bisnis Anda.

Meski begitu, Anda tetap bisa menyisipkan informasi marketing bisnis Anda ke dalam transactional email. Sebagai contoh, saat seorang pelanggan membeli tiket kereta api, Anda bisa mengirim email yang berisi konfirmasi pemesanan, kode booking, dan waktu keberangkatan. Tambahannya, Anda bisa memasukkan informasi terkait pemesanan hotel atau sewa kendaraan.

Jenis-jenis Transactional Email

Ada tiga jenis transactional email service yang paling umum dijumpai, berikut daftar dan penjelasannya.

1. Email Konfirmasi

Biasanya dikirimkan kepada penerima yang baru saja melakukan pemesanan, pembelian, pendaftaran, dan pembuatan akun. Tujuannya untuk memastikan kembali terkait consent audiens saat melakukan tindakan tersebut.

2. Email Notifikasi

Berisi informasi terkait tanda terima pembelian item, kode booking pesanan, pembaruan kata sandi, dan lain sebagainya. Tujuannya untuk memberi informasi terkait tindakan yang baru saja penerima lakukan.

3. Email Pengingat

Berupa waktu acara, tenggat pembayaran, update pengiriman barang, hingga komentar baru pada postingan media sosial. Tujuannya adalah untuk mengingatkan penerima mengenai tindakan yang pernah dilakukannya.

3 Elemen Utama Transactional Email

Transactional email memiliki tiga elemen utama yang harus selalu ada, apapun jenisnya.

• Informasi — Seperti dikatakan sebelumnya, informasi yang ada dalam email harus berkaitan dengan tindakan audiens dengan bisnis Anda. Informasi ini harus relevan dan memang betul-betul penerima Anda butuhkan.
• Keamanan dan Privasi — Tak jarang Anda harus menyertakan beberapa informasi yang sifatnya privat seperti nomor identitas, email address, kontak, dan lain sebagainya. Informasi tersebut harus bisa Anda pastikan keamanannya, sehingga hanya si penerima saja yang dapat mengaksesnya. Dengan kata lain, transactional email Anda harus sesuai dengan GDPR.
• Personalisasi — Hal ini berkaitan dengan informasi yang hendak Anda sampaikan. Masing-masing penerima melakukan tindakan yang berbeda, sehingga memerlukan informasi yang berbeda. Anda harus bisa memastikan email Anda sampai ke penerima yang tepat.

Waktu yang Tepat untuk Menggunakan Transactional Email

Waktu yang tepat untuk mengirim transactional email bergantung pada jenis email yang hendak Anda kirim. Order confirmation email harus Anda kirimkan sesegera mungkin setelah penerima melakukan tindakan dengan bisnis Anda. Email notifikasi dapat Anda kirimkan beberapa waktu setelah penerima melakukan tindakan.

Sedangkan email pengingat memerlukan identifikasi tersendiri untuk menentukan waktu yang tepat. Anda dapat mengirim beberapa email pengingat pada periode waktu yang berbeda, misalnya 3 hari sebelum event, 1 hari sebelum event, 1 jam sebelum event, dan ketika event itu berlangsung.

Transactional Email Terbaik di Indonesia

Jika Anda mencari layanan transactional email terbaik yang memiliki basis infrastruktur di Indonesia, kami adalah pilihan yang tepat. Dengan layanan kami, Anda dapat mengirim email yang akurat dan relevan sesuai tindakan penerima hanya dalam satu kali klik. Anda akan mendapat fitur berupa real-time analytics, powerful template editor, personalized message, dan anti-spam checker.

Keunggulan lain yang kami miliki adalah bahwa kami telah terdaftar di PSE Kominfo, bersertifikasi ISO 20071 dengan Qualys SSL Labs grade A, Sender Score from Validity 99, dan Apache SpamAssassin Score 0,2. Baiknya lagi, local infrastructure kami memenuhi regulasi OJK.

Dapatkan informasi menarik lainnya seputar transactional email di blog kami. Untuk memulai email marketing campaign dengan kami, silakan daftarkan diri Anda di sini.

(V.V)