9 Rekomendasi Email Monitoring Tools Terbaik!

Email monitoring merupakan satu istilah pemantauan email yang arahnya bisa ke mana saja. Anda bisa melakukan aktivitas ini guna memantau status pengiriman email atau email activity Anda, seperti yang umum pada aplikasi chat online. Manfaat lainnya, Anda bisa mendeteksi ancamaan bahaya yang mungkin masuk, juga untuk memastikan dan meningkatkan produktivitas tim profesional Anda.

Untuk itu, setiap email monitoring tools memiliki detail fungsi yang berbeda-beda. Anda bisa memilih sesukanya untuk menggunakan salah satu yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Agar tidak salah, kami telah mendata nama-nama tools beserta fungsi dan masing-masing keunggulannya di bawah ini. Yuk, kita simak dan pelajari bersama-sama!

1. G Suite

Kita mengenal Gmail sebagai platform email paling populer keluaran Google yang cocok untuk penggunaan personal. Sementara itu, di sisi profesional Google memiliki platform email yang disebut Google Workspace atau G Suite. Bedanya, fitur yang ada pada G Suite jauh lebih kompleks dibanding Gmail, oleh karena itu ia lebih difokuskan pada penggunaan profesional.

Salah satu fitur yang bisa Anda dapatkan dari G Suite adalah email monitoring tools yang dapat memantau dan memberi laporan terkait penggunaan serta keamanan email. Caranya mudah saja, Anda bisa melakukan konfigurasi melalui halaman Console Admin dan mengikuti langkah-langkahnya di sana.

Dengan tools ini, Anda bisa melacak pesan email yang hilang, memeriksa status pengiriman email, mengatur perizinan emailing ke alamat, IP address, dan mail server tertentu, serta membuat pengaturan email policy di dalam perusahaan Anda.

2. SONAR

Pernahkah Anda berandai-andai, bagaimana jika tampilan email seperti WhatsApp atau Telegram? Tidak ada lagi penantian yang meresahkan terkait apakah email Anda dibuka dan diabaikan oleh penerima atau memang pesan itu tenggelam oleh pesan-pesan lain yang menyusul setelahnya?

Lebih ekstrem lagi, apakah pesan itu bahkan benar-benar terkirim ke folder inbox penerima? Jangan-jangan, selama ini usaha campaign Anda sia-sia karena pesan-pesan yang Anda kirim tidak pernah sampai.

Beruntungnya Indonesia memiliki SONAR, yaitu email monitoring tools yang kami kembangkan untuk merealisasikan pengandaian itu. Dengan SONAR, Anda bisa mengecek status email delivery Anda semudah yang biasa Anda lakukan melalui WhatsApp dan aplikasi chat lain.

Alat ini akan menandai email terkirim dengan tanda centang dua berwarna abu-abu. Sedangkan untuk email yang sudah dibuka, Anda akan melihat tanda centang dua berwarna biru. Tidak hanya itu, Anda pun bisa melihat detail jumlah email yang dikirim dan dibaca pada icon SONAR yang otomatis terpasang jika Anda menginstal extension-nya.

Ini akan sangat membantu Anda, misalnya pada pengiriman email profesional kepada klien atau partner. Anda bisa mengetahui jika mereka belum membuka email Anda, sehingga Anda dapat mengirimkan follow-up email beberapa waktu setelahnya. Pada pelaksanaan email marketing pun, tools ini memegang peranan penting. Anda bisa mengetahui data-data terkait email open rate dan waktu efektif membuka email dengan alat ini.

3. Teramind

Jika Anda mencari email monitoring software yang mendukung pelacakan email masuk dan keluar, Teramind mungkin cocok untuk Anda. Alat ini difungsikan untuk merekam semua aktivitas email Anda, baik yang digunakan sendiri secara personal, maupun yang terhubung dengan email address lain dalam penggunaan profesional di dalam perusahaan Anda.

Pelacakan email yang dilakukan Teramind memungkinkan Anda untuk mencegah adanya penyalahgunaan atau aktivitas transfer data ilegal yang menyalahi aturan perusahaan Anda. Alat ini paling cocok digunakan untuk keperluan employee productivity monitoring, meskipun fungsi dasarnya bisa juga Anda gunakan untuk kebutuhan lain.

4. EmailAnalytics

Email monitoring tools yang satu ini secara gamblang memakai nama EmailAnalytics. Sesuai dengan itu pula, fungsinya kemudian lebih menitikberatkan pada penampilan hasil email analytics Anda. Data-data yang ada bisa Anda tampilkan dalam bentuk diagram batang maupun lingkaran.

Beberapa metrik yang bisa Anda pantau menggunakan alat ini antara lain jumlah email terkirim dan sender serta recipient favorit pada satu akun spesifik. Ini artinya, Anda bisa mengetahui email activities, tidak hanya pada akun Anda, melainkan juga employee email Anda yang terdaftar menggunakan domain spesifik yang perusahaan Anda pakai.

5. HubSpot Sales

Seperti kami, HubSpot bergerak di bidang yang sama, yaitu email. Jika anda adalah seorang marketer, Anda mungkin sudah cukup familiar dengan layanan email marketing HubSpot. Namun tak sampai di situ saja, HubSpot juga menyediakan fitur email monitoring yang akan membantu proses pemantauan performa email Anda.

Dengan HubSpot Sales, Anda bisa mengetahui daftar leads dan prospects yang sudah membuka email Anda. Anda juga bisa mendapat daftar laporan terkait data-data logging email Anda beserta hasil analisisnya. Satu lagi keunggulan alat ini yang pantang Anda lewatkan adalah kemampuannya untuk automasi email outreach Anda.

6. Mailstrom

Pertama-tama, Anda bisa memisahkan daftar pesan email Anda di semua folder berdasarkan data-data spesifik. Mulai dari sender, recipient, subject, unsubscribe, time, size, hingga fungsi social dan shopping. Dari fakta ini saja, Anda bisa menyimpulkan bahwa email monitoring tools yang satu ini cocok untuk semua tipe penggunaan.

Pada email marketing misalnya, Anda bisa memantau kondisi dan status email Anda yang dikirim pada periode waktu tertentu. Datanya nanti bisa Anda gunakan dalam penyusunan strategi email marketing yang tepat.

Contoh lainnya, jika Anda perlu mengetahui tipe subjek yang efektif dalam peningkatan open rate, Anda bisa melakukannya. Ada juga kelompok unsubscribe yang akan memberi Anda valuable insight terkait jenis email yang berpengaruh buruk bagi retention.

Sementara itu, pada penggunaan personal, tool ini akan membantu menyortir kegiatan dalam email productivity Anda. Di dalam inbox, Anda bisa memisahkan jenis-jenis email communications yang berkaitan dengan pembelanjaan maupun social activity. Setelahnya, Anda bisa melakukan apapun dengan daftar itu, seperti penghapusan dan pengarsipan.

7. Dittach

Satu lagi opsi email monitoring tools dengan detail fungsi yang berbeda. Dittach berfokus pada storage management. Alat ini membantu Anda mengetahui data-data terkait penggunaan storage Anda, termasuk ukuran file yang Anda lampirkan dalam email Anda.

Namun tak hanya itu, monitoring tool yang satu ini juga dapat Anda gunakan untuk employee monitoring seperti pada Teramind dan tools lainnya. Hasil monitoring dari tool ini berupa detail lists yang dapat disortir berdasarkan jenis pesan dan status.

8. Boomerang

Boomerang merupakan alat pemantauan email yang bisa Anda pasang ke dashboard Gmail Anda. Nantinya, Anda bisa melihat beberapa menu dari Boomerang di sebelah kiri dengan detail popup yang berisi data-data pelacakan status email Anda.

Beberapa fitur Boomerang mendukung Anda untuk menyoroti bagian-bagian yang melemahkan dari performa email Anda. Dengan data-data yang ditampilkan, Anda bisa meningkatkan strategi email marketing Anda ke depannya. Sisi baiknya, Boomerang juga menunjukkan keberhasilan yang bisa Anda ulang.

Keunggulan Boomerang dibanding alat pemantauan email lainnya adalah fitur notifikasi yang tersedia. Jika Anda mengaktifkan fitur tersebut, Anda akan menerima notifikasi otomatis ketika seseorang menerima email Anda atau sebaliknya, yaitu ketika outgoing emails Anda tidak mendapat respons selama waktu yang telah ditetapkan.

9. Yesware

Layanan ini menyebut dirinya dengan sangat spesifik, yaitu "Email for Salespeople." Artinya, secara fungsi alat ini memang ditujukan untuk membantu pekerjaan sales. Dengannya, Anda bisa menganalisis capaian metrik-metrik pengiriman email seperti open rates, click-through rates (CTR), dan pageviews.

Email tracking tool yang satu ini bahkan juga dilengkapi dengan fitur-fitur dukungan sales dan marketing. Sebut saja email automation dan integrasi dengan Salesforce. Jika Anda membutuhkan sebuah tool dukungan untuk melancarkan dua kegiatan tersebut, maka Yesware dapat menjadi opsi terbaik untuk dipertimbangkan.

Itu dia beberapa rekomendasi email monitoring tools terbaik yang bisa Anda coba gunakan. Pilihlah satu atau beberapa tools yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Untuk rekomendasi tools lainnya, silakan kunjungi blog kami. Anda juga bisa mendaftarkan diri Anda di sini guna mencoba layanan email marketing kami.

(V.V)