Minds Explored: Melihat Pentingnya Dokumentasi Produk

Dalam industri pengembangan produk, tidak jarang pelanggan menanyakan dokumentasi produk yang dimiliki oleh perusahaan. Oleh karena itu, adanya dokumentasi produk ini penting untuk membantu klien agar lebih mudah memahami suatu produk.

Jadi, apa itu dokumentasi produk?

Dokumentasi produk atau product documentation adalah dokumentasi yang menyertai dan menjelaskan informasi yang berkaitan dengan suatu produk. Biasanya, dokumentasi produk mengandung definisi, spesifikasi, detail bagaimana produk tersebut bekerja, pedoman untuk menggunakannya, hingga pernyataan yang terkait dengan produk tersebut.

Apa manfaat dokumentasi produk?

Dasar dari sesuatu ada dan dianggap penting ialah manfaatnya. Di bawah ini adalah beberapa manfaat dari dokumentasi produk.

1. Menunjukkan Potensi dari Sebuah Produk

Dokumentasi yang ditulis dengan baik dapat menunjukkan potensi maksimal sebuah produk. Lebih dari itu, ini juga menjelaskan seberapa efektif fitur yang ada pada produk untuk bisa digunakan oleh pelanggan, sehingga mereka akan semakin percaya kepada kualitas produk tersebut.

2. Berguna untuk Proses Pengembangan Selanjutnya

Pengembangan suatu produk akan terus dilakukan apabila terdapat hal yang perlu diperbarui. Guna membantu manajemen, dokumentasi produk yang sudah dibuat sebelumnya bisa dijadikan acuan untuk proses pengembangan selanjutnya atau improvement.

Dua jenis dokumentasi produk

Dokumentasi produk dapat dibagi menjadi dua kategori utama, yaitu system documentation dan user documentation. System documentation sendiri merupakan dokumentasi yang menyertai sebuah sistem—misalnya terkait sistem operasi komputer—yang umumnya ditujukan kepada para developer. Sementara itu, user documentation lebih ditujukan secara langsung kepada pengguna terkait produk akhir. Contohnya seperti perangkat komputer itu sendiri.

Agar lebih jelas lagi, berikut kami sertakan juga tipe dan contoh yang lebih spesifik untuk kedua jenis dokumentasi produk tersebut.

1. System Documentation

2. User Documentation

Bagaimana cara membuat dokumentasi produk?

Sampai sejauh ini, rasanya tinggal satu tahapan lagi yang perlu kita lalui: how. Yuk, pelajari bagaimana cara membuat product documentation yang tepat di bawah ini.

1. Identifikasi Target Pelanggan

Sebelum menulis dokumentasi, Anda perlu tahu siapa target yang akan Anda tuju. Apakah itu developer, marketer, atau lainnya. Identifikasi juga tingkat keahlian dari target pelanggan, jadi Anda akan tahu harus seperti apa dalam menuliskan dokumentasi tersebut.

2. Kategorikan Informasi, Berikan Entry Point, dan Highlight Informasi

Dalam membuat dokumentasi, penting untuk menyusun struktur, kategori, serta segmentasi informasi yang akan disampaikan ke pelanggan agar dapat lebih mudah dibaca. Kategorikan juga informasi menjadi bagian dan sub-bagian, lalu berikan titik awal/entry point dari mana pelanggan bisa membaca, serta tambahkan highlight informasi agar pelanggan mengetahui kegunaan dari produk tersebut.

3. Tetap Sederhana Tapi Berguna

Dokumentasi yang ditulis harus jelas, hindari informasi yang tidak relevan atau ambigu. Dokumentasi harus dapat dibaca dan langsung dimengerti oleh pelanggan. Buatlah agar tetap sederhana dan tulis informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan saja.

4. Gunakan Infografis & Diagram

Menyampaikan informasi kepada pelanggan melalui tangkapan layar/screenshot, grafik, atau diagram adalah cara pendekatan yang baik. Dengan cara ini, Anda dapat menyampaikan informasi yang lebih mudah dibaca.

5. Memberikan Solusi

Seringkali, pelanggan tidak membutuhkan dokumentasi kecuali mereka menemukan masalah dan membutuhkan bantuan untuk memecahkan masalah pada produk. Jadi, Anda harus bisa memberikan solusi atau pemecahan masalah yang mungkin akan sering ditemui oleh pelanggan.

Kesimpulan

Dokumentasi produk mencakup informasi mengenai catatan rilis, spesifikasi, fitur-fitur, cara kerja atau metode pemecahan masalah, dan detail yang relevan terhadap produk.

Saat membuat dokumentasi produk, Anda harus membuatnya dengan format yang benar, terstruktur dengan baik, dan mudah dibaca untuk membantu pelanggan membangun kepercayaan mereka pada bisnis Anda dan meningkatkan lebih banyak penjualan.

Ingin mengetahui lebih lanjut terkait sharing-sharing MPeople lainnya? Kunjungi blog kami di sini!

Indra Ananta - ProductOps, MTARGET