Minds Explored: Melihat Lebih dalam Peran Email Deliverability Specialist

Sepanjang pengalaman saya berkecimpung di bidang ini, tampaknya masih belum banyak yang mengetahui tentang Email Deliverability Specialist. Sebuah role yang tampak eksklusif karena membutuhkan pengetahuan dan keterampilan khusus yang mendalam mengenai email yang tidak dimiliki oleh semua orang. Tugas utama dari peran ini adalah untuk memastikan bahwa email dari pengirim berhasil mencapai inbox penerima dengan efisiensi dan akurasi yang optimal.

Melihat Awal Mula Kelahiran Email Deliverability Specialist di Perusahaan Kami

Sejarah terbentuknya peran Email Deliverability Specialist di perusahaan kami memiliki latar belakang yang signifikan. Peran ini muncul sebagai respons terhadap kesadaran akan pentingnya pemahaman mendalam tentang best practice dalam proses pengiriman email. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa email yang kami kirimkan dapat diterima dengan baik oleh penyedia layanan email penerima dan tidak terjebak dalam perangkap spam atau terblokir oleh sistem keamanan email mereka.

Sebagai Email Deliverability Specialist di perusahaan email nomor 1 Indonesia (setidaknya itu yang ditunjukkan Bard ketika saya meminta daftar Email Company lokal terbaik) saya harus memiliki pengetahuan yang luas tentang dinamika dan kompleksitas pengiriman email. Peran ini menuntut saya untuk terus memperbarui dan meningkatkan prosedur pengiriman email agar sesuai dengan aturan dan persyaratan yang ditetapkan oleh penyedia layanan email utama.

Semua harus dilakukan, mulai dari pendekatan proaktif yang secara rutin memantau tingkat keterkiman email, menganalisis alasan bila terjadi masalah, dan mengidentifikasi solusi untuk meningkatkan kinerja pengiriman email.

Peran ini melibatkan kolaborasi erat dengan tim Technology/Developer, tim Revenue, dan tim Customer Experiences. Dengan sinergi yang efektif, Email Deliverability Specialist bekerja keras untuk memastikan bahwa email-email yang dikirimkan melalui aplikasi tidak hanya masuk ke inbox penerima, tetapi juga memberikan pengalaman positif kepada penerima dengan konten yang relevan dan berkualitas.

Tugas Utama Email Deliverability Specialist

Sebagai Email Deliverability Specialist, tugas-tugas yang harus saya lakukan meliputi beberapa hal di bawah ini.

1. Monitoring dan Analisis

Tugas ini meliputi pemantauan kontinu terhadap tingkat keterkiriman email dari pengirim ke penerima dan menganalisis alasan jika terjadi masalah dalam pengiriman email, seperti masuknya email ke dalam folder spam atau terblokir oleh sistem keamanan email.

2. Identifikasi Penyebab Masalah

Di bagian ini, yang harus saya lakukan adalah mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat memengaruhi keterkiriman email, seperti reputasi IP pengirim, kualitas konten, dan sejarah pengiriman email sebelumnya.

3. Penerapan Best Practice

Selanjutnya, peran ini perlu menerapkan praktik terbaik dalam proses pengiriman email, termasuk optimalisasi alamat IP pengirim, konfigurasi DNS, dan penerapan SPF, DKIM, dan DMARC untuk meningkatkan keamanan email.

4. Penanganan Keluhan Pengguna

Spesialis bidang ini bukan hanya bekerja dengan email dan angka-angka IP saja. Merespons dan menangani keluhan pengguna terkait masalah pengiriman email serta memberikan solusi dan panduan yang tepat juga termasuk tanggung jawab seorang Email Deliverability Specialist.

5. Kolaborasi Tim Internal

Bekerja sama dengan tim pengembangan, pemasaran, dan dukungan pelanggan untuk memastikan bahwa konten email relevan, berkualitas, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Hanya dengan begitu, perusahaan dapat memastikan kepuasan pengiriman email tiap-tiap pelanggan.

6. Manajemen Email List

Masih terkait kepuasan pengguna, kita perlu memantau dan mengelola daftar email untuk menghindari pengiriman ke alamat yang tidak valid atau tidak aktif, yang dapat mengurangi reputasi pengiriman.

7. Penanganan Situasi Darurat

Mengatasi situasi darurat seperti serangan phishing atau distribusi spam yang melibatkan domain atau alamat email perusahaan menjadi kemampuan yang wajib dikuasai seorang Email Deliverability Specialist.

8. Pelaporan dan Analisis Kinerja

Setelah pekerjaan terkait pemantauan, penjagaan, dan problem solving selesai, selanjutnya adalah menyusun laporan tentang kinerja pengiriman email, delivery rate, dan open rate, serta memberikan analisis untuk manajemen dan tim terkait.

9. Beradaptasi dengan Perubahan Industri

Terakhir, peran ini sangatlah dinamis, sehingga harus tetap mengikuti perkembangan terbaru dalam praktik pengiriman email, perubahan kebijakan penyedia layanan email, dan kebijakan anti-spam. Juga, menerapkan perubahan yang diperlukan untuk memastikan keberhasilan pengiriman email.

Ingin mengetahui lebih lanjut terkait sharing-sharing MPeople lainnya? Kunjungi blog kami di sini! Atau subscribe newsletter kami untuk dapat update terbarunya di email Anda.

Resa Kumala - Email Deliverability Specialist, MTARGET