Apa Saja KPI Project Management Metrics?

Key Performance Indicator (KPI) merupakan sebuah metrik terukur yang membantu project manager yang menentukan kinerja proyek secara keseluruhan dan sesuai dengan tujuan perusahaan. Keberhasilan dalam suatu proyek ditentukan dalam anggaran, jadwal, ruang lingkup, dan tingkat kualitas yang telah ditentukan sebelumnya.

KPI project management terdiri dari berbagai tools pengukuran khusus untuk menunjukkan seberapa baik perusahaan mencapai tujuan tertentu. KPI dapat digunakan sebagai tools yang efektif. KPI dalam project management juga menunjukkan bahwa terdapat banyak cara untuk mencapai keberhasilan proyek

Untuk itu, jika Anda ingin menjadi seorang project manager, KPI ini yang harus Anda perhatikan untuk memastikan proyek yang sedang Anda pegang atau jalankan tereksekusi dan menghasilkan secara maksimal.

Berikut ini adalah KPI Project management:

KPI Project Management

Di bawah ini adalah metrik-metrik yang harus Anda perhatikan ketika melakukan suatu proyek untuk melihat apakah rencana yang Anda canangkan untuk sebuah proyek berhasil atau tidak. Serta, Anda juga bisa melihat perhitungan budget atau value yang Anda keluarkan dalam proyek yang akan datang.

1. Cost Performance Index

Cost Performance Index (CPI) mengukur efisiensi manajemen keuangan dalam sebuah proyek. Menggunakan CPI metrics, dapat membuat project manager mengambil keputusan yang mempengaruhi pengiriman proyek sesuai anggaran. Ini merupakan metrik yang penting. Karena, jika tidak ada perampingan budget, cost dari sebuah proyek akan bengkak.

CPI dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

CPI = Earned Value (EV) / Actual Costs (AC)

Keterangan:

EV = Anggaran biaya pekerjaan selesai

AC= Biaya aktual yang dikeluarkan

2. Budget Variance

Budget Variance (BV) dilakukan secara berkala untuk mengukur selisih antara perkiraan pengeluaran atau earned value dan angka sebenarnya. Selain itu, Cost Variance (CV) digunakan untuk melacak item pengeluaran dalam kegiatan proyek. Budget variance dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

BV/CV = Earned Value (EV) – Actual Value (AV)

Keterangan:

EV = Nilai yang diperoleh

AV = Nilai aktual

3. Profitability

Menentukan profitabilitas suatu proyek bukanlah tugas yang mudah dilakukan, karena project manager perlu menghitung pengembalian untuk memutuskan apakah suatu proyek layak untuk bisnis tersebut. Dalam sebuah proyek yang dikhususkan untuk membangun bisnis, akan ada beberapa proyek yang dilakukan.

Dari banyaknya proyek yang dilakukan, akan ada proyek yang bisa diteruskan dan ada pula yang harus ditanggalkan. Menghitung profitability akan membantu Anda untuk melihat hal tersebut. Oleh karena itu, ini merupakan metrik yang penting dalam project management.

Profitabilitas diukur pada tiga tingkat:

Profitabilitas = Jumlah yang dapat ditagih – Total biaya

Keterangan:

  • Jumlah yang dapat ditagih = (Jam yang dapat ditagih x Tarif yang dapat ditagih) + Biaya yang dapat ditagih
  • Total Biaya = (Jam yang dihabiskan untuk proyek x Tingkat tenaga kerja) + Semua biaya

Profitabilitas juga memiliki implikasi sebagai berikut:

  • Saldo > 0 =Untung
  • Saldo = 0 =Break even
  • Saldo < 0 =Rugi

4. Planned Value

Planned Value (PV) adalah komponen inti dari rencana manajemen biaya dan bertujuan untuk menetapkan kinerja keuangan dasar terhadap hal yang diidentifikasi dalam sebuah proyek. Pada metrik ini, Anda akan melakukan kalkulasi terhadap budget yang Anda miliki dan waktu pengerjaan dan penyelesaiannya.

Planned value dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

PV = Budget at Completion (BAC) x Persentase yang direncanakan selesai

Keterangan:

BAC = Anggaran saat penyelesaian

5. Billable Utilization

Billable utilization adalah rasio jam yang tersedia terhadap jam yang dapat ditagihkan kepada klien. Hal ini mengukur waktu yang dihabiskan untuk menghasilkan pendapatan dan membandingkannya dengan pendapatan yang diharapkan, sehingga project manager memiliki cara untuk mengukur kinerja selama pelaksanaan tugas. Billable utilization dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

Billable Utilization = (Jumlah yang dapat ditagih / Jumlah jam yang tersedia) x 100%

6. Schedule Performance Index

Schedule Performance Index (SPI) adalah metrik yang digunakan untuk mengukur kemajuan penyelesaian terhadap suatu jadwal. Hal ini dapat menghilangkan dugaan dan memungkinkan project manager untuk memberikan perbaikan tepat waktu dan meningkatkan efisiensi sumber daya. SPI dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

SPI = Earned Value (EV) / Planned Value (PV)

Keterangan:

Jika nilai SPI Anda > 1, artinya Anda lebih cepat dari jadwal yang telah ditentukan.

7. Employee Churn Rate

Employee churn rate adalah persentase antara anggota tim yang telah meninggalkan perusahaan. Jika tingkat employee churn rate tinggi maka dapat mempengaruhi efisiensi proyek. Terlebih, adanya employee yang keluar ditengah pengerjaan proyek akan menghambat selesainya proyek  itu sendiri. Untuk itu, employee churn rate harus Anda monitor tiap saat.

Anda dapat menghitung employee churn rate dengan rumus ini:

Employee Churn Rate = (Karyawan yang keluar / Rata-rata jumlah karyawan) x 100

8. Resource Capacity

Perencanaan kapasitas sumber daya membantu project manager untuk mengalokasikan sumber daya di tempat yang paling dibutuhkan untuk memperoleh nilai maksimum. Resource capacity dapat membantu dalam menghilangkan sumber daya yang kurang terampil, menyesuaikan jadwal proyek agar sesuai dengan kapasitas yang ada dan memastikan kualitas yang dihasilkan optimal.

Ini akan membantu Anda dalam melihat apakah sumber daya yang Anda ajukan untuk meng-handle suatu proyek sudah cocok atau bahkan berlebih. Ini yang nantinya akan Anda gunakan untuk menekan budget dalam sebuah proyek.

Resource capacity dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

Resource Capacity = Jam kerja yang tersedia per hari x total jumlah hari kerja yang dialokasikan untuk proyek.

9. On-Time Completion Percentage

Penyelesaian proyek adalah hal yang dituju dari para project manager. Oleh karena itu, memaksimalkannya harus melihat KPI yang satu ini.

Tingkat penyelesaian proyek yang tepat waktu dapat membantu project manager untuk melacak efisiensi dan meningkatkannya. Estimasi yang benar adalah keterampilan penting bagi project manager. On-time completion percentage dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

On Time Completion Rate =  (Jumlah proyek selesai tepat waktu / Jumlah total proyek) x 100%

10. Planned Hours vs Time Spent

Untuk melacak kemajuan tugas dengan memperhitungkan perbedaan antara durasi terjadwal dan waktu eksekusi aktual, metrik ini sesuai untuk digunakan. Aktivitas kegiatan harus diselesaikan tanpa penundaan agar proyek dapat memenuhi batas waktunya. Jika waktu yang dihabiskan melebihi waktu yang telah direncanakan, maka terdapat karyawan yang tidak produktif.

Planned Hours vs Time Spent = Perkiraan waktu – Waktu aktual yang dihabiskan

Itu dia 10 KPI project management metrics yang telah kami rangkum. Perlu diingat seorang project manager yang cerdas dapat menggunakan KPI tidak hanya sebagai tools manajemen kinerja, tetapi dapat menjadi sebuah motivasi. Menggunakan KPI project management yang diukur secara konsisten dapat membantu manajer proyek dengan cara objektif, adil, dan kuat.

Pada akhir proyek yang sedang Anda kerjakan, Anda bisa melihat keberhasilan dari setiap effort yang Anda lakukan. Lihat kembali ke 10 poin diatas, apakah terdapat kemudahan, hambatan, atau sesuatu hal yang perlu diperbaiki kedepannya. Agar, proyek Anda selanjutnya bisa tereksekusi dengan sempurna.

Baca Juga

Namun, Anda harus menyesuaikan metrik yang ada dalam KPI ini. Apakah bisnis Anda membutuhkan metrik-metrik yang ada untuk di track, atau hanya sebagian saja.

Selain itu, dapatkan juga tips dan trik menarik seputar KPI lainnya pada blog kami Ingin memulai campaign email marketing dengan kami Daftarkan diri Anda di sini.

(S.A)

Tips