Cara Membuat Signature Email Melalui Desktop dan Mobile
Tahukah Anda jika Anda bisa menambahkan signature atau tanda tangan pada Gmail? Jika belum tahu, simak caranya berikut ini. Mungkin belum banyak pengguna email, khususnya Gmail, yang mengetahui bahwa surat elektronik juga bisa dibubuhi tanda tangan.
Tanda tangan merupakan salah satu elemen penting yang biasa disematkan pada surat atau dokumen resmi. Umumnya, tanda tangan diberikan pada dokumen berbentuk fisik atau sudah dicetak. Sedangkan dokumen atau surat elektronik (email) jarang menggunakan tanda tangan.
Signature pada email dapat memberi kesan profesional dan memudahkan orang lain untuk mengenal Anda atau bisnis Anda. Jika Anda pengguna Gmail, Anda bisa menyematkan tanda tangan atau signature pada akhir email yang akan Anda kirimkan.
Bersumber dari situs Bantuan Gmail, tanda tangan email merupakan teks, seperti halnya kutipan, yang akan otomatis ditambahkan di akhir email sebagai footer. Bagaimana cara membuat signature Gmail? Berikut ini cara-caranya sesuai dengan perangkat yang Anda gunakan.
Tips Membuat Signature Email
Setelah mengetahui elemen dasar dalam membuat signature email Anda juga perlu mengetahui tips membuat signature email yang baik. Ada beberapa tips yang bisa Anda ikuti.
1. Sederhana
Tetaplah mengedepankan kesederhanaan. Hindari memasukkan terlalu banyak informasi. Cara menambahkan signature di Gmail yang baik adalah yang sederhana. Pilihlah desain yang simpel agar tidak terlalu berat ketika dibuka.
Penerima email harus fokus dengan isi email yang Anda kirim. Jangan buat perhatian mereka teralih karena melihat signature email yang Anda buat.
2. Lengkapi elemen dasar
Ada 9 elemen dasar yang sebaiknya ada di dalam signature email seperti yang disebutkan di atas. Anda bisa menggunakan semuanya atau hanya memilih yang penting saja.
3. Terapkan triangle hierarchy
Cara buat signature di email melalui Gmail yang baik selanjutnya adalah dengan menerapkan triangle hierarchy. Apa itu triangle hierarchy? Setelah Anda menentukan informasi apa saja yang ingin ditulis, saatnya menentukan prioritas informasi yang ingin ditonjolkan.
Urutkan informasi yang kamu cantumkan mulai dari yang terpenting. Letakkan informasi paling penting di paling atas. Misalnya nama lengkap Anda. Kemudian diikuti informasi tambahan di bawahnya. Urutkan dari atas ke bawah sesuai prioritas kepentingannya. Misalnya jabatan/posisi, nama perusahaan, nomor telepon, dan terakhir alamat perusahaan.
4. Gunakan desain secukupnya dan mobile-friendly
Jangan gunakan desain grafis yang mencolok. Gunakan font yang mudah terbaca, kombinasi warna yang nyaman dilihat mata, dan desain yang sederhana.
Selanjutnya, Anda juga perlu mempertimbangkan desain yang mobile-friendly. Hal ini agar signature email Anda berfungsi dengan baik saat dibuka di desktop maupun aplikasi handphone.
Cara Membuat Signature Email di Gmail Desktop
Cara membuat signature di Gmail dengan komputer sangat mudah. Signature atau tanda tangan berupa teks, link, dan gambar. Signature dapat disematkan secara otomatis ke setiap bagian akhir email yang Anda kirim. Posisi signature normalnya ada di bagian footer. Bagaimana cara menambah atau mengubah signature di Gmail? Ikuti langkah berikut ini.
1. Buka Gmail Anda melalui browser
2. Klik logo Settings / Setelan di bagian pojok kanan atas, kemudian klik menu Lihat semua setelan
2. Pilih Buat baru pada kolom Tanda tangan dan masukkan Nama tanda tangan, kemudian isi dengan data diri Anda di kolom sebelah kanan. Kolom ini bisa Anda isikan dengan informasi pribadi Anda, misalnya nama, jabatan, alamat, kontak pengirim dan informasi penting lainnya.
3. Jangan lupa untuk mengubah Setelan default tanda tangan menjadi Contoh Tanda Tangan atau Nama tanda tangan yang telah Anda buat pada pilihan SAAT MEMBALAS/MENERUSKAN EMAIL GUNAKAN dan juga SAAT MENULIS EMAIL BARU GUNAKAN agar signature pada email Anda aktif setiap saat Anda mengirimkan email.
4. Saat semua sudah diatur, klik Simpan Perubahan atau Save Changes
5. Terakhir, lihat signature yang telah Anda buat dengan cara buat Pesan Baru.
Selain bisa dibuat dari perangkat laptop, layanan Gmail juga mengizinkan Anda untuk membuat signature melalui aplikasi mobile.
Cara Membuat Signature Gmail di Perangkat Mobile
Jadi, Anda tidak perlu khawatir jika tidak memiliki akses ke perangkat desktop. Berikut langkah-langkah cara pembuatannya.
- Pastikan sudah menginstal aplikasi Gmail di Android/iOS kesayangan Anda.
- Langkah berikutnya Anda tinggal log in menggunakan akun email yang fitur signature-nya ingin diaktifkan
- Jika sudah berhasil log in, Anda bisa masuk ke menu pengaturan (setting) dengan cara menekan tab di sisi kiri atas kemudian melakukan scroll hingga ke bagian paling bawah.
- Sampai disini Anda akan melihat daftar email yang sudah log in di perangkat smartphone. Anda bisa mengeklik ke nama email
- Untuk memasukkan signature Anda bisa memilih menu “mobile signature”
- Input semua informasi yang dirasa penting. Setelah itu Anda tinggal klik “OK”
Nah, itulah cara buat signature di email khusus untuk Anda yang masih belajar. Mudah sekali, bukan?
Sekarang saatnya Anda untuk mencoba membuatnya sendiri agar tampilan email menjadi semakin terlihat profesional. Berkreasilah dengan bebas. Yang penting, signature email yang Anda buat tetap sederhana dan tidak terlalu berlebihan.
Anda juga bisa memanfaatkan signature email ini untuk kebutuhan marketing, lho. Dengan membuat signature email, Anda akan dianggap lebih profesional dan kredibel.
Demikian artikel mengenai pentingnya customer service yang baik dalam bisnis. Ketahui lebih lanjut mengenai strategi bisnis lainnya di blog kami, atau subscribe newsletter kami untuk mendapatkan update seputar digital marketing.
Jalankan email marketing Anda menggunakan tools kami yang sudah dilengkapi teknologi AI, register sekarang juga!
(A.A)
