6 Langkah Mudah Membuat Project Plan

Salah satu pekerjaan seorang project manager adalah membuat project plan. Sebuah pekerjaan yang terlihat mudah namun butuh kecekatan dan kecermatan tinggi. Tak heran jika project manager pemula sering keteteran dalam menjalankan tugas tersebut. Apalagi, jika bos Anda kerap memberi perintah dadakan.

Sebagai panduan, Anda bisa mengikuti 6 langkah membuat project plan di bawah ini.

Langkah 1: Identifikasi dan Hubungi Para Stakeholders

Anda tidak sedang merencanakan project untuk diri Anda sendiri, bukan? Umumnya, akan ada banyak orang yang terlibat dalam sebuah project. Anda perlu menghubungi semua orang itu, mulai dari pimpinan, anggota tim, klien, sponsor, dan end user atau pelanggan jika diperlukan.

Anda harus mengidentifikasi identitas dan role masing-masing orang dalam project ini. Anda juga perlu berdiskusi dengan mereka terkait garis besar project yang meliputi tujuan, ruang lingkup, alur, timeline, dan anggaran. Kemudian, buat dokumen pernyataan yang mencakup kesediaan dan persetujuan semua orang terkait aturan dalam project itu. Pernyataan tertulis ini penting untuk menghindari masalah di masa mendatang.

Langkah 2: Tetapkan dan Prioritaskan Tujuan

Pada tahapan sebelumnya, Anda sudah berdiskusi dengan para stakeholders, utamanya yang ada di level atas terkait tujuan project. Tujuan itu perlu Anda tekankan kembali dan buat skala prioritasnya. Sebagai tips, Anda bisa menentukan prioritas berdasarkan urgensi dan kepentingannya.

Dengan itu, Anda dapat membagi project ke dalam beberapa bagian sesuai masing-masing tujuan atau metrik yang telah Anda uraikan. Lalu, komunikasikan kembali hasil uraian Anda dengan para stakeholders, khususnya pimpinan project.

Langkah 3: Tentukan Hasil Kerja

Setelah mengetahui tujuan utama project, kini waktunya Anda menentukan output spesifik yang Anda harapkan. Plotkan tiap-tiap output dengan memberi perkiraan deadline. Anda juga harus mempelajari standar penilaian dari output tersebut, agar nantinya Anda bisa memantau perkembangan project.

Langkah 4: Buat Timeline Pekerjaan

Mari kita lihat, di sini Anda sudah punya nama-nama anggota tim beserta peranannya, tujuan project, serta output yang spesifik. Berbekal data-data itu, buatlah timeline pekerjaan sebagai panduan Anda dalam memantau jalannya project. Anda bisa membuat timeline dalam bentuk Gantt Chart atau apa pun sesuai preferensi Anda.

Masukkan orang yang ingin Anda beri tanggung jawab sesuai output harapan Anda beserta detail pekerjaan, resource yang mereka butuhkan, dan tenggat waktu penyelesaiannya. Tips dari kami, saat Anda menentukan tenggat waktu, buatlah agak lebih cepat dari yang seharusnya. Hal ini bertujuan untuk menghindari keterlambatan penyelesaian project.

Demi kelancaran project, Anda bisa melibatkan tim saat menyusun timeline ini. Pastikan agar semua orang bisa menyelesaikan pekerjaannya dalam jangka waktu tertentu. Pastikan pula agar semua kebutuhan sumber daya mereka terpenuhi, agar nantinya tidak muncul alasan-alasan klasik mengapa hasilnya tidak sesuai harapan.

Langkah 5: Identifikasi Risiko dan Rencanakan Solusi Penyelesaiannya

Semua project pasti memiliki risiko, entah itu besar atau kecil. Sebagai project manager, Anda harus bisa menghindari atau mengatasi semua masalah yang muncul di kemudian hari. Untuk itu, Anda sebaiknya mendata segala kemungkinan masalah mulai dari yang paling sepele hingga yang paling buruk.

Setelah itu, buat skenario penyelesaian yang dapat tim Anda lakukan. Anda juga sebaiknya membuat beberapa rencana sebagai solusi jika rencana awal tidak berjalan lancar. Anda dapat mempelajari ini semua dari project-project terdahulu, baik yang Anda pegang sendiri atau milik orang lain. Anda juga dapat berdiskusi dengan senior atau atasan Anda terkait manajemen risiko ini.

Langkah 6: Presentasikan Rencana Proyek kepada Para Stakeholders

Langkah terakhir dalam pembuatan project plan adalah presentasi. Tunjukkan dan jelaskan semua yang telah Anda susun kepada para pemangku kepentingan. Di sini, Anda harus memastikan bahwa semua pihak telah betul-betul mengerti akan peranannya masing-masing. Tak kalah penting, agar semua orang memiliki kesamaan visi dan rasa ownership untuk memenuhi tujuan project itu.

Lakukan presentasi dua arah dan dengarkan semua masukan dari orang lain. Jika terjadi perbedaan pendapat, dapatkan jalan tengahnya secepat mungkin. Jangan sampai ketika project sudah mulai berjalan, muncul perselisihan internal lainnya.

Itu dia langkah-langkah membuat project plan yang perlu Anda ketahui. Silakan cari tahu lebih banyak tips-tips mengenai project management di blog kami. Jika Anda ingin memulai email marketing campaign dengan kami, segera daftarkan diri Anda di sini.

(V.V)