Transactional Email: Definisi, Cara Kerja, dan Contoh

Dalam dunia digital marketing, sering sekali kita menemukan jargon dan akronim yang berhubungan dengan email. Sebut saja email marketing, email campaign, email bounce, email open rate, email service provider, dan tentu saja transactional email. Kami mengamati bahwa penjelasan yang ada di internet terkadang berbelit-belit dan justru membuat pembaca semakin bingung.

Atas alasan itu, kami kemudian membuat artikel ini guna memberi Anda penjelasan mendalam mengenai salah satu istilah yang disebutkan di atas, yaitu transactional email. Ada pun mengenai istilah lain, Anda bisa membacanya di artikel kami yang lain.

Apa Itu Transactional Email?

Transactional email adalah jenis pesan email yang dipicu oleh tindakan tertentu di situs web atau aplikasi seluler. Meskipun namanya demikian, email ini sejatinya tidak selalu berisi transactional messages.

Beberapa contoh umum transactional email termasuk password reset request, order confirmation emails, shipping notifications, abandoned cart email, account notification, social media update, welcome email, unsubscribe email yang dikirimkan setelah pelanggan menekan unsubscribe link, dan automated emails lainnya. Email ini biasanya dikirim secara terprogram melalui API atau SMTP.

Jenis email ini sebenarnya digunakan oleh banyak perusahaan, tapi banyak yang tidak menyadarinya. Gampangnya, transactional email dikirim ke satu kontak, prospek atau pelanggan, untuk membantu memfasilitasi atau menindaklanjuti tindakan komersial yang telah dilakukan pengguna dengan perusahaan.

Cara Kerja Transactional Email

Saat belajar tentang transactional email, ada satu kata kunci yang harus Anda pegang, yaitu 'trigger' atau 'pemicu'. Kami sudah sedikit menyinggung tentang ini pada poin di atas, bahwa tidak seperti emails marketing, transactional email hanya bisa dikirim berdasarkan specific action yang tidak lain berasal dari tindakan audiens. Oleh karena itu, email ini juga disebut sebagai trigger-based email.

Yang dimaksud audiens ini sendiri bisa jadi siapa saja dari tahapan yang berbeda. Mulai dari pengunjung baru di situs web Anda hingga loyal customers yang sudah sering melakukan aktivitas atau kontak dengan bisnis Anda.

Secara kasar, Anda sebagai marketer harus tahu setiap kali terdeteksi adanya tindakan tertentu dari seorang audiens. Kemudian sebagai respons, Anda mengirimkan sebuah pesan kepada mereka. Isinya berbeda-beda, bergantung pada tindakan pemicunya. Kemudian dari pesan itu, Anda akan mengharapkan audiens memberi respons lanjutan.

Namun, pada hal ini peran Anda telah diambil alih oleh ‘mesin’ agar pengiriman email ini dapat diotomatisasi. Bayangkan saja jika Anda harus mengirim jutaan email setiap harinya dengan beberapa trigger yang masuk secara bersamaan. Itu sebabnya, pengiriman transactional email menjadi tidak mungkin dilakukan secara manual.

Mari kita ambil contoh email welcome series sebagai penjelasan:

Pada saat seseorang mengunjungi situs Anda untuk pertama kali, mereka mungkin akan melakukan sign up atau pendaftaran akun. Itu dilakukan dengan mengisi data, seperti nama dan email address pada online form yang tersedia, sehingga nantinya data-data itu akan masuk ke database Anda. Jika menggunakan automation, sistem Anda akan langsung mendeteksi penambahan data baru tersebut.

Setelah itu, sistem Anda akan mulai mengirimkan rangkaian pesan transactional mengikuti alur yang telah Anda rancang. Pertama, sebuah welcome email yang berisi sambutan dan ucapan terima kasih atas bergabungnya seorang pelanggan baru akan dikirimkan. Di dalamnya, mungkin akan ada Call-to-Action (CTA) menuju halaman onboarding atau tindakan lain yang perlu dilakukan.

Pada email lanjutannya, Anda bisa menetapkan dua kondisi. Pertama, jika sang penerima email melakukan tindakan sesuai yang Anda harapkan. Sebagai hasilnya, Anda bisa mengirim email lanjutan berupa penawaran produk atau layanan sebagai solusi dari permasalahan mereka,

Kondisi kedua terjadi apabila tindakan yang Anda harapkan tidak tercapai. Saat itu, Anda bisa mengirim email lain yang serupa dengan email pertama. Isinya mengulang tahapan apa saja yang harus segera pelanggan tersebut lakukan.

Opsi lainnya, Anda juga bisa mengarahkan pelanggan ke aktivitas lain sebagai penggantinya. (Contoh: jika seseorang menolak melengkapi data diri, Anda bisa arahkan untuk jelajahi website atau blog).

Contoh Transactional Email

Di bagian awal artikel, kami sudah menyebutkan beberapa contoh transactional email yang umum digunakan oleh para pelaku bisnis. Di bawah ini kami akan menjelaskannya secara lebih terperinci beserta contoh-contoh tampilannya.

1. Confirmation Email

Jenis transactional email yang paling umum adalah email konfirmasi. Ini dikirim setelah transaksi terjadi, itulah sebabnya jenis email ini disebut transactional.

Pelanggan menerima email yang berisi informasi tentang pembelian yang mereka lakukan secara online. E-book atau kunci produk sebuah software biasanya dikirim sebagai bagian dari email konfirmasi.

Namun, email konfirmasi tidak harus terkait dengan transaksi moneter. Pendaftaran akun baru dan RSVP sebuah acara juga dapat memicu email konfirmasi yang memverifikasi pengguna bahwa pendaftaran atau pendaftaran mereka berhasil.

Tips membuat email konfirmasi order:

• Gunakan 3W: What, Where, When. Sebutkan produk apa yang mereka pesan serta ke mana dan kapan produk tersebut akan dikirimkan.
• Berikan panduan terkait pelacakan proses pengemasan dan pengiriman produk.
• Beri rekomendasi produk lain di bagian bawah email yang berkaitan dengan produk pesanan pelanggan. Pada bagian ini, Anda bisa menambahkan CTA yang mengarah pada detail produk.

2. Permintaan Eksplisit

Jenis transactional email ini berisi informasi yang secara eksplisit diminta oleh pengguna layanan. Permintaan ini biasanya mendesak, artinya pengguna mengharapkan email ini segera tiba.Salah satu contoh paling umum dari permintaan eksplisit adalah password reset emails. Karena pengguna tidak dapat mengakses akun mereka tanpa kata sandi, permintaan pengaturan ulang kata sandi datang dengan harapan akan segera ditanggapi.

Contoh lain dari permintaan eksplisit adalah kode verifikasi yang digunakan dalam autentikasi dua faktor, di mana pengguna diharuskan memasukkan one time password (OTP) selain kata sandi utama mereka untuk mendapatkan akses ke akun mereka. Seperti halnya pengaturan ulang kata sandi, pengguna mengharapkan kode verifikasi tiba secepatnya.

3. Notification Emails

Jenis email ini mirip dengan push notification ponsel, tetapi terjadi melalui email. Email notifikasi dapat digunakan untuk memperingatkan pengguna tentang berbagai aktivitas, termasuk pemberitahuan komentar, pengingat acara, dan pembaruan pengiriman.

Email notifikasi dapat memberi tahu pengguna saat mereka memiliki pesan baru atau bahwa mereka memiliki tag di unggahan media sosial. Mereka juga dapat memberi tahu pengguna bahwa sebuah paket telah dikirim atau dikirimkan, atau bahwa mereka memiliki rapat yang harus dihadiri.

4. Abandoned Cart Email

Tahukah Anda bahwa bisnis yang memiliki Average Order Value (AOV) $100 hingga $500 dapat mendapatkan rata-rata 4% hingga 5% dari keranjang yang ditinggalkan? Ini adalah alasan yang bagus untuk mulai menggunakan transactional email jika Anda belum melakukannya.

Email pengingat keranjang terbengkalai dapat melakukan pekerjaan yang sangat baik untuk mengubah keinginan menjadi penjualan dengan pengingat pembayaran, bonus yang akan didapat, dan akses mudah ke dukungan pelanggan.

Tips membuat abandon cart email:

• Tampilkan item produk yang ada di keranjang belanja pelanggan.
• Berikan alasan bagus mengapa mereka harus menyelesaikan proses transaksi.
• Tawarkan diskon atau cashback dengan batas waktu untuk item yang ada di keranjang pelanggan.

5. Referensi dan Undangan

Banyak layanan menyediakan cara bagi pengguna untuk mengundang teman atau kolega mereka untuk membuat akun dengan mengirimkan referensi dan email undangan. Pengguna dapat memasukkan alamat email teman mereka ke dalam formulir, dan layanan akan mengirimkan email undangan atas nama mereka.

Email referensi bekerja dengan cara yang sama, tetapi perbedaan antara email referensi dan undangan adalah bahwa referensi biasanya memberi insentif berupa diskon atau voucher bagi pengirim dan juga penerimanya.

6. Permintaan Dukungan dan Feedback

Komunikasi sangat penting untuk customer journey yang positif. Jika pelanggan Anda mengajukan permintaan dukungan tetapi tidak mendapatkan konfirmasi bahwa itu telah diterima, itu bisa membuat pelanggan Anda merasa frustrasi.

Transactional email membantu proses komunikasi dan memberi tahu pelanggan tentang pembaruan status. Seperti halnya permintaan dukungan, feedback juga dapat membantu memenuhi customer expectations dan menjaga customer experience tetap positif.

Permintaan feedback juga dapat diatur untuk meminta ulasan dari pelanggan beberapa saat setelah mereka melakukan pengunduhan, pembelian, atau pendaftaran untuk sebuah akun. Jika feedback yang diterima buruk, bisnis dapat menghubungi pelanggan dan mencoba mengubah pengalaman negatif menjadi pengalaman positif.

7. Welcome Email

Welcome email dikirimkan segera setelah seorang pengguna melakukan pendaftaran, mulai berlangganan, atau menggunakan produk digital Anda.

Tips membuat welcome email:

• Gunakan bahasa yang hangat, ramah, yang membuat pengguna merasa disambut dan diterima. Subject line yang indah juga akan meningkatkan open rates.
• Tambahkan informasi terkait direktori layanan Anda, seperti fitur-fitur yang tersedia, manfaat yang akan pengguna dapatkan, tawaran menarik, event terdekat, dan lain sebagainya.
• Anda juga bisa menambahkan informasi tentang email newsletter Anda. Ini berguna untuk membawa penerima untuk melakukan subscribe ke email newsletter Anda.

8. Promotional Email

Anda bisa mengirimkan promotional email kepada pengguna yang baru selesai melakukan transaksi atau meninggalkan tanda suka pada produk Anda.

Tips membuat promotional email:

• Singgung produk sebelumnya dan tawarkan produk yang berkaitan dengan itu. Anda bisa menggunakan kalimat seperti, "Karena Anda menyukai produk A, Anda mungkin juga akan menyukai produk B."
• Lakukan cross-sell, yaitu mengiklankan produk yang melengkapi produk sebelumnya dan upsell, yaitu mengiklankan produk serupa yang harganya lebih mahal.

Layanan Transactional Email Kami

Transactional email memungkinkan Anda memberikan informasi secara unik dan relevan bagi penerima. Email ini dapat memberikan informasi yang diminta atau memberi tahu mereka tentang perubahan status pesanan seperti pemberitahuan pengiriman.

Transactional email umumnya menggunakan integrasi API atau SMTP untuk mengirim email. Ini biasanya memerlukan developer untuk menyiapkan sistem yang akan mengirim template ke penerima tertentu berdasarkan tindakan tertentu. Namun, di platform kami, Anda dapat dengan cepat membuat transactional email seperti yang Anda lakukan pada email marketing campaign.

Mengirim transactional email seharusnya tidak sulit dengan layanan yang tepat. Dengan layanan kami, Anda dapat dengan mudah mengirim dan melacak email seperti ini. Kami memberi Anda insight tentang analitik dan kinerja transactional email Anda. Tujuan kami adalah membantu Anda mencapai tingkat pengiriman yang tinggi dan menjauhkan transactional email Anda dari spam folder.

Baik Anda memiliki tim kecil atau perusahaan e-commerce yang besar dengan ribuan produk, transactional email service kami dapat sangat menguntungkan bisnis Anda dan juga pelanggan Anda. Dengan layanan kami, Anda dapat:

• Meningkatkan pendapatan dan engagement pelanggan.
• Mengurangi beban yang ditempatkan pada tim dukungan dengan otomasi.
• Membangun kepercayaan dan loyalitas pelanggan melalui personalisasi dan komunikasi yang luar biasa.

Meskipun melibatkan kebijaksanaan untuk tidak membebani pengguna, transactional email pada akhirnya dapat membantu perusahaan memberikan pengalaman yang sangat baik. Jadi ini adalah sebuah win-win solution untuk perusahaan dan pelanggan.

Demikian penjelasan mengenai transactional email. Anda bisa mempelajari transactional email best practices sebelum menerapkan strategi ini untuk bisnis Anda. Selain itu, baca juga artikel kami lainnya seputar email, marketing, dan bisnis di blog atau dengan berlangganan email newsletter kami.

Jangan ragu untuk mendaftarkan diri Anda pada layanan kami untuk mencoba mengirimkan email dan menggunakan tools lainnya secara gratis. Atau langsung bicarakan paket yang ingin Anda pilih untuk email bisnis Anda di sini.

(A.F) Edited by (V.V)