Cara Menulis Follow-Up Email untuk Beragam Keperluan

Terkadang kita perlu melakukan cold email campaign follow up untuk mengetahui kabar selanjutnya dari orang yang kita hubungi. Follow up email bisa menjadi tugas yang menantang bagi sebagian orang, sebab Anda ingin memastikan bahwa Anda tidak terkesan memaksa atau mengganggu sekaligus memastikan bahwa Anda mendapatkan respons yang Anda butuhkan.

Sebagai email company, kami selalu bekerja berhubungan dengan email. Maka seharusnya aman dikatakan bahwa kami sangat dekat dengan email dan mengetahui secara mendalam tentang apa-apa saja yang ada di dalamnya.

Untuk itu, artikel ini kami tulis sehingga Anda bisa mencontoh tata cara dan tips penulisan follow up email untuk berbagai kebutuhan berbeda, dari mulai follow up klien, calon customer, hingga HRD perusahaan. Mari kita mulai dari cara menulis follow up email secara general terlebih dahulu.

Cara Menulis Follow-Up Email secara Umum

Untuk menulis follow up email yang menghasilkan respons tanpa kesan memaksa, Anda bisa mempelajari tata caranya di bawah ini.

1. Tambahkan Konteks

Cobalah untuk membangkitkan ingatan penerima Anda saat membuka email Anda dengan merujuk ke email atau interaksi sebelumnya. Bahkan jika penerima Anda tidak memberikan informasi apa pun, mereka cenderung akan bereaksi positif terhadap pesan follow up jika mereka telah diingatkan bahwa mereka pernah mendengar kabar dari Anda sebelumnya.

Anda bisa memasukkan konteks tersebut di dalam subjek, preheader, maupun pembuka email. Berikut kami sertakan juga contoh emailnya.

Subjek: {firstname}, How did you respond to my previous offer?

Preheader: I want to confirm our cooperation decision

Body:

Hi {firstname},

It's me again!

With this email, I want to confirm your decision regarding the offer I sent you previously.

(lanjut ke isi email)

2. Tambahkan Value

Jangan kirim email follow up tanpa menunjukkan nilai Anda. Untuk itu, hindari pesan follow up yang terdengar malas, yakni pesan yang hanya sekedar “touching base” atau “catching up” dengan tidak menambahkan apa pun selain email tambahan di kotak masuk mereka.

Penting halnya untuk memberikan nilai pada setiap interaksi. Manfaatkan waktu mereka untuk membuka, menekan, dan merespons. Peluang untuk interaksi dan follow up yang organik dan alami muncul dari penawaran mereka akan sesuatu yang berharga, baik itu barang fisik relevan yang dikirimkan kepada mereka, webinar, case study, email templates, atau sumber daya digital lainnya.

Anda dapat dengan mudah mendapatkan sejumlah follow up email seputar penawaran bernilai tambah ini. Jadikan email Anda berkualitas tinggi dan relevan bagi penerima Anda, sebab Anda ingin dilihat sebagai aset bagi mereka.

Jika Anda tidak memberikan nilai tambahan, hanya ada sedikit alasan untuk menghubungi mereka dan bahkan lebih sedikit insentif bagi mereka untuk merespons maupun peduli akan pesan yang Anda kirim.

3. Jelaskan Alasan Mengirim Pesan

Selanjutnya, jelaskan alasan Anda mengirim email Jelaskan alasan email follow up Anda secara to the point dan ringkas. Beri tahu penerima apa yang Anda inginkan. Jika hal ini belum berubah sejak email Anda sebelumnya, ingatkan mereka.

4. Sertakan Call-to-action (CTA)

Permudah penerima email untuk merespons. Misalnya, jika Anda mencoba mengatur pertemuan, sarankan tanggal dan waktu tertentu (dan tempat, jika Anda mengatur pertemuan tatap muka). Gunakan kata-kata yang memancing mereka untuk membuat keputusan, seperti:

• Apakah Anda bisa berbicara pada hari Senin jam 07:00?
• Silakan klik tombol di bawah ini untuk melanjutkan ke tahapan selanjutnya!
• Balas “Ya” apabila Anda tertarik dengan penawaran!

Jika Anda adalah bagian dari tim marketing atau seorang sales profesional, cobalah untuk tidak membuat kesalahan dengan membiarkan pesan tidak jelas dan ambigu. Jadikan CTA sangat jelas dan sulit ditolak. Apa sebenarnya yang Anda ingin mereka lakukan? Apakah Anda memberikan tautan ke situs web Anda? Beri tahu mereka agar Anda bisa mendapatkan hasil terbaik.

Tips Menulis Follow Up Email untuk HRD

Menulis follow-up email kepada HRD (Human Resources Department) memerlukan kehati-hatian dan profesionalisme untuk meningkatkan kesan positif terhadap diri Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk menulis follow-up email kepada HRD setelah Anda mengajukan pendaftaran atau melakukan wawancara kerja.

• Santun dan Profesional. Pastikan email Anda tetap santun dan profesional. Gunakan bahasa formal dan sopan, hindari penggunaan bahasa informal atau slang.
• Subjek Email yang Jelas. Gunakan subjek email yang jelas dan singkat, mencerminkan tujuan dari email Anda.
• Mengingatkan Tentang Pertemuan/Interview. Jika email Anda merupakan follow-up dari wawancara atau pertemuan sebelumnya, ingatkan HRD tentang tanggal dan waktu pertemuan tersebut.
• Tunjukkan Ketertarikan Anda. Jelaskan lagi mengapa Anda tertarik dengan posisi tersebut dan perusahaan tersebut. Sampaikan apresiasi Anda atas kesempatan wawancara dan kesan positif Anda terhadap perusahaan.
• Tanyakan Pertanyaan yang Relevan. Tanyakan pertanyaan spesifik tentang proses seleksi, langkah-langkah selanjutnya, atau jadwal keputusan. Ini menunjukkan minat dan antusiasme Anda terhadap peran tersebut.
• Jelaskan Keterampilan dan Pengalaman Tambahan. Jika ada keterampilan atau pengalaman tambahan yang ingin Anda sampaikan setelah wawancara, sampaikan dengan singkat dan relevan dengan posisi yang Anda lamar.
• Ungkapkan Kesiapan Anda. Jelaskan kesiapan Anda untuk memberikan referensi, menghadiri tes tambahan, atau melengkapi dokumen atau formulir lainnya yang mungkin diperlukan.
• Minta Konfirmasi atau Jadwal Selanjutnya. Minta konfirmasi tentang langkah-langkah selanjutnya dalam proses seleksi atau tunjukkan ketersediaan Anda untuk wawancara lanjutan jika diperlukan.
• Tutup dengan Ucapan Terima Kasih. Tutup email Anda dengan ucapan terima kasih atas waktu dan perhatian HRD. Tunjukkan apresiasi Anda terhadap kesempatan untuk berpartisipasi dalam proses seleksi.
• Periksa Kesalahan. Periksa email Anda untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa sebelum mengirimkannya. Pastikan email Anda terlihat profesional dan rapi.

Tips tambahan: Gunakan email tracker tool setiap kali mengirimkan email kepada HRD, baik initial email maupun follow up, sehingga Anda mengetahui status pengiriman email Anda sudah dibuka atau belum.

Berikut adalah contoh format email follow-up yang bisa Anda gunakan:

Subjek: Follow-up Interview [Nama Posisi] - [Nama Anda]

Body:

Dear [Nama HRD],

Saya ingin menyampaikan ucapan terima kasih atas kesempatan wawancara yang Anda berikan kepada saya untuk posisi [Nama Posisi]. Saya sangat tertarik dengan peran ini dan keyakinan saya terhadap nilai-nilai perusahaan [Nama Perusahaan].

Setelah pertemuan kita sebelumnya, saya semakin yakin bahwa peran ini sesuai dengan pengalaman dan keterampilan yang saya bawa. Saya siap memberikan referensi lebih lanjut atau menghadiri wawancara tambahan jika diperlukan. Mohon informasikan langkah-langkah selanjutnya dalam proses seleksi atau jadwal wawancara lanjutan jika memungkinkan.

Sekali lagi, saya mengucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian Anda. Saya sangat antusias dengan peluang untuk berkontribusi di [Nama Perusahaan] dan berharap dapat bergabung dengan tim yang luar biasa ini.

Hormat saya,

[Nama Anda]

[Detail Kontak]

Tips Menulis Follow Up Email untuk Leads/Prospek

Menulis follow-up email kepada leads atau prospek adalah kesempatan untuk membangun hubungan yang lebih kuat dan mendekatkan mereka pada langkah-langkah selanjutnya dalam proses penjualan. Berikut adalah beberapa tips untuk menulis follow-up email yang efektif kepada leads atau prospek.

• Personalisasi Pesan. Personalisasi adalah kunci. Gunakan nama leads dan rujuk percakapan sebelumnya atau informasi lain yang Anda ketahui tentang mereka.
• Jadikan Subjek Menarik. Gunakan subjek email yang menarik dan relevan untuk memotivasi mereka membuka email Anda. Hindari subjek yang terlalu umum atau terlihat seperti iklan.
• Sambut Hangat. Mulailah email dengan sapaan yang ramah dan menghangatkan, menunjukkan apresiasi Anda atas waktu mereka dan minat mereka dalam produk atau layanan Anda.
• Tunjukkan Manfaat. Jelaskan lagi manfaat utama produk atau layanan Anda. Fokus pada cara produk Anda dapat memecahkan masalah atau memenuhi kebutuhan khusus mereka.
• Sertakan Testimoni atau Kasus Sukses. Jika memungkinkan, sertakan testimonial dari pelanggan sebelumnya atau cerita sukses untuk memberikan bukti konkret tentang nilai yang Anda tawarkan.
• Ajukan Pertanyaan. Ajukan pertanyaan terbuka yang mendorong leads untuk berbagi informasi tentang kebutuhan atau keprihatinan mereka. Ini membuka peluang untuk memahami lebih dalam dan menawarkan solusi yang lebih disesuaikan.
• Tawarkan Konten Bernilai. Tawarkan konten berupa artikel blog, panduan, atau video yang relevan dengan kebutuhan mereka. Ini menunjukkan Anda peduli dengan pendidikan mereka dan bukan hanya menjual produk.
• Tampilkan Kredibilitas. Jika Anda memiliki penghargaan, sertifikasi, atau pengakuan lainnya, sebutkan ini untuk meningkatkan kredibilitas perusahaan Anda.
• Beri Batas Waktu. Berikan insentif atau penawaran khusus dengan batas waktu tertentu untuk mendorong tindakan segera. Ini bisa berupa diskon khusus atau bonus tambahan.
• Pertahankan Kesopanan dan Profesionalisme. Tetap sopan dan profesional dalam setiap kata dan frasa yang Anda pilih. Hindari tekanan yang berlebihan dan biarkan prospek membuat keputusan tanpa merasa dipaksa.
• Panggilan Tindakan yang Jelas. Jelaskan langkah selanjutnya dengan jelas. Apakah Anda ingin mereka menjawab email ini, mengisi formulir, atau menghubungi Anda? Berikan instruksi yang jelas.
• Pantau dan Lakukan Follow-up Lanjutan. Pantau respons mereka. Jika mereka membuka email tetapi tidak merespons, pertimbangkan untuk mengirim follow-up tambahan dengan pendekatan yang berbeda.
• Ulangi dan Pelajari. Jika mereka tidak merespons setelah beberapa follow-up, pertimbangkan untuk merumuskan pesan baru atau meninjau strategi pemasaran Anda secara keseluruhan.

Contoh format email follow-up yang bisa Anda gunakan:

Subjek: {firstname}, Peluang Menarik Menanti Anda di [Nama Perusahaan]

Preheader: Daftarkan diri Anda sekarang juga untuk menikmati penawaran terbatasnya!

Body:

Hi {firstname},

Saya harap email ini menemui Anda dalam keadaan baik. Saya ingin mengucapkan terima kasih atas minat Anda dalam [Produk/Layanan Anda]. Setelah pertemuan kita sebelumnya, saya ingin menyampaikan kembali bagaimana produk kami dapat memberikan solusi konkret untuk [masalah spesifik atau kebutuhan prospek].

Saya ingin mendengar lebih banyak tentang kebutuhan unik Anda. Bagaimana kami dapat membantu Anda mencapai [tujuan prospek]? Apakah ada pertanyaan khusus yang Anda miliki yang ingin saya bantu jawab?

Untuk membantu Anda lebih memahami nilai yang kami tawarkan, saya melampirkan sebuah panduan singkat tentang [Tema Terkait]. Saya yakin Anda akan menemukannya bermanfaat.

Apakah Anda memiliki waktu untuk berbicara pada [Tanggal dan Waktu]? Saya sangat antusias untuk mendengar lebih banyak tentang proyek Anda dan mengeksplorasi bagaimana kami dapat berkolaborasi.

Terima kasih atas waktu Anda dan kesempatan ini. Saya menantikan kesempatan untuk mendengar dari Anda.

Salam hangat,

[Nama dan Posisi Anda]

[Detail Kontak]

Tips Menulis Follow Up Email untuk Customer/Klien

Melakukan follow up ke klien atau existing customer seharusnya bukanlah hal yang sulit. Pasalnya, Anda telah mengenal karakteristik orang yang hendak Anda hubungi dengan jelas. Maka, Anda bisa menyesuaikan sendiri bagaimana cara terbaik untuk menghubungi mereka. Misalnya, saat Anda perlu menanyakan kelanjutan survei pelanggan atau perpanjangan kontrak yang sudah sempat dibahas sebelumnya.

• Personalisasi Pesan. Gunakan nama pelanggan dan sebutkan produk atau layanan yang mereka beli. Personalisasi pesan menunjukkan bahwa Anda memperhatikan mereka sebagai individu.
• Sapaan Ramah. Mulailah dengan sapaan ramah, seperti "Hi [Nama Pelanggan]" atau "Dear [Nama Pelanggan]".
• Ungkapkan Terima Kasih. Ucapkan terima kasih atas pembelian mereka. Sampaikan apresiasi Anda atas dukungan dan kepercayaan mereka terhadap produk atau layanan Anda.
• Konfirmasi Detail Pesanan. Jika relevan, konfirmasikan detail pesanan mereka, termasuk produk atau layanan yang dibeli, jumlahnya, dan total biaya. Pastikan semuanya sesuai dengan yang mereka pesan.
• Jelaskan Nilai Tambahan. Jelaskan manfaat tambahan atau fitur produk yang mungkin berguna bagi mereka. Bantu mereka memahami cara memaksimalkan penggunaan produk atau layanan Anda.
• Tanyakan Umpan Balik. Ajukan pertanyaan terbuka tentang pengalaman mereka dengan produk atau layanan Anda. Tanyakan apakah ada masukan atau saran yang mereka miliki untuk memperbaiki layanan Anda.
• Tawarkan Dukungan. Pastikan mereka tahu bahwa Anda siap membantu jika mereka memiliki pertanyaan atau masalah. Sertakan informasi kontak atau tautan ke pusat bantuan jika mereka membutuhkan bantuan lebih lanjut.
• Tawarkan Diskon atau Penawaran Khusus. Jika sesuai, tawarkan diskon atau penawaran khusus untuk pembelian selanjutnya sebagai ungkapan terima kasih atas keberlanjutan hubungan bisnis.
• Ajukan Pertanyaan Khusus (Cross-Selling/Upselling). Ajukan pertanyaan yang dirancang untuk menilai apakah mereka tertarik pada produk atau layanan tambahan yang Anda tawarkan. Ini bisa merangsang potensial cross-selling atau upselling.
• Panggilan Tindakan yang Jelas. Sertakan panggilan tindakan yang jelas, seperti mengunjungi situs web Anda lagi, mengisi survei kepuasan pelanggan, atau menghubungi Anda untuk pertanyaan lebih lanjut.
• Ulangi Ucapan Terima Kasih. Tutup email Anda dengan mengucapkan terima kasih sekali lagi atas dukungan dan pembelian mereka. Ucapan tulus akan meninggalkan kesan positif.
• Periksa Kesalahan. Pastikan email Anda bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan sebelum mengirimkannya. Hal ini menunjukkan profesionalisme Anda.

Contoh format email follow-up kepada pelanggan atau klien:

Subjek: Terima Kasih atas Pembelian Anda, [Nama Pelanggan]!

Preheader: Pesanan Anda sedang kami proses untuk saat ini.

Body:

Hi [Nama Pelanggan],

Terima kasih banyak atas pembelian Anda di [Nama Perusahaan]. Kami sangat menghargai kepercayaan Anda kepada kami.

Saya ingin memastikan bahwa pesanan Anda untuk [Nama Produk/Layanan] telah kami terima dan sedang diproses. Berikut adalah rincian pesanan Anda:

Produk/Layanan: [Nama Produk/Layanan]

Jumlah: [Jumlah]

Total Biaya: [Total Biaya]

Jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan bantuan tambahan, jangan ragu untuk menghubungi kami di [Alamat Email] atau [Nomor Telepon]. Kami selalu siap membantu Anda.

Kami ingin mendengar pendapat Anda! Kami sangat menghargai umpan balik dari pelanggan kami. Jika Anda memiliki waktu, mohon berikan umpan balik Anda dengan mengisi survei kepuasan pelanggan kami di [Link Survei].

Terima kasih sekali lagi atas dukungan Anda. Kami berharap Anda menikmati penggunaan [Nama Produk/Layanan] dan kami berharap dapat melayani Anda lagi di masa depan.

Terima kasih dan salam hangat,

[Nama dan Posisi Anda]

[Detail Kontak]

Begitulah cara follow up customer agar langsung close deal. Ingin mengetahui tips lainnya seputar sales dan marketing? Kunjungi blog kami atau subscribe newsletter kami! Atau jika Anda ingin memulai email marketing campaign kami, silakan daftarkan diri Anda di sini!

(S.A) edited by (V. A) and (V.V)