Bagaimana Format Menulis Business Email?
Email merupakan salah satu bentuk komunikasi yang paling banyak digunakan baik di dalam maupun di luar tempat kerja. Hal ini didasarkan pada kecepatan dan efisiensinya yang memungkinkan Anda menggunakan email dalam kapasitas tertentu, terlepas dari peran atau industri Anda. Pada artikel ini kami akan membahas bagaimana cara menulis business email dengan profesional.
Apa Itu Business Email?
Business email merupakan email yang dibuat khusus untuk bisnis Anda. Alamat email bisnis akan sama dengan nama business email domain Anda seperti @mtarget.co dan semua karyawan di perusahaan memiliki alamat email yang sama.
Business email juga digunakan untuk mengirimkan hampir semua jenis korespondensi yang diperlukan oleh kegiatan bisnis sehari-hari. Misalnya, memo, laporan, tabel data, grafik atau data, dan lain sebagainya.
Cara Menulis Business Email
1. Identifikasi Tujuan Anda
Langkah pertama yaitu tanyakan pada diri Anda apa yang Anda ingin penerima email lakukan setelah mereka membaca email Anda. Kemudian setelah Anda menentukan tujuan email Anda, Anda dapat memastikan semua yang Anda tampilkan dalam email Anda mendukung setiap tindakan. Misalnya, jika Anda ingin penerima meninjau laporan yang telah Anda lampirkan, beritahu secara jelas apa laporan itu, mengapa Anda memerlukannya untuk meninjaunya, feedback apa yang Anda butuhkan, dan kapan Anda perlu menyelesaikan tugas tersebut.
2. Pertimbangkan Audiens Anda
Saat Anda menulis email, pastikan kembali bahasa atau kalimat yang Anda buat cocok dengan audiens Anda. Misalnya, jika Anda mengirim email kepada eksekutif bisnis yang belum pernah Anda temui, buatlah email tetap rapi dan formal. Namun, di sisi lain, jika Anda mengirim email kepada teman satu divisi yang memiliki hubungan baik dengan Anda, Anda bisa menggunakan kalimat yang lebih ramah dan tidak terlalu kaku.
3. Buat Email Secara Ringkas
Penerima atau audiens Anda mungkin memiliki sedikit waktu untuk membaca email Anda, jadi buatlah email sesingkat mungkin tanpa meninggalkan informasi penting. Sebaiknya Anda untuk tidak terlalu banyak menulis subjek sekaligus karena hal ini bisa membuat email Anda menjadi panjang, menantang untuk dibaca, dan sulit untuk dipahami. Gunakan kalimat pendek dan sederhana dengan menghilangkan kata-kata yang bertele-tele ataupun informasi yang tidak penting.
4. Koreksi Kembali Email Anda
Suatu email yang bebas dari kesalahan menunjukkan profesionalisme. Maka dari itu, sebelum Anda mengirimkan email, sebaiknya periksa kembali kesalahan ejaan dan tata bahasa. Jika email yang Anda kirimkan sangat penting untuk dikirimkan kepada pemangku lainnya, Anda dapat meminta atasan langsung atau kolega terpercaya untuk membaca email Anda sebelum Anda mengirimkannya.
5. Gunakan Etika yang Tepat
Dalam business email Anda wajib mencantumkan salam pembuka yang sopan dan penutup dengan kalimat yang ramah dan sopan dalam bentuk email formal. Selain itu, perhatikan penerima dan pengiriman waktu email Anda. Misalnya, hindari mengirim email yang ingin menanyakan sesuatu di luar jam kerja atau saat mereka sedang cuti kecuali dalam keadaan darurat.
7. Follow-Up Email Anda
Jika audiens atau penerima belum membalas business email Anda dalam dua hari kerja, pertimbangkan untuk menghubungi kembali dengan follow-up email. Karena kebanyakan orang menerima beberapa email per hari, sehingga mereka mungkin melewatkan atau lupa untuk membalas email Anda.
Format dan Struktur Business Email
Terdapat lima elemen yang perlu dipertimbangkan saat membuat business email Anda sebagai berikut:
1. Subject Line
Subject line merupakan frasa singkat yang merangkum alasan mengapa Anda mengirimkan business email kepada audiens yang dituju. Sangat penting untuk menyertakan subject line saat mengirimkan business email sehingga audiens Anda mengetahui apa yang diharapkan dan mengerti inti dari email tersebut. Contohnya:
“Follow-Up: Marketing Presentation”
2. Kalimat Sapaan
Kemudian, pada baris pertama business email Anda sertakan kalimat sapaan atau salam kepada audiens yang ingin Anda tuju. Sebagai contoh:
“Hi Mr. David,”
3. Body Email
Body email merupakan isi email dan informasi yang lengkap untuk penerima baca dan memahami tujuan Anda mengirimkan email tersebut.
4. Penutup
Baris terakhir dalam penulisan business email sebelum tanda tangan yaitu penutup. Anda dapat mengulangi permintaan apapun yang Anda buat di body email Anda untuk menghindari kesalahpahaman.
5. Signature
Signature adalah bagian Anda untuk mengidentifikasi diri Anda berdasarkan nama, jabatan, dan informasi lain yang relevan.
Demikian penjelasan terkait penulisan email dengan profesional. Mempelajari cara menulis email merupakan keterampilan yang sangat penting. Dengan menggunakan cara di atas, diharapkan Anda bisa menulis business email secara efektif dalam waktu singkat.
Selain itu, dapatkan juga tips dan trik menarik strategi business lainnya pada blog kami. Ingin memulai email marketing campaign dengan kami? Daftarkan diri Anda di sini.
(S.A)
