Apa Itu Email Client? Simak Fungsi dan Cara Kerjanya
Bukan hanya sekadar sebagai sarana mengirim dan menerima pesan elektronik saja, client ini umumnya digunakan untuk perusahaan atau kepentingan bisnis. Dengan email client, Anda tidak lagi harus membuka satu demi satu email tersebut pada browser. Pengelolaan email yang masuk juga akan terasa lebih baik. Klien email merupakan software yang digunakan untuk mengirim dan menerima email tanpa melalui browser.
Email client juga bisa disebut sebagai program komputer atau aplikasi yang digunakan untuk mengakses, membaca, mengirim, dan mengelola banyak akun email. Jika Anda memiliki akun email service, misalnya di Gmail, Yahoo Mail, atau Outlook, maka klien email ini akan membantu Anda berinteraksi dengan akun email tersebut. Jadi, seperti apa pengertian, fungsi email client dan cara kerjanya? Mari kita kupas lebih dalam pada artikel berikut ini.
Apa Itu Email Client?
Pengertian email client adalah alat atau antarmuka yang memungkinkan Anda untuk mengakses akun email Anda dari komputer atau perangkat seluler tanpa harus mengakses situs web penyedia layanan email.
Dengan begitu, Anda dapat melihat email yang masuk ke dalam kotak masuk Anda, menulis dan mengirim email baru, serta mengatur email yang sudah diterima ke dalam folder atau label tertentu. Klien email juga biasanya memiliki fitur pencarian, filter, dan penyimpanan offline, yang semuanya membantu Anda untuk mengelola email dengan lebih efisien.
Ini menjadi salah satu productivity tools yang dapat membantu menyederhanakan dan meningkatkan pengalaman pengguna dalam berkomunikasi melalui email, dan memungkinkan akses yang lebih cepat dan mudah ke kotak masuk Anda.
Fungsi Email Client
Terdapat beberapa fungsi klien email yang memudahkan pengguna dalam mengelola dan berinteraksi dengan email. Berikut adalah beberapa fungsi utamanya.
1. Menerima dan membaca email
Sebagai mail app, klien email dapat menerima email dan membacanya langsung dari antarmuka aplikasi, tanpa harus mengakses situs web penyedia layanan email.
2. Mengirim email
Anda dapat menulis, menggubah, dan mengirim email baru. Proses ini mirip dengan menulis surat elektronik menggunakan aplikasi pengolah kata.
3. Pengorganisasian email
Anda dapat mengatur email dengan membuat folder, label, atau kategori khusus untuk membantu mengelompokkan dan menyimpan email dengan cara tertentu.
4. Penanda dan filter
Hal ini berarti Anda bisa menandai email penting atau menandai pesan untuk ditindaklanjuti di kemudian hari. Pengguna juga dapat menggunakan filter untuk mengatur email otomatis berdasarkan kriteria tertentu, seperti pengirim, subjek, atau kata kunci.
5. Penyaringan Spam
Identifikasi dan pindahkan email spam ke folder terpisah secara efisien. Dengan begitu, client memungkinkan pengguna untuk fokus pada email yang lebih penting.
6. Pencarian email
Umumnya, klien email dilengkapi dengan fitur pencarian yang memungkinkan pengguna untuk dengan mudah menemukan email berdasarkan kata kunci atau parameter tertentu.
7. Penyimpanan offline
Beberapa klien email dapat menyimpan salinan email secara lokal di perangkat pengguna, memungkinkan mereka untuk membaca dan menulis email bahkan ketika tidak terhubung ke internet.
8. Integrasi kalender
Beberapa klien email memiliki integrasi dengan kalender, memungkinkan pengguna untuk mengatur jadwal dan mengingatkan acara penting.
9. Kontak dan buku alamat
Klien email menyediakan tempat untuk menyimpan dan mengelola kontak, sehingga pengguna dapat dengan mudah mengirim email ke orang-orang yang ada di buku alamat mereka.
10. Keamanan
Klien email biasanya dilengkapi dengan fitur keamanan seperti enkripsi untuk melindungi privasi dan kerahasiaan email pengguna.
Dengan fungsi-fungsi tersebut, email client menjadi alat yang sangat berguna bagi individu dan bisnis dalam mengelola komunikasi melalui email.
Cara Kerja Email Client
Cara kerjanya melibatkan beberapa langkah dan proses untuk mengakses, mengirim, dan mengelola email. Berikut adalah langkah-langkah umum tentang bagaimana email management ini bekerja.
1. Konfigurasi akun email
Pertama kali Anda menggunakan client ini, Anda harus mengonfigurasi akun email Anda. Anda perlu memberikan informasi seperti alamat email Anda, kata sandi, dan pengaturan server email (incoming dan outgoing) dari penyedia layanan email Anda.
2. Sinkronisasi dengan server email
Setelah akun email di konfigurasi, email client akan terhubung ke server email penyedia Anda menggunakan protokol seperti Post Office Protocol 3 (POP3) atau Internet Message Access Protocol (IMAP). Proses ini disebut "sinkronisasi", dan tujuannya adalah untuk mengambil email yang ada di server dan menampilkan dalam email client Anda.
3. Menerima email
Ketika client terhubung ke server email, ia akan mengambil pesan-pesan baru yang masuk ke kotak masuk Anda. Email tersebut akan ditampilkan dalam antarmuka email client sehingga Anda dapat membacanya.
4. Mengirim email
Ketika Anda menulis dan mengirim email baru melalui email client, pesan tersebut akan dikirimkan melalui protokol Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) ke server email penyedia Anda. Email server akan meneruskan email Anda ke server tujuan, dan email tersebut akan tiba di kotak masuk penerima.
5. Pengelolaan email
Client ini memungkinkan Anda untuk mengatur dan mengelola email Anda. Anda dapat membuat folder, menandai email, menerapkan filter, mengarsipkan email, dan melakukan berbagai tindakan lainnya untuk mengatur inbox Anda.
6. Penyimpanan offline
Beberapa client menyimpan salinan email secara lokal di perangkat Anda. Ini memungkinkan Anda untuk membuka dan membaca email bahkan ketika Anda tidak terhubung ke internet. Ketika Anda terhubung kembali ke internet, perubahan yang dilakukan di email client akan disinkronisasi dengan server email.
7. Keamanan
Email client juga memperhatikan keamanan dan sering menyertakan fitur enkripsi untuk melindungi email Anda dari akses yang tidak sah.
Secara keseluruhan, email client bertindak sebagai perantara antara server email penyedia Anda dan Anda sebagai pengguna. Ini memudahkan Anda untuk mengakses, membaca, mengirim, dan mengelola email Anda dengan nyaman melalui antarmuka yang lebih ramah pengguna daripada hanya mengakses email melalui situs web penyedia layanan email.
Contoh Email Client
Setelah memahami pengertian, fungsi, hingga cara kerjanya. Berikut ini adalah contoh free email client yang sudah umum digunakan oleh para marketer.
1. Outlook Express
Software ini secara otomatis terinstall pada Windows XP pada Full Install. Penggunaannya praktis, hanya saja tidak memiliki fitur perlindungan SPAM yang efektif.
2. Microsoft Outlook
Software yang masuk dalam Microsoft Office ini kaya akan fiturnya, di antaranya sudah terintegrasi dengan calendar, to-do list, dan memiliki mekanisme perlindungan SPAM yang baik.
3. Mozilla Thunderbird
Software free ini dikembangkan oleh Mozilla dengan dilengkapi fitur perlindungan SPAM yang sangat fleksibel karena dapat kita konfigurasikan secara detail. Selain itu software ini juga dilengkapi dengan email tagging yang cara kerjanya mirip dengan label pada Gmail. Sayangnya, software ini tidak memiliki integrasi langsung dengan calendar meskipun tersedia add-on untuk calendar.
4. Mail pada Mac OS X
Kerap disebut Apple Mail, secara default software email ini sudah terinstall pada Mac OS X. Sebagai software mail client default pada Mac OS X, software ini memiliki mekanisme perlindungan SPAM yang cukup baik.
5. Windows Mail
Windows Mail email clients for windows yang menjadi pengganti Outlook Express pada Windows Vista. Sebagai versi baru dari Outlook Express, Windows Mail kaya dengan fitur-fitur baru. Di antaranya adalah perlindungan terhadap SPAM yang lebih baik dan integrasi dengan Calendar yang sudah termasuk di dalamnya.
Itu dia artikel mengenai email client. Mulai dari pengertian, fungsi hingga cara kerjanya. Setiap email client mungkin memiliki tampilan dan fitur yang sedikit berbeda, tetapi tujuan utamanya adalah memudahkan pengguna dalam mengelola email mereka dengan efisien dan aman.
Tertarik mencoba email marketing tools kami secara gratis? Daftarkan diri Anda di sini. Jangan lupa subscribe newsletter kami, dan baca artikel lainnya mengenai email marketing di blog kami.
(A.A)
