Stock Opname: Definisi, Tujuan, Manfaat, & Cara Melakukannya

Pada bisnis retail yang melakukan penyetokan barang di gudang, ada satu kegiatan rutin yang pantang dilewatkan. Ialah stock opname, yaitu sebuah proses penghitungan stok barang yang disimpan dalam gudang. Nah, artikel ini akan membahas segala hal tentang stock opname yang perlu pengelola bisnis retail seperti Anda ketahui.

Apa Itu Stock Opname?

Dimulai dari pengertian stock opname, ini adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses penghitungan inventaris produk yang dimiliki suatu perusahaan dalam suatu periode waktu tertentu. Istilah stock opname paling banyak muncul di lingkup perusahaan retail yang mengelola stok barangnya di gudang.

Penghitungan stok akan dilakukan secara rutin tiap periode waktu tertentu bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Ini bisa jadi harus dilakukan setiap hari, setiap minggu, bulan, hingga tahunan. Penentuan ini paling banyak dipengaruhi oleh jenis barang yang dijual.

Adapun jumlah stok yang dicatat akan dikelompokkan berdasarkan tipe atau varian dari tiap jenis barang. Data yang ada kemudian akan digunakan untuk menentukan tindakan selanjutnya terkait barang-barang tersebut. Misalnya, apakah Anda perlu mendatangkan stok baru, mengatur kembali strategi penjualan, hingga meningkatkan jumlah produksi, dan lain sebagainya.

Proses stock opname dilakukan oleh tim khusus yang bertanggung jawab atas pengelolaan gudang dan pendataan. Penghitungan rutin dan pencatatan yang akurat akan membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan produksi dan pengadaan persediaan barang ke depannya. Juga, memantau posisi merek di pasaran.

Tujuan Stock Opname

Apa tujuan sebuah perusahaan melakukan penghitungan dan pencatatan stok barang? Di bawah ini kami telah mendata beberapa tujuan stock opname.

1. Memastikan Jumlah Persediaan Barang

Seperti yang sudah kami jelaskan di atas, tujuan utama stock opname adalah untuk memastikan jumlah persediaan barang yang dimiliki perusahaan. Ini penting bagi perusahaan untuk mengetahui apa dan berapa barang yang masih mereka miliki untuk dijual kemudian.

Data-data ini akan sangat berguna ketika ada pesanan masuk, terutama yang dalam jumlah besar. Anda tentunya tidak ingin membuat pelanggan kecewa dengan membatalkan pesanan yang sudah masuk hanya karena stok barang di gudang habis atau tidak memenuhi jumlah yang diminta.

2. Mengidentifikasi Kondisi Barang dalam Gudang

Tujuan lainnya dari pencatatan stok barang adalah untuk mengidentifikasi status barang itu sendiri. Pada saat melakukan penghitungan dan pencatatan, secara otomatis Anda juga sekaligus memeriksa kondisi barang-barang tersebut.

Ini merupakan langkah yang efektif untuk melihat apakah produk-produk Anda masih dalam kondisi baik. Terutama jika Anda menjual makanan dengan waktu kedaluwarsa pendek, mengetahui berapa jumlah yang ada untuk segera dihabiskan menjadi sangat penting. Jangan sampai, Anda salah menyusun urutan barang keluar yang akhirnya hanya akan merugikan bisnis Anda.

Bagi bisnis retail yang tidak memproduksi produknya sendiri, ini juga menjadi salah satu cara yang bisa dilakukan guna memantau kualitas produksi dari mitra perusahaan. Ke depannya, data yang ada bisa dijadikan pertimbangan untuk mempertahankan atau mengganti kerja sama dengan produsen.

3. Membantu Menentukan Strategi Bisnis

Melanjutkan poin sebelumnya, tidak hanya berkaitan dengan kualitas produksi, stock opname juga dapat dijadikan indikator dalam penentuan strategi marketing dan sales. Katakanlah Anda mencatat data stok barang di bulan lalu dan bulan ini. Anda mendapati bahwa penurunan jumlah stok barang melambat di bulan ini.

Dari fakta itu saja Anda bisa simpulkan bahwa performa penjualan sedang mengalami penurunan. Maka, apa yang harus Anda dan tim lakukan setelahnya? Itulah yang kami maksud dari tujuan ini di dalam kegiatan stock opname.

Bayangkan jika Anda tidak pernah mencatat jumlah stok yang ada. Anda akan kesulitan menentukan apakah srategi bisnis Anda berada di posisi yang baik atau tidak.

4. Mengevaluasi Kinerja dan Efisiensi Operasi Gudang

Pada saat Anda melakukan proses penghitungan barang, Anda bisa melihat secara langsung bagaimana efisiensi pengelolaan gudang yang bisnis Anda jalankan selama ini. Apakah penataan barang dan pencatatan data yang ada sudah cukup efektif untuk Anda bisa melihat perubahan stok yang terjadi setiap waktunya?

Atau apakah layout gudang yang ada sekarang ternyata memengaruhi perubahan jumlah stok tersebut, dan lain sebagainya. Hal-hal ini akan dapat Anda ketahui setelah beberapa kali proses stock opname.

5. Sebagai Bentuk Kepatuhan Prosedur Perusahaan

Dalam semua bisnis, selalu ada prosedur tertentu yang berlaku dan harus dipatuhi. Meskipun detailnya bisa berbeda pada tiap perusahaan, namun hal-hal dasar umumnya akan tetap ada. Stok opname termasuk salah satu dari hal dasar tersebut. Untuk alasan ini, maka proses penghitungan perlu dilakukan sebagai bentuk kepatuhan terhadap prosedur perusahaan yang berlaku.

Manfaat Stock Opname

Berikut ini beberapa manfaat stock opname yang bisa Anda rasakan jika menjalankannya.

• Menghindari kehilangan barang atau produk dengan mengetahui perbedaan antara jumlah seharusnya dengan jumlah yang tercatat di sistem.
• Meningkatkan efisiensi operasional, termasuk mengatur penjadwalan pengadaan, produksi, dan pengiriman dengan lebih efektif.
• Memastikan keakuratan data keuangan yang merupakan salah satu aset terbesar perusahaan.
• Memperbaiki pelayanan pelanggan dengan memastikan ketersediaan produk yang diinginkan.
• Meningkatkan pengendalian atas persediaan barang atau produk, sehingga dapat membantu perusahaan menghindari kerugian akibat pencurian atau kehilangan barang.

Cara Melakukan Stock Opname

Berikut adalah langkah-langkah umum untuk melakukan stock opname.

1. Persiapkan daftar barang atau produk yang akan dihitung

Buat daftar persediaan barang atau produk yang ingin dihitung. Pastikan daftar tersebut mencakup nama barang, nomor seri (jika ada), satuan ukuran, dan jumlah barang.

2. Tentukan metode penghitungan

Ada beberapa metode penghitungan persediaan, seperti metode FIFO, LIFO, atau Average Cost. Pilih metode yang paling sesuai dengan jenis bisnis Anda.

3. Tetapkan jadwal penghitungan dan media pencatatan

Tetapkan periode waktu yang akan Anda gunakan untuk melakukan penghitungan. Juga, tetapkan media dan template data seperti apa yang akan Anda gunakan untuk melakukan pencatatan.

4. Mulai penghitungan

Mulailah penghitungan persediaan barang atau produk yang ada dengan teliti dan cermat. Pastikan bahwa setiap barang dihitung dan dicatat dengan benar. Jangan lupa untuk mencatat setiap perbedaan antara jumlah yang dihitung dan jumlah yang tercatat di sistem.

5. Lakukan analisis hasil penghitungan

Setelah penghitungan selesai, lakukan analisis data untuk mengetahui penyebab perbedaan antara jumlah yang dihitung dan jumlah yang tercatat di sistem. Pastikan untuk mengidentifikasi setiap selisih stock opname dan menentukan tindakan yang harus diambil untuk memperbaikinya.

Jika tidak ada perbedaan, lanjutkan ke analisis perubahan jumlah antara periode sebelumnya dengan yang terbaru. Kemudian buat daftar potensi tindakan yang perlu dilakukan ke depannya atas hasil analisis tersebut.

Sekian pembahasan mengenai stock opname. Kini, Anda sudah mengetahui betapa pentingnya proses penghitungan barang bagi bisnis Anda, bukan? Silakan kunjungi blog kami untuk mendapat informasi-informasi menarik lainnya seputar bisnis, mulai dari tips, strategi, hingga rekomendasi tools.

Daftarkan juga diri Anda di sini untuk mendapat akses gratis ke dashboard kami. Di dalamnya, Anda bisa membuat email, landing page, form, hingga pemanfaatan fitur-fitur lainnya yang kami sediakan. Ada DIA, Digital Intelligence Assistant, yang sudah menunggu Anda untuk membantu proses penulisan copy email.

(V.V)