Key Performance Indicator (KPI): Definisi dan Contohnya

Key Performance Indicators (KPI) adalah indikator kinerja utama yang digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi sejauh mana suatu organisasi, tim, atau individu mencapai tujuan yang telah ditetapkan. KPI membantu dalam mengukur keberhasilan dan efektivitas suatu kegiatan atau inisiatif berdasarkan target yang telah ditetapkan.

Apa Itu KPI (Key Performance Indicator)?

KPI dapat bervariasi tergantung pada konteks dan tujuan yang ingin dicapai. KPI harus spesifik, terukur, terkait dengan tujuan, relevan, dan memiliki batasan waktu tertentu. KPI memberikan pemantauan dan pemahaman yang jelas tentang kinerja, memungkinkan organisasi atau individu untuk mengambil tindakan yang tepat untuk meningkatkan hasil.

Kemudian KPI difungsikan sebagai bahan perumusan strategi yang tepat bagi suatu sistem organisasi dengan tujuan untuk mencapai kesuksesan dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri.

Pembuatan KPI harus berdasarkan panduan SMART (specific, measurable, attainable, relevant, dan time bound). Berikut adalah poin-poin artinya.

1. Specific

Apakah indikator KPI sudah siap memuat materi yang detail dan ringkas sehingga para manager di area masing-masing dapat lebih memahaminya?

2. Measurable

Apakah indikator-indikator KPI sudah terukur dengan benar baik kualitas maupun kuantitasnya, sehingga indikator-indikator tersebut tidak disusun begitu saja.

3. Achievable

Apakah indikator KPI merupakan sesuatu yang dapat dicapai dan dapat berguna dalam pengambilan keputusan?

4. Relevant

Apakah indikator KPI sesuai dengan industri dan tidak membentuknya sesuai dengan kinerja yang berorientasi pada hasil, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman makna?

5. Timely

Apakah indikator KPI dapat dicapai dalam waktu tertentu.

Contoh KPI (Key Performance Indicators)

Setelah mengetahui definisi dan kriteria pembuatan KPI, berikut ini beberapa contoh sederhana dari KPI dalam sebuah perusahaan.

Contoh jenis KPI sederhana yang umum digunakan dalam berbagai bidang termasuk:

• Penjualan: Total pendapatan, tingkat konversi, nilai rata-rata transaksi, atau jumlah pelanggan baru.
• Pemasaran: Tingkat klik, tingkat konversi, tingkat pengungkapan (open rate) email, jumlah unduhan, atau keterlibatan media sosial.
• Layanan Pelanggan: Tingkat kepuasan pelanggan, waktu tanggapan, waktu penyelesaian masalah, atau tingkat retensi pelanggan.
• Keuangan Perusahaan: Laba kotor, margin laba, pendapatan bersih, atau perputaran modal kerja.
• Sumber Daya Manusia: Tingkat kehadiran, tingkat keberhasilan perekrutan, tingkat gaji terkait, atau tingkat keterlibatan karyawan.
• Operasional: Efisiensi produksi, tingkat ketepatan pengiriman, tingkat kerusakan produk, atau tingkat pemrosesan order.

Pemilihan KPI harus sesuai dengan tujuan strategis organisasi atau inisiatif yang sedang dilakukan. Mereka membantu dalam mengukur progres, mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, dan membantu dalam pengambilan keputusan yang informasi dan data-driven.

Penting untuk memantau dan mengevaluasi KPI secara teratur untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tercapai dan melakukan tindakan yang tepat untuk memperbaiki kinerja jika diperlukan.

Manfaat KPI (Key Performance Indicators)

KPI dapat mengarahkan perusahaan atau bisnis untuk mencapai tujuan bersama. Dengan kata lain, KPI memberikan visi yang lebih jelas kepada perusahaan mengenai pencapaian target, ini tentunya membantu meningkatkan produktivitas dan mengurangi upaya-upaya yang tidak penting. Berikut adalah beberapa manfaat KPI.

• Memberikan pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan dari kinerja karyawan untuk organisasi, departemen, atau proyek.
• Memungkinkan pengukuran kinerja yang objektif dan sistematis untuk menilai kemajuan sasaran dan mengambil tindakan korektif jika perlu.
• Membantu mengidentifikasi area untuk perbaikan dan mengambil tindakan untuk meningkatkan kinerja.
• Memfasilitasi pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi yang berguna dan akurat. Memberikan dasar untuk mengecek kinerja jangka panjang dan memungkinkan perbandingan dengan tahun-tahun sebelumnya.

Poin-poin Penting dalam Pembuatan KPI Karyawan

Anda harus memperhatikan beberapa poin penting. Di antara lain mulai dari sasaran dan tujuan yang ingin dicapai perusahaan, posisi perusahaan, target organisasi dalam jangka pendek dan jangka panjang, serta evaluasi ketercapaian target.

1. Membuat Struktur Organisasi yang Jelas

Ini adalah bagian terpenting dalam pembuatan KPI, untuk membuat dan menguraikan tugas masing-masing karyawan. Mulai dari peran tertentu melakukan apa dan bertanggung jawab kepada siapa. Perusahaan dengan struktur organisasi yang jelas juga bermanfaat untuk mencegah tumpang tindih dan konflik terhadap tanggung jawab.

Dalam hal ini, manajemen bertanggung jawab dalam menjelaskan tujuan dan strategi tersebut secara menyeluruh kepada setiap pekerja. Misalnya, dalam kuartal pertama, saat perusahaan ingin meningkatkan market share, maka beberapa langkah untuk mewujudkannya dengan mendorong inovasi, menaikkan daya saing, memperbaiki customer relations, dan lainnya. Goals dan langkah-langkah ini harus diinformasikan kepada setiap karyawan.

2. Menyusun Job Description

Job description merupakan daftar tugas dan uraiannya dari setiap posisi pekerjaan. Setelah menguraikan tujuan dan langkah-langkah untuk mencapainya, manajemen HR perlu menginformasikan kepada karyawan terkait posisi perusahaan dengan kompetitornya dalam persaingan industri. Dengan melakukan peninjauan ini, maka sangat berguna untuk penyusunan kembali target bisnis baik yang bersifat jangka pendek maupun jangka panjang.

Tugas-tugas pekerjaan ini akan membantu untuk menetapkan KPI karyawan. Misalnya, jobdesc seorang sales adalah menjual produk. Contoh KPI karyawan di bidang sales ini adalah menembus penjualan 100 unit produk dalam jangka waktu 30 hari. KPI inilah yang menjadi alat penilaian terhadap keberhasilan sales dalam memenuhi jobdesc-nya.

3. Keterlibatan Seluruh Tim (Team Engagement)

Seluruh anggota tim departemen beserta manajer, wajib untuk mendiskusikan bersama mengenai target jangka pendek dan jangka panjang secara menyeluruh. Adanya keterlibatan tim ini bagus untuk mewujudkan transparansi, yang akan menumbuhkan motivasi dan semangat kolaborasi yang solid antar pekerja.

4. Merancang Matriks Penilaian SMART

Matriks KPI karyawan dibuat dalam tabel sederhana. Isinya memecah tanggung jawab karyawan ke kolom key result areas, bobot, dan target. Jumlah keseluruhan bobot (weight) harus 100 dan atas kesepakatan manajer dan karyawan.

Setiap perusahaan pasti mempunyai visi dan misi, mau seperti apa harapan ke depannya. Pencapaiannya tentu tidak semudah tulisan visi dan misi yang sudah dicanangkan.

Perlu proses dan kerja keras di dalamnya. Hasil dari setiap proses ini yang kemudian diukur sistem kerja yang berjalan dengan indikator-indikator tertentu.

Pada akhirnya, indikator yang sederhana adalah ketika suatu sistem kerja memperoleh nilai yang masuk kriteria Key Performance Indicator maka langkah menuju pencapaian ke visi dan misi perusahaan akan lebih mudah.

Oleh karena itu sangatlah penting artinya bagi perusahaan. Paling tidak, dengan adanya Key Performance Indicator maka perusahaan akan selalu mengevaluasi diri tidak hanya tentang kuantitas untuk mendekati target tapi juga bagaimana perusahaan bisa melihat kompetensi masing-masing jajarannya.

Jadi, mengembangkan KPI membutuhkan waktu dan sumber daya perusahaan. Angka kunci yang terukur adalah angka kunci yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dengan mempertimbangkan strategi dan tujuan jangka pendek perusahaan.

Subscribe newsletter kami di sini untuk mendapatkan tips & perkembangan seputar email marketing Baca juga artikel-artikel lain di blog kami dan dapatkan informasi lainnya atau coba langsung gratis produk-produk kami di sini.

(A.A)