Pentingnya Event Management untuk Bisnis

Event management merupakan proses perencanaan dari berbagai acara yang bersifat publik atau pribadi untuk tujuan sosial atau bisnis. Event management dapat memengaruhi kesuksesan sebuah acara.

Singkatnya, manajemen event adalah pengorganisasian sebuah kegiatan oleh suatu komunitas/lembaga profesional dan dilakukan secara efisien dan efektif mulai dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan, hingga berakhirnya kegiatan.

Apa Itu Event Management?

Event management dapat didefinisikan sebagai pengorganisasian sebuah kegiatan yang dikelola secara profesional, sistematis, efisien dan efektif. Kegiatannya meliputi konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan.

Dalam event management, semua orang harus bekerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan kegiatan yang sesuai dengan harapan. Untuk itu, sangatlah diperlukan kekompakan pada setiap orang yang terlibat dalam tim.

Menyelenggarakan kegiatan merupakan sebuah kebutuhan yang tidak dapat dimungkiri bagi perusahaan komersial maupun non komersial. Kegiatan-kegiatan tersebut bertujuan untuk menunjang kegiatan Public Relations (PR) dalam menciptakan citra positif perusahaan di mata internal stakeholder maupun external stakeholder. Selain itu, kegiatan-kegiatan tersebut tidak dapat dilepaskan dari marketing communication perusahaan, terutama dalam kegiatan-kegiatan below the line.

Tahapan Event Management

Berikut adalah tahapan-tahapan yang harus Anda lalui agar bisa tercipta sebuah event yang sukses.

1. Menentukan Tujuan Event

Sebelum menyelenggarakan suatu kegiatan, tentunya kita harus mengetahui tujuan dilaksanakannya kegiatan tersebut. Apakah untuk edukasi, promosi, pelayanan pelanggan, sekadar hiburan, atau untuk tujuan lainnya. Hal ini harus dikomunikasikan dengan baik dan detail dengan pihak perusahaan yang kegiatannya akan kita kelola.

Kita juga harus bisa mendapatkan informasi mengenai target partisipan yang dikehendaki perusahaan. Perusahaan pastinya tidak ingin mengeluarkan dana penyelenggaraan kegiatan secara sia-sia jika hasil yang diperoleh tidak sesuai dengan target yang ingin dicapai.

2. Menentukan Kemasan Event

Setelah mengetahui tujuan penyelenggaraan kegiatan, barulah kita bisa menentukan kemasan event yang tepat sesuai dengan tujuan yang diinginkan perusahaan. Dalam hal penyelenggaraan kegiatan yang terkait dengan pemasaran (marketing event), ada beberapa kemasan acara yang bisa Anda pilih, di antaranya:

• Seminar & Workshop, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk menginformasikan suatu topik atau mengajarkan suatu keterampilan.
• Exhibition (Pameran/Expo), yaitu kegiatan promosi barang dan jasa berupa presentasi terorganisasi dan pemajangan produk.
• Product Launch, yang dimaksudkan untuk mengenalkan suatu produk baru kepada publik.
• Conference, biasanya berupa pertemuan dalam jumlah besar untuk membahas topik tertentu.
• Leisure & Entertainment, yang lebih bersifat hiburan dan atau perjalanan wisata, seperti musik, fun games, outbond, dan lain-lain.
• VIP Event, yaitu kegiatan yang menghadirkan pelanggan premium untuk memberikan pelayanan dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

3. Menyusun Detail Event

Langkah berikutnya dalam event management adalah menyusun secara detail konsep acara yang akan diselenggarakan. Penyusunan detail event ini mengacu pada tujuan yang diinginkan oleh perusahaan penyelenggara event. Dalam hal ini, penyusunan detail event bisa dibagi ke dalam 3 tahapan, yaitu:

a. Pra Event

Di tahap pra event kita menentukan:

– Lokasi event, apakah indoor atau outdoor, di hotel berbintang, di restoran, di exhibition hall, atau di ruang terbuka seperti lapangan.

– Layout ruangan, yang bisa mengambil opsi theater, classroom, u-shape, round table, atau standing participants.

– Partisipan yang ingin dihadirkan oleh perusahaan penyelenggara, di mana sebaiknya kita ketahui dengan pasti jumlah yang diinginkan dan demografi partisipan yang dikehendaki, mulai dari usia, jenis kelamin, pekerjaan, tingkat pendidikan dan sebagainya.

b. Saat Pelaksanaan Event

Hal-hal yang perlu disiapkan saat pelaksanaan event di antaranya:

– Pengisi acara, mulai dari MC, pemateri, hiburan pengisi waktu, hingga petugas-petugas lain yang dibutuhkan.

– Peralatan yang diperlukan, seperti meja dan kursi, LCD proyektor, sound system, dan sebagainya.

– Rundown acara yang memuat secara detail rangkaian acara sejak mulai kegiatan hingga selesai berikut durasi dan petugas penanggung jawabnya.

c. Pasca Event

Berakhirnya suatu kegiatan bukan berarti tuntas sudah tanggung jawab penyelenggara kegiatan. Ada hal-hal yang perlu diperhatikan dan sering terlewat karena menganggap tanggung jawab pelaksana sudah selesai seiring dengan selesainya acara.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan pasca event adalah:

– Evaluasi tim kerja, dalam hal ini tim kerja membahas hal-hal yang terjadi selama kegiatan untuk dijadikan bahan evaluasi di kegiatan berikutnya.

– Ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan selama penyelenggaraan kegiatan, terutama para mitra strategis.

– Laporan kegiatan, utamanya jika kegiatan ini menggunakan dana dari pihak sponsor..

4. Menyusun Tim Kerja

Setelah seluruh detail event tersusun, barulah bisa ditentukan tim kerja yang akan dilibatkan untuk kelancaran kegiatan. Secara umum, ada 4 tim yang diperlukan, yaitu:

• Tim Manajemen yang bertugas menangani pekerjaan administratif dalam keseluruhan tim kerja, seperti penyiapan proposal, surat menyurat, pengelolaan keuangan, dan sebagainya.
• Tim Marketing & Sales yang tugasnya menangani promosi dan publikasi event, bernego dengan pihak sponsor, dan penjualan tiket jika memang event tersebut berbayar.
• Tim Kreatif yang menangani keseluruhan desain acara, baik layout ruangan, pengisi acara, dekorasi panggung, dan segala pernik aksesoris yang diperlukan untuk kelancaran acara.
• Tim Operasional yang bertugas mendukung kelancaran acara, seperti tim registrasi, operator laptop, MC, tim konsumsi, dan tim penerima tamu.

5. Menyusun Anggaran Kegiatan

Setelah semua perencanaan matang, tahap berikutnya adalah menghitung anggaran yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan. Hitung secara detail kebutuhan dana kegiatan mulai dari sewa tempat, konsumsi, peralatan, pemateri, tenaga kerja yang terlibat, dan sebagainya. Jangan lupa untuk memasukkan profit bagi event organizer.

6. Menggandeng Mitra Strategis

Untuk mencukupi biaya pelaksanaan kegiatan, ada beberapa opsi yang bisa Anda pilih:

• Sponsor Tunggal
• Sponsor Utama
• Sponsor Pendukung
• Sponsor Sukarela

Itulah pengertian dari event management dan seperti apa prosesnya. Dibutuhkan persiapan yang matang untuk membuat sebuah event dengan mempertimbangkan waktu, tenaga, hingga pengolahan data. Maka dari itu, kami menyediakan event management tools yang akan sangat berguna demi kelancaran acara Anda.

Gunakan Event Management Tools Kami

Untuk memudahkan pekerjaan Anda dalam mengatur event management, Anda bisa menggunakan event management tool and services kami untuk proses yang mudah dalam membuat event management yang terintegrasi.

Event management tools tentunya akan membantu Anda menghilangkan kerumitan semua proses kegiatan acara Anda, serta menghemat waktu dan biaya Anda. Manfaat lainnya dari layanan event management kami meliputi:

• Pengumpulan data yang aman dan dapat ditingkatkan.
• Sistem kolaborasi yang mudah diakses dan digunakan oleh semua anggota tim.
• Proses pendaftaran peserta yang mudah, hingga hasil akhir acara yang berguna untuk Anda.

Selain itu, terdapat kemudahan lainnya yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan event management kami.

• Anda dapat membuat landing page dengan mudah dan sesuai dengan keinginan Anda. Selain itu, Anda juga dapat menentukan metode pembayaran, sehingga tidak perlu repot-repot untuk melakukan backup data pembayaran karena sudah tersimpan pada sistem kami. Hal tersebut tentunya akan sangat menghemat waktu Anda.
• Jika Anda telah menggunakan fitur Event Management kami, maka otomatis Anda telah terintegrasi dengan fitur kami seperti, No-Code Microsite Builder, Conversational Data Collection, Email Marketing, QR Code, Shorten URL, Email Automation, dan fitur lainnya yang kami sediakan.
• Setelah peserta Anda mendaftarkan diri di landing page yang telah Anda buat, mereka otomatis akan mendapatkan email untuk menyelesaikan pembayarannya. Dengan cara ini, Anda dapat memudahkan peserta dalam proses pembayaran event.
• Anda dapat menggunakan dua fitur dari kami untuk memudahkan proses check-in peserta yaitu secara manual melalui dashboard event management atau secara otomatis yang kami berikan kepada user yang menggunakan event management. Sehingga, peserta hanya membawa tiket acara kemudian panitia akan melakukan scanning pada tiket saja dan akhirnya proses check-in acara telah selesai.

Itulah beberapa manfaat dari fitur event management kami. Tentunya akan sangat membantu mengelola event yang telah Anda rencanakan dalam satu event planning tools saja.

Jika Anda berminat untuk menggunakan event management tools kami, Anda bisa menghubungi kami di sini, atau dapatkan informasi terkini seputar event marketing di blog kami, serta subscribe newsletter kami agar selalu update soal digital marketing.

(A.A)